Welche Schnittstellen wir nutzen

26. März 2019von Christian Deák

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Liebe Leserinnen und Leser,

in den vergangenen Wochen wurden wir oft gefragt, welche Schnittstellen wir einrichten und bedienen können.

Grundsätzlich haben wir in den letzten Jahren einige Geschäftsbeziehungen aufgebaut, haben uns jedoch für folgende Schnittstellen entschieden:

Unser Anspruch:

Ziel war hier stets, dass so viel wie möglich automatisiert werden kann.
Unser Anspruch an die jeweiligen Schnittstellen ist recht einfach zu erklären:

Wir wollen den händischen Aufwand der

Beleg-Verwaltung (Sie können stets überall auf alle Belege zugreifen)
Beleg-Sammlung (nutzen Sie „Bots“ um Rechnungen automatisch herunter zu laden)
Beleg-Archivierung (wir können zudem beim ResiScan/ersetzenden Scannen unterstützen)
Beleg-Übertragung (per Mouseklick innerhalb von 5 Sekunden übertragen anstatt zur Post zu gehen)
Beleg-Rückübertragung (Sie erhalten Auswertungen automatisch digital und Belege im Login auf unserer Homepage)
weiteren Beleg-Verarbeitung wie zB. der Bezahlung (integrierte Banksoftware, die aus den bereits gescannten Belegen alle wichtigen Informationen zieht wie zB. IBANs, Rechnungsnummern, etc.)
Beleg-Unterzeichnung (unterzeichnen Sie digital von überall auf der Welt und zeichnen Sie Steuererklärungen per Handy-App frei)

so gering wie möglich halten (automatisieren) und eine gute Useability gewährleisten.

Warum wollen wir das?
Ich persönlich halte diese Art zu arbeiten für einen absoluten Mehrwert.

Dieser lässt sich sowohl direkt als auch indirekt messen.
Die direkte Messung wird dann positiv für Sie ausfallen, wenn Sie Ihren kalkulatorischen Unternehmerlohn einbeziehen!
–> Nur gespartes Porto (einerseits) mit den zu zahlenden Programmkosten (andererseits) zu vergleichen, führt NICHT zu einem zielführenden Ergebnis.
Dies ist lediglich „Kleinkrämerei“.

Wichtig als Unternehmer ist, dass Sie sich stets auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können und Ihre Zeit NICHT mit Orga und Verwaltung vergeuden.

Beispiel:
Sobald Sie pro Woche zB. eine Stunde sparen und Sie sich einen Unternehmerlohn von 100 € / Stunde geben, sparen Sie demnach pro Monat einige hundert Euro. Sie werden zudem merken,
dass Sie nicht nur Zeit sparen, sondern vor allem noch wesentlich effektiver mit Ihrer restlichen Arbeitszeit umgehen können!
Sie können zB.
– direkt bei den Kunden Ihre Rechnungen schreiben und versenden,
– direkt das Mahnwesen automatisieren usw.
– eingescannte Belege nach der Bereitstellung für den Steuerberater direkt noch überweisen oder eine terminierte Überweisung speichern! (So bauen Sie sich einen „workflow“ auf“)

Welche Schnittstellen wir empfehlen und nutzen:

Thema Rechnungsschreibung,
Belege scannen und übertragen, Zeiten erfassen etc:
In den letzten Jahren haben wir stets gute Erfahrungen mit

gemacht.

All diese „Tools“ sind so aufgebaut, dass ein fachunkundiger sie schnell zu bedienen erlernt! Dies wird Ihnen den Alltag enorm erleichtern, Sie brauchen hier keine „Rocketscience“ beherrschen.
Massenkompatibilät und useability sind hier absolut gegeben.
Die Schnittstellen zu uns, werden durch uns persönlich eingerichtet.

Sie können demnach alle Ihr „Eingangsrechnungen“ (Rechnungen, die Sie bezahlen müssen / bereits bezahlt haben) durch diese Tools digitalisieren und zentral im jeweiligen Programm sammeln und verwalten. Dies kann mit den Programmeigenen Handy-Apps geschehen oder durch beliebige Scanner.

Einige haben hier auch direkt eine integrierte Banking-Software (Lexoffice und Sevdesk) mit der Sie die gescannten Belege direkt im Anschluss überweisen können (Sie brauchen demnach keine Banking-Software Ihrer Bank mehr zusätzlich öffnen).
Dies nennen wir einen „digitalen Workflow“ – Sie schaffen sich selbst einen Mehrwert aus miteinander verzahnten Programmen und können Ihre Arbeitsschritte hierdurch beschleunigen und vereinfachen.

