Das digitale Steuerbüro

Liebe Leser, die Digitalisierung sorgt in unserer Branche für neue Möglichkeiten mit unseren Mandanten zu kommunizieren, Belege auszutauschen und Abschlüsse / Steuererklärungen zu besprechen und frei zu zeichnen; es wird weder Papier, noch ein Pendelordner oder ein Stift benötigt!

Im Folgenden möchte ich Ihnen erzählen, welche Ausgangslage wir hatten, welche Probleme wir lösen wollten, welche Steine wir auf dem Weg beiseite schaffen mussten und wie die Zusammenarbeit aussehen kann.

Bereits während meiner Ausbildung zum Steuerfachangestellten war ich den berühmten Pendelordner gewohnt. Der normale Alltag sah wie folgt aus:

– Viele Belegordner im Pendelordner in Empfang nehmen,
– jeden Beleg von Hand kontieren,
– Auswertungen ausdrucken und per Post zurück schicken,
– eine Liste von Rückfragen per Brief stellen
– und am Ende des Jahres einen Termin mit dem Steuerberater vereinbaren, in dem der Jahresabschluss und die Steuererklärungen in gebundener Form dem Mandanten übergeben wurde. Meistens hefteten Die Mandanten solche Unterlagen “irgendwo” ab.

Es gab hierbei keine Automatismen, da alles von Hand ausgedruckt, verschickt und verbucht werden musste. Meist werden digitale Belege (Rechnungen kamen mit der Zeit öfter per Email) ausgedruckt und dem Pendelordner für den Steuerberater beigeheftet. Die Tatsache, dass das Ausdrucken von digitalen Belegen laut GOBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”) verboten ist – da es einen Stilbruch zwischen digitalen und analogen Belegen darstellt – werde ich an dieser Stelle nicht weiter kommentieren. Dies wird in der Praxis leider oft falsch gemacht.

Der Nachteil an der Form der analogen Buchhaltung war stets, dass

– die Belege nicht mehr beim Mandanten waren wenn er sie brauchte (z.B. für Überweisungen oder wenn er die Rechnung für eine Reklamation brauchte),
– Postwege teuer und zeitaufwendig sind,
– Termine stets mit Pendelei, Parkplatzsuche und verlorener Zeit im Auto zusammenhingen,
– der Mandant nie die komplette Buchhaltung sehen konnte; fehlende Transparenz (es gab meistens BWAs als Auswertung, jedoch konnte der Mandant nie in die ganze Buchhaltung schauen),
– der Mandant meistens sowohl Buchhaltungsauswertungen als auch Jahresabschlüsse/Steuererklärungen lediglich abheftet und sich dadurch über die Jahre sehr Papier anhäufte.

Im Laufe der letzten Jahre kamen jedoch nützliche Programme wie z.B. Datev Unternehmen Online, FastBill und Taxdoo auf den Markt und stellen es nun dem Steuerberater frei, den analogen / papierhaften Prozess in einen rein digitalen Prozess zu wandeln.

Dies wird insbesondere von digitalen Nomaden, Onlinehändlern und insgesamt IT-affinen Mandaten bevorzugt.

Der ganze Prozess kann – von der Buchhaltungsvorbereitung bis zum Jahresabschluss – komplett digital und papierlos stattfinden, wodurch sich weitere Vorteile ergeben: der organisatorische Aufwand eines Unternehmers wird sowohl minimiert als auch automatisiert. Zudem kann der Unternehmer zu jeder Zeit und an jedem Ort auf seine Unterlagen und Auswertungen zugreifen, seine eingescannten Belege direkt überweisen (dank integrierter Bankingsoftware) und seine Angestellten erhalten die Lohnauswertungen automatisch per online-login.

Als wir die ersten Mandanten bekamen, die bereits in Ihrem täglichen Business rein digital arbeiteten, dachten wir im ersten Schritt daran die Belege der Mandanten auf dem digitalen Weg zu erhalten. Hier installierten wir “Datev Unternehmen Online” und hatten anfänglich große Schwierigkeiten das Programm zu erwerben und vor allem die “Nutzungsrechte” auf Kanzleiseite wie auch beim Mandanten zu hinterlegen.

