Der digitale Workflow erklärt

14. Oktober 2018von Christian Deák

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Liebe Leser,

nachdem wir nun zahlreiche Mandanten – komplett digital – betreuen, war es mir ein Anliegen Ihnen im Detail zu erklären, wie die digitale Zusammenarbeit konkret aussieht und welche Arbeitsmittel eingesetzt werden.

Vorweg; wie verifiziere ich mich?

Hierzu teilen wir die Phasen – bei einem Gewerbetreibenden / Freiberufler – wie folgt ein:

Die Buchhaltungsvorbereitung und Rechnungsschreibung
Die Lohnbuchhaltungsvorbereitung
(Mandatsseite)
——————————–
Auswertungen durch das Steuerbüro
Beratungsgespräche und Unterschriften (Steuererklärungen und Bilanzen)

Die Buchhaltungsvorbereitung und Rechnungsschreibung (Mandatsseite)
Die Zusammenstellung der Unterlagen kann heute rein digital erfolgen. Dies macht meiner Mahnung nach Sinn, wenn Sie

Rechnungen bereits digital erhalten (per Mail)
sich eine Verknüpfung von eingescannten Belegen und einer Banking Software wünschen, damit Sie diese direkt überweisen können
und auf Ihre Auswertungen gerne jederzeit im Detail Zugriff haben möchten.

Demnach müssen Ihre Unterlagen digitalisiert werden
(wenn Sie diese bereis digital erhalten haben -z.B. per Mail-, folgt ein leichterer und anderer Arbeitsschritt).

Für die Digitalisierung gibt es zwei Wege: Einscannen per Foto App auf Ihrem Handy oder per lokalem Scanner
Wir haben gute Erfahrungen mit der Foto App von „FastBill“ und mit der „Upload mobil“ von der Datev gemacht.
Sie brauchen nicht beide Apps, eine reicht, denn die Anwendungsmöglichkeiten sind gleich.

Sollten Sie – neben der digitalen Belegeinreichung – noch ein Rechnungsschreibungstool suchen, kann ich Ihnen FastBill empfehlen.
Wir arbeiten bereits lange intensiv mit der Firma FastBill zusammen und haben gute Erfahrungen gemacht.

Wenn Ihre Rechnungen bereits auf digitalem Weg zu Ihnen kommen, können Sie diese – mobil per Handy oder lokal auf einem Rechner – an eine „Inbox“ weiterleiten. Dies ist eine personalisierte Emailadresse, in der die angehefteten Rechnungen automatisch ausgeschnitten und hochgeladen werden.

An dieser Stelle möchte ich – damit der Artikel kurz bleibt – nicht auf die weiteren Vorteile von FastBill eingehen. Sie können mit dem Programm zudem Rechnungen – rechtssicher und ortsunabhängig – erstellen und digital übertragen.
Folgen Sie für weiter Informationen einfach folgendem Link

Nach diesen Schritten sind nun sowohl Ihre Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen vollumfänglich digital.

Nun benötigen Sie noch zwei Dinge:

Unternehmen Online und Connect Online.

Wofür brauchen Sie diese Programme:

Datev Unternehmen online (siehe Link) ist eine cloudbasierte Software und eine Datendrehscheibe.

Wir liefern unsere Auswertungen sowohl für die Buchhaltung als auch für die Lohnbuchhaltung direkt an Datev Unternehmen online, und Sie können sich auf Ihrem Webbrowser direkt einloggen und Ihre Auswertungen einsehen:
https://secure11.datev.de/wopl/FC/FC

Um sich hier einloggen zu können, brauchen Sie einen smart Login (App, kostenlos, Betriebssystemunabhängig) oder einen mIDentity Stick (USB Stick, kostenpflichtig, 56 €, Windows wird benötigt).

Die Schnittstelle Datev Connect online ist eine Schnittstelle, mit der Ihre digitalen Belegbilder übertragen werden können.

Beide Programme und die notwendigen Identifikationsmedien können nur von Ihrem Steuerberater bestellt und eingerichtet werden.

