Geschenke an Geschäftsfreunde und ihre steuerliche Behandlung

19. März 2019von Christian Deák

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Liebe Leser-/innen,

Geschenke an Geschäftsfreunde sind ein fester Bestandteil vieler Firmenbudgets.
Solange diese der Anbahnung oder der Erhaltung von Geschäftsbeziehungen dienen, können sie unter Umständen steuerlich geltend gemacht werden. Hierbei gibt es für den Unternehmer verschiedene Grenzbeträge zu beachten, damit die Geschenke als Betriebsausgabe steuerlich berücksichtigt werden können.

Geschenke an Geschäftsfreunde;
niemals eine Gegenleistung erwarten

Für die Bewertung des Finanzamtes ist ein Geschenk eine unentgeltliche Leistung, für die keine Gegenleistung erwartet wird. Insofern darf das Geschenk in keinem direkten Zusammenhang mit Geschäften stehen, damit es abzugsfähig ist.

Merke:
Grundsätzlich sind Geschenke erstmal nicht abzugsfähig,
im zweiten Schritt muss dann geprüft werden,
ob es eine Ausnahme gibt, die wiederum den Abzug zulässt.

Hierbei gibt es zwei wichtige Kriterien:

Berufliche Nutzung für den Beschenkten oder
35-Euro-Wertgrenze.

Solange das Geschenk ausschließlich betrieblich genutzt werden kann, ist dieses – ungeachtet der 35-Euro-Grenze – steuerlich relevant im Bereich der Betriebsausgabe zu buchen.

Ein geschenkter Scanner im Wert von 400 Euro ist dann ein betrieblich relevantes Geschenk, wenn der Empfänger ein Scanservice unterhält und das Gerät betrieblich verwendet.
Gleiches gilt für Kaffeemaschinen oder Küchenausstattung für Gastronomiebetriebe, bei denen der Schenkende die Ausgaben vollständig abziehen kann. Die relevante Regelung dazu ist in der Richtlinie 4 EStR Abs. 2 Satz 4 nachzulesen.

Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass derjenige in der Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt ist, der die Betriebsausgaben geltend machen möchte. Hier empfiehlt sich eine umfangreiche Dokumentation des Vorgangs, der neben der Rechnung für die Beschaffung auch beispielsweise Fotomaterial zum Geschenk selbst umfasst. Im Zweifel gilt es diese gegenüber dem Finanzamt auszuräumen, weshalb sich hier auch eine Rücksprache mit den Behörden anbietet.

Die 35-Euro-Grenze
bei Geschenken an Geschäftspartner

Sofern ein Geschenk keine betriebliche Relevanz hat,
gilt eine Wertgrenze von 35 Euro pro Empfänger und pro Jahr!

Wer also mehrfach pro Jahr Geschenke an Geschäftsfreunde verteilt, sollte aus der steuerlichen Sicht diesen Wert beachten. Ob der Wert der Anschaffung dabei brutto oder netto gilt, ist von der Vorsteuerabzugsberechtigung des Empfängers abhängig.

Ist dieser dazu berechtigt, gelten die 35 Euro als Nettowert. Zuwendungen gegenüber Unternehmen wie Ärzten oder anderen freischaffenden Berufsgruppen werden brutto betrachtet.

Die Dokumentation der Geschenke hat dabei in der Buchhaltung auf einem separaten Konto und einzeln für sich zu erfolgen. Auch hier gilt die Nachweispflicht für denjenigen, der die Betriebsausgaben geltend macht, weshalb sich eine lückenlose Dokumentation aufdrängt. Dazu gehört unter anderem auch die namentliche Nennung des Geschenk-Empfängers auf dem Kaufbeleg.

Wird eine der Rahmenbedingungen nicht erfüllt, also die Überschreitung des Betrags oder die fehlende Verbuchung und Dokumentation, kann der Betrag in den Betriebsausgaben nicht steuerlich geltend gemacht werden.

Diese Betrachtung gilt pro Empfänger und kann in der Verwaltung bei einem großen Kundenstamm entsprechend umfangreich werden, weshalb es hier gilt mit der größtmöglichen Sicherheit zu arbeiten.

Streuwerbegeschenke bilden eine Ausnahme

Auf Notizhefte, Kugelschreiber, Kaffeebecher und viele andere sogenannte Streuwerbegeschenke findet der
§ 37b EStR seine Anwendung. Dabei sind diese solange ohne Dokumentation steuerlich abzugsberechtigt, solange ein Wert von 10 Euro nicht überschritten wird. Darunter fallen auch diejenigen Geschenke, die anschließend betrieblich genutzt werden können, wie beispielsweise Kaffeetassen oder Biergläser mit einem Werbeaufdruck des Schenkenden. Streng genommen regelt die § 37b EStR hier eine Versteuerung, jedoch werden diese in der Praxis als steuerfreie Streugeschenke anerkannt.