Wir verloren damals viel Zeit in Hotlines oder in diversen Schulungen und kamen leider oft nicht zum gewünschten Ergebnis. Wir hatten es anfangs den Mandanten zu verdanken, dass wir miteinander “Pilotprojekte” starteten und uns in mühsamer Kleinarbeit alle notwenigen Schritte im “try and error”-Verfahren aneigneten und dies in diversen Checklisten aufzeichneten.

Als wir diese Schritte eines Tages vereinheitlicht hatten und wiederholbar in ProCheck-Listen abgespeichert hatten, wurde uns schnell klar, dass wir trotzdem erst am Anfang standen, denn:

“Warum sollte die Buchhaltung digital übertragen werden, wenn hinterher die Buchhaltungs- und Lohnauswertungen, Steuererklärungen und Abschlüsse wieder auf Papier ausgedruckt und versendet werden?”

Wir waren also dazu angehalten unsere Kanzleistruktur dahingehend zu ändern, dass wir im ganzen Prozess von der Buchhaltungsvorbereitung bis zum Abschluss kein Papier versenden oder erhalten.

Demnach mussten auf unserer Seite Bescheidprüfungen, Checklisten, Erinnerungen und Beratungsstunden online und digital stattfinden. Darüber hinaus wollten wir  eine Möglichkeit finden, dass Abschlüsse und Steuererklärungen ohne Stift und Zettel freigezeichnet werden können!

Hierfür haben wir eine Lösung gefunden, wir haben die Strukturen angepasst und auch für die Unterzeichnung von Abschlüssen etc. haben wir eine rechtssichere Variante gefunden (Freizeichnung per App oder mIDentity Stick).

Die digitalen Arbeitsprozesse sorgen automatisch für mehr Synergieeffekte, Zeitersparnisse und mehr Übersichtlichkeit von Belegen, von überall auf der Welt aus.

Dies sorgte bei unserer eigenen Buchhaltung beispielsweise dafür, dass sich die Bearbeitungszeit von über 8 auf unter 3 Stunden verkürzt hat und ich trotzdem wesentlich mehr Vorteile habe, da ich nun per Ipad auf alles zugreifen kann!

Durch den Einsatz von webbasierter Softwares wie Datev Unternehmen Online, FastBill und Taxdoo (speziell für Onlinehändler), können wir unseren Mandanten helfen die Bürozeiten zu reduzieren und mehr Zeit für das Kerngeschäft zu verschaffen. Die Programme arbeiten per Schnittstelle reibungslos miteinander und können Informationen auf Knopfdruck – teilweise automatisch – austauschen.

Durch den Einsatz solcher Software können Sie Papierbelege digitalisieren, direkt Überweisungen aus den Belegen erstellen und die digitalen Belegbilder durchsuchbar abgespeichert werden.

Buchhaltungsvorbereitung/Rechnungsschreibung – Bezahlung – Buchhaltung – Lohnbuchhaltung – Abschluss/Steuererklärung