Kosten der Programme:

Die Kosten für Datev Unternehmen Online und Datev Connect Online belaufen sich auf ca. 11 € pro Monat.
FastBill Pro (diese Version wird benötigt um Ihre Eingangsrechnungen übertragen zu können) kostet 22,94 € pro Monat.
In Summe entstehen Grundkosten von 35,94 €.
Dafür entfallen alle Portokosten auf Ihrer Seite und (zumindest machen wir das so) der Steuerberater kann auch seine Auslage für Porto verzichten. In Summe entstehen hier meist keine finanziellen Nachteile gegenüber der normalen Papierbuchhaltung.

Die Lohnbuchhaltungsvorbereitung

Sämtliche Unterlagen und Informationen, die für die Erstellung der Lohnbuchhaltung notwendig sind, können Sie Ihrem Steuerberater komplett digital übermitteln – somit haben sowohl Sie, als auch der Steuerberater Zugriff auf die gleichen Unterlagen, wodurch Abstimmungsprobleme entfallen.

Die “digitale Personalakte” bietet hierfür eine Lösung; durch einen Onlinespeicher im Unternehmen Online können Sie hier – durch eine Sortierung nach Mitarbeiternamen – sämtliche Dokumente und Informationen hochladen.
Die digitale Personalakte wird durch uns eingerichtet, damit Sie hiermit direkt starten können.

Auswertungen durch das Steuerbüro

Sie können Ihre Auswertungen

per Mail mit verschlüsseltem Anhang oder
im Datev Unternehmen Online (https://secure11.datev.de/wopl) oder
hinterlegt in der Datev App auf Ihrem iPad oder
hinterlegt in unserer Subdomain (https://online.dhw-stb.de) einsehen.

Ihre Angestellten bekommen nun Ihre Auswertungen automatisiert per Email….
Durch Tools wie “Arbeitnehmer online” können Sie nun alle Auswertungen automatisiert zur Verfügung stellen lassen;
alle Angestellten erhalten einen eigenen Login und bekommen nach der Fertigstellung der Lohnbuchhaltung eine Email mit einem eigenen Link.
Hinter dem Link steht ein Bereich in dem der Angestellte sich nun alle Lohnauswertungen selbst anzeigen lassen kann.

Beratungsgespräche und Unterschriften
(Steuererklärungen und Bilanzen)

Ihr Jahresabschluss wird per Screensharing auf Ihren Bildschirm übertragen, somit sehen Sie alle Details und können ein vollumfängliches downstreaming vornehmen. Durch diese Art der Präsentation sehen Sie nicht nur das Ergebnis (Abschluss / Steuererklärung) sondern auch wie sich dieses errechnet hat!

Nun können Sie Ihre Bilanzen und Steuererklärungen über den (oben beschrieben) smart Login oder Datev mIDentity Stick unterschreiben („Freizeichnung Online„)! Somit entfällt hier der Weg zum Berater und die Auswertungen (Abschluss / Steuererklärung) können als PDF abgespeichert werden.

Fazit:
Wir sehen in der Digitalisierung der Arbeitsvorgänge nicht nur die Zukunft, sondern bereits eine wesentlich angenehmere und kosteneffizientere Gegenwart.

Um einen tieferen Einblick zu erhalten und auch eine Kundenfeedback per Videoaufzeichnung zu sehen, folgen Sie bitte diesem Link:
https://www.dhw-stb.de/index.php/2018/09/11/ortsunabhaengig-arbeiten-mit-dem-steuerberater/

Bei Rückfragen hierzu können Sie uns natürlich gerne
anrufen / per Whatssapp (0208 / 98 99 22 22)
oder per Mail (Beratung@DHW-StB.de) kontaktieren.

Folgen Sie uns in unserem Newsletter:
https://www.dhw-stb.de/#newsletter-box

oder in unserem Podcast:
https://digitalfutter.podigee.io/

Termine können bequem online ausgemacht werden:

Für Neumandatsanfragen inkl. eines kompletten Quickchecks!
(Was ist ein Quickcheck: Link zu Youtube)

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