Ausgangsrechnungen (das sind die Rechnungen, die Sie selbst an Ihre Kunden schreiben) und Mahnungen werden von den jeweiligen Programmen stets GOBD Konform geschrieben. Sie brauchen sich demnach hier ebenfalls keine Sorgen darüber zu machen, dass die Rechnungsnummern fortlaufend sind und die Rechnung an sich korrekt geschrieben wurde. Der Übertrag zu uns läuft hier ebenfalls digital.
Der Übertrag an Ihre Kunden verläuft – auf Wunsch – ebenfalls digital:
per Mail. Dies ist bei allen Tools integriert.

Die Programme gleichen zudem Ihre hinterlegte Banken dahingehend ab, ob Ihre Rechnungen bereits bezahlt sind. Somit haben Sie Ihr Mahnwesen ebenfalls automatisiert (OPOS System).

Preise und Unterschiede:
Unser Fokus hier ist die Übermittlungsmöglichkeit via
Datev Connect Online, damit wir von allen Belegen (Eingangs – und Ausgangsrechnungen) die digitalen Belegbilder automatisch erhalten.

Die Grundpreise sind hier wie folgt:

Programm	Grundkosten pro Monat	Datev Unternehmen online + Datev connect online*	Summe brutto
FastBill*	29,99 EUR	14,88 EUR	44,87 EUR
Lexoffice	9,40 EUR	14,88 EUR	24,28 EUR
Sevdesk	9,40 EUR	14,88 EUR	24,28 EUR

*Datev Unternehmen online und Datev Connect online müssen stets bestellt werden

Sollte ein Rechnungsschreibungstool nicht benötigt werden, können die Belege auch nur mit Datev Unternehmen Online und Datev Connect Online hochgeladen werden.

*FastBill hat als einziges Toll einen „Premium Service„ entwickelt, der einem die händische Arbeit noch weiter abnimmt: Die eingescannten Belege werden von einem Assistenten (keine Maschine oder Bot sondern ein Angestellter) zugeordnet und auf Richtigkeit/Vollständigkeit überprüft. Wenn man demnach eine Vollautomatisierung wünscht, ist dies hier möglich.
Der Preis beginnt derzeit beim 89 € (125 Belege inklusive). Dies wird von mittleren bis größeren Mandanten oder sehr mobilen Mandanten häufig genutzt. In Verbindung mit einem Dropscan Service (Briefe werde an eine vorgegebene Adresse umgeleitet, geöffnet und automatisch für den Mandanten gescannt) ist dies eine gern gebuchte Variante.

Derzeit haben Sevdesk und Lexoffice hingegen eine Handy-App, welche das mobile Arbeiten noch weiter unterstützen. Wir persönlich halten die Software und die App von Lexoffice derzeit für marktführend.

Welcher der drei Anbieter für Sie jedoch der richtige ist, sollte individuell von Ihnen getestet werden.
Alle Anbieter bieten eine Probezeit an.

Onlinehändler / Amazon-Händler:

An dieser Stelle möchten wir gerne etwas abkürzen.
Jeder Onlinehändler muss Rechnungen schreiben und seine Ausgangsrechnungen einzeln verbuchen.

Auch bei tausenden von Verkäufen pro Monat ist dies jedoch problemlos möglich.
Hierfür nutzen wir Schnittstellen wie
– Taxdoo (für den Multichannelhandel, auch PAN EU Verfahren)
– amainvoice (speziell für den Handel über amazon, auch PAN EU Verfahren)
– payjoe.

Wir stimmen uns zusammen mit den Inhabern der Softwarehäuser ab und finden hier die richtigen Schnittstellen für den jeweiligen Onlinehändler. Diese werden von uns ebenfalls eingerichtet.

Ein kleiner Exkurs:
Wie funktioniert die Belegübertragung mit „mIDentity Stick“ und „Smart Login“

Bei Rückfragen hierzu können Sie uns natürlich gerne
anrufen / per Whatssapp (0208 / 98 99 22 22)
oder per Mail (Beratung@DHW-StB.de) kontaktieren.

Folgen Sie uns in unserem Newsletter:
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oder in unserem Podcast:
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Termine können bequem online ausgemacht werden:

Für Neumandatsanfragen inkl. eines kompletten Quickchecks!
(Was ist ein Quickcheck: Link zu Youtube)

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(bei Christian Deák)

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