• Die Buchhaltungsvorbereitung: Belege werden gesammelt und sortiert. Früher war dies der Pendelordner, heute kann dies durch den Einsatz von z.B. FastBill optimiert werden.
• Eingangsrechnungen: Sie erhalten Belege per Post und per Email. FastBill hilft Ihnen Papierbelege per z.B. Foto-App zu digitalisieren und online abzuspeichern und Rechnungen aus Mails zu extrahieren und ebenfalls online abzuspeichern. Sobald Sie alle Belege abgespeichert haben, können Sie diese per Knopfdruck an den Steuerberater übertragen! Wir richten dies für unsere Mandanten ein und ziehen uns die Belege regelmäßig in unsere Systeme, verbuchen diese und Stellen die Auswertungen online zur Verfügung; nun sind die Belege von überall auf der Welt – weil Sie sich lediglich in einem Browser einloggen müssen – einsehbar und durchsuchbar. Das sorgt für eine sehr gute Basisarbeit.
• Rechnungsschreibung und Mahnlauf: Das gleiche Programm (FastBill) ermöglicht Ihnen zudem rechtssichere Rechnungen zu schreiben, diese werden ebenfalls per Knopfdruck an den Steuerberater übertragen. Durch den Einsatz von Programmen wie FastBill können unsere Kunden nun
  – überall auf der Welt (webbasierte Software) rechtssichere Rechnungen und Angebote schreiben,
  – diese per Mail verschicken und sich per verknüpfter Software direkt per Paypal, Stripe und Klarna bezahlen lassen,
  – dank integrierter Bankingsoftware werden diese nun automatisch mit den Zahlungseingängen verglichen und
  – nun automatisch die offenen Posten ermittelt und
  – es können nun direkt Mahnungen geschrieben und ausgegeben werden.
• Onlinehändler: Datensammlung und Vorbereitung: Speziell bei Onlinehändlern ist die Einzelverbuchung der Ausgangsrechnungen ein großes Problem in der Praxis. Händisch kann die Vielzahl der Rechnungen meist nicht mehr gebucht werden und die
  – umsatzsteuerliche Deklaration in anderen Ländern,
  – das PAN EU Verfahren,
  – die Überwachung der Lieferschwellen
  – und die Auswertbarkeit einzelner Produkte stellen meist nicht lösbare Aufgaben an die Mandanten. Durch den Einsatz und die Integration von Taxdoo können wir den Onlinehändlern hier vollumfänglich helfen.
• Bezahlung: Die eingescannten Belege können im Unternehmen Online im Anschluss direkt überwiesen werden. Somit brauchen Sie die IBANs, Namen etc. nicht mehr händisch abtippen. Zudem können Sie Überweisungen auf Termin legen und automatisiert später überweisen lassen.
  Die Löhne Ihrer Angestellten werden ebenfalls zur Bezahlung bereitgestellt und können in einem Schritt überwiesen werden.
• Die Buchhaltung findet beim Steuerberater vor Ort statt. Die Auswertungen werden jedoch nicht mehr per Post verschickt, sondern ebenfalls online zur Verfügung gestellt. Sie können die Auswertungen entweder im Unternehmen Online einsehen oder sich auf einer App auf Ihrem iPad hinterlegen lassen.
• Lohnbuchhaltung: Die Lohnbuchhaltung kann online bereitgestellt und für die Angestellten jederzeit zugänglich online zum Download hinterlegt werden (Sie müssen keine Lohnauswertungen mehr vorrätig haben). Sie können zudem – auf Wunsch – alle Unterlagen online mit Ihrem Steuerberater teilen. Das Programm “digitale Personalakte” unterstützt Sie hierbei; Sie haben einen Onlinespeicher im Bereich des Programms Unternehmen Online und können hier – getrennt und sortiert nach Mitarbeiternamen – alle Unterlagen hochladen. Dies hat den Vorteil, dass beide Parteien (Ihr Steuerberater und Sie) auf die gleichen Unterlagen schauen und sich keine unnötigen Fragen auftun.
• Wie bekommen Ihre Angestellten nun die Auswertungen?: Die Angestellten können sich über Programme wie “Arbeitnehmer online” alle Auswertungen zur Verfügung stellen lassen. Die Angestellten bekommen einen Online Login und erhalten bei Fertigstellung der Lohnbuchhaltung eine Email mit einem Link. Folgt man diesem Link, kann der Angestellte sich nun alle Lohnauswertungen anzeigen lassen.
• Abschlüsse/Steuererklärungen: Abschlüsse und Steuererklärungen können per Skype besprochen werden. Per Fernübertragung kann der Monitor des Steuerberaters auf Ihren Monitor gespiegelt werden und schlussendlich können Sie Ihre Unterlagen per App unterzeichnen und brauchen hier keinen Stift und kein Zettel mehr! Auch die normale Beratung kann sowohl über das Telefon als auch über Videotelefonie erfolgen!