Streugeschenke haben zudem den Charakter, dass sie als Werbemittel nicht speziell für einen Geschäftspartner angefertigt werden. Häufig handelt es sich dabei um pauschale Werbemittel, die gleichermaßen an alle Geschäftspartner verteilt werden können.

Auch der beschenkte Geschäftsfreund muss das Geschenk angeben

Geschenke geltend grundsätzlich als unentgeltliche Zuwendungen für einen Geschäftspartner, der diese anschließend verwenden kann. Insofern stellen sie für ihn einen geldwerten Vorteil dar, der buchhalterisch erfasst werden muss. Folglich sind sie eine Betriebseinnahme. Diese muss der Beschenkte als solche erfassen und anschließend je nach Verwendung als Privatentnahme oder Betriebsausgabe verbuchen.

Um hier die Geschenke für Geschäftsfreunde nicht als
steuerlichen „Boomerang“ zu gestalten gibt es für den Schenkenden die buchhalterische Möglichkeit, dass Geschenk pauschal zu versteuern.
Dabei findet ein pauschaler Steuersatz von 30% zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer Anwendung, was auf der Vorschrift § 37b EStR basiert.

Wichtig ist bei einem solchen Vorgehen, dass der Beschenkte einen schriftlichen Nachweis vom Schenkenden erhält. Liegt ihm dieser vor, ist er von der Pflicht befreit das Geschenk in seiner Buchhaltung zu versteuern. Für den Schenkenden ergibt sich bei diesem Vorgehen der Vorteil, dass er die Kosten für das Geschenk als Betriebsausgabe versteuern und buchen kann.

Fazit:
Geschenk < 35 €:
Kostet das Geschenk nun max. € 35,00 buchen wir es auf das Konto
„abzugsfähige Geschenke ohne § 37 b EStG“ # 6610;
– wir wollen die Pauschalsteuer gem. § 37 b EStG für den Beschenkten nicht übernehmen oder müssen es nicht (falls der Beschenkte eine Privatperson ist).

Geschenk > 35 €:
Kostet das Geschenk nun mehr als € 35,00 buchen wir
– entweder auf das Konto „nicht abzugsfähige Geschenke ohne § 37 b EStG“ #6620, wenn wir die Pauschalsteuer gem. § 37 b EStG für den Beschenkten nicht übernehmen wollen oder müssen (falls der Beschenkte eine Privatperson ist).
– oder wir übernehmen die Pauschalsteuer und verbuchen auf das Konto „nicht abzugsfähige Geschenke mit § 37 b EStG“ #6621.

Wenn der Wert des Geschenkes über € 35,00 liegt und beim Beschenkten ausschließlich betrieblich genutzt wird, wird auf das Konto # 6625 gebucht.

Vorsteuer;
wenn der Empfänger vorsteuerabzugsberechtigt ist, gelten die Werte stets als Nettowerte.

Geschenke für Arbeitnehmer

Auch Arbeitnehmer freuen sich über Geschenke, was auch die Finanzverwaltung für das schenkende Unternehmen berücksichtigt hat. Dabei gelten Geschenke als geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer, der entsprechend bei der Berechnung der Lohnabgaben mit einzubeziehen ist. Als Wert muss dabei der übliche Marktpreis angesetzt werden.

Besondere Anlässe wie Hochzeiten, Geburtstage oder auch die Niederkunft eines Kindes werden bei der steuerlichen Betrachtung bis zu einem Wert von 60 Euro brutto bei der Verbuchung des Geschenks beachtet. Sie gelten als Aufmerksamkeiten und müssen nicht versteuert werden. Dabei ist nicht die Gesamthöhe pro Jahr und Empfänger maßgeblich, sondern der jeweils entsprechende Anlass. Auch hier sollte eine entsprechende Dokumentation in der Buchhaltung Fragen der Finanzbehörden eindeutig beantworten können.

Abseits jeglicher Relevanz und Bezug kann der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer monatlich Sachbezüge bis zu 44 Euro gewähren. Darunter fallen beispielsweise Warengutscheine oder auch Präsente aus dem eigenen Sortiment.

Wird eine der Wertgrenzen überschritten, gilt die Versteuerung gesamtheitlich

Die Geschenkepraxis eines Unternehmens muss im Voraus betrachtet und bewertet werden, damit es weder für das schenkende Unternehmen noch für den Beschenkten ungeplante steuerliche Auswirkungen hat. Insofern sind die Wertgrenzen diejenigen Barrieren, die unbedingt eingehalten werden müssen, wenn die steuerliche Betrachtung optimiert werden soll.

Wird eine der Wertgrenzen im konkreten Anwendungsfall überschritten, muss der gesamte Sachbezug oder die jeweilige Zuwendung versteuert werden. Sie gilt somit nicht für den Betrag, der über der Wertgrenze ist, sondern für die gesamte Ausgabe. Das mag im Einzelfall nur kleine Auswirkungen haben, aber in der gesamtheitlichen Betrachtung der Geschenkepolitik kann dies bei einem Kalkulationsfehler gravierende Ausmaße haben.

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