•  beide Parteien völlig ortsunabhängig arbeiten können,
•  Sie per Browser überall auf der Welt Zugriff auf Ihre Buchhaltung haben (Sie können alle bebuchten Konten sehen)
•  Sie per Browser auch überall auf der Welt Zugriff auf Ihre Auswertungen haben (somit haben Sie Ihre aktuellen Zahlen stets zur Hand)
•  Wahlweise können die Auswertungen auch auf eine App auf Ihr Ipad geschickt werden (dies muss Ihr Steuerberater für Sie einrichten)
•  keine Unterlagen mehr gesucht werden müssen (alle Belege sind mit den Buchungszeilen verknüpft und werden auf Knopfdruck angezeigt)
•  Sie bei Einsatz von Programmen wie z.B. FastBill bereits vor Erstellung der Buchhaltung durch Ihre Kanzlei einen Überblick über Ihre Finanzlage erhalten
•  aus eingescannten Belegen direkt Überweisungen erzeugt werden können
•  bei erfolgter “Verfahrensdokumentation” Papierbelege vernichtet werden dürfen.

Wirklich ortsunabhängig kann man mit dem Steuerberater heutzutage problemlos arbeiten! Es gibt folgende Punkte, an denen man mit dem Berater zusammen arbeitet:

Ihre Vorteile

• Bei guter digitaler Vorbereitung der Unterlagen kann sich dies auch positiv auf die monatliche Buchhaltungspauschale auswirken.
• Die Rückfragen beim Jahresabschluss werden gemindert, dies führt zu einem effizienteren Ablauf mit Ihrem Steuerberater.

Wir nutzen diese gewonnene Zeit um Sie unterjährig mehr zu begleiten und bieten Ihnen einen kostenlose Steuerhochrechnung im Laufe des Jahres an. Somit wissen Sie bereits im laufenden Jahr welche Steuerschulden Sie haben und können sich demnach Rücklagen bilden.

Ein “smartlogin” ist eine App, die Ihr Steuerberater für Sie frei schalten kann. Diese App ermöglicht es Ihnen:

• sich für das Programm Unternehmen Online zu verifizieren,
• Bilanzen zu unterschreiben (keine Ausdrucke mehr!),
• Ihre Steuererklärungen zu unterschreiben.

Da heutzutage jeder ein Smartphone besitzt, ist die erste Variante sicher die sinnvollere.

Wir benutzen diese Art des Verifikationsmediums sehr gerne, da sie kostenlos ist und wir diesen sofort einsetzen können. Die Datev bietet uns Steuerberatern die Möglichkeit alle Zugangsdaten nach Bestellung des smartlogins sofort abzurufen und die Installation zusammen mit dem Kunden in knapp 5 Minuten durchzuführen.

Der “mIdentity Stick” hingegen ist ein Stick für einen USB Port. Dieser  kann lediglich bei windowsbasierten Systemen genutzt werden werden und kostet einmalig 56 €.

Digitalisierung erfolgt in vielen Schritten. In den Medien wird meist nur von der digitalen Übertragung von Buchhaltungsdaten gesprochen jedoch gibt es wesentlich mehr Möglichkeiten das Unternehmertum zu entlasten.

Wir haben den Weg aus Überzeugung eingeschlagen und sind uns sicher hier einen Grundstein für die Zukunft gelegt zu haben.

Auf Wunsch kann eine “Verfahrensdokumentation” zusammen mit dem Steuerberater erstellt werden. Hierauf sind wir an dieser Stelle nicht mehr eingegangen, da hierzu ein eigener Artikel erscheinen wird. Vorweg erzählt: Nach der Verfahrensdokumentation und sichergestellter, revisionssicherer Speicherung der digitalen Belegbilder können Sie – nach Absprache mit Ihrem Steuerberater – die Papierbelege vernichten. Hier sollte im Vorfeld noch nach Art der der Belege differenziert werden, da Sie sowohl für steuerliche als auch für zivilrechtliche Zwecke gewissen Belege noch aufbewahren sollten.

Am Schluss steht das Ziel, dass Sie als Kunde eines Steuerbüros keinen einzigen Brief oder ähnliche Papiere – weder Steuerbescheide, noch Rechnungen oder Auswertungen aller Art – empfangen und sämtliche Kommunikation digital bleibt.