Elektronisches Fahrtenbuch: wann ist es ordnungsgemäß?

25. September 2019von Christian Deák

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Wir werden oft gefragt,
ob es eine Alternative zum herkömmlichen Fahrtenbuch gibt.

In jüngster Vergangenheit hat sich das Finanzgericht Niedersachsen hierzu geäußert und diesen Dauerstreitpunkt etwas näher beleuchtet.

Eine Kernaussage ist die, dass eine unmittelbare Aufzeichnung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs nicht ausreicht!
Es müssen neben den Routen auch die Fahrtanlässe zeitnah aufgezeichnet werden.

Reicht ein
„finanzamtkonformes Programm“?

„Finanzamtkonform“ klingt gut, ist jedoch nur ein Marketing – Streich.

Denn; allein die Möglichkeit, dass ein Fahrtenbuch in elektronischer Form geführt wird, reicht nicht aus.

Es müssen vielmehr alle „Spielregeln“ der Finanzverwaltung eingehalten werden, damit es bei einer späteren Außenprüfung
nicht zur Versagung des Fahrtenbuchs kommt.

Tipp:
Die kleine Wörtchen „zeitnah“ spielt unter Anderem eine gewichtige Rolle.
Hierzu kommen wir im weiteren Verlauf.

Welche „Spielregeln“ gibt es?

Es gibt keine gesetzliche Definition des Begriffs „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“.
Die Rechtsprechung verlangt
– eine Aufzeichnung der Gesamtfahrleistung
die eine hinreichende Gewähr über
– ihre Vollständigkeit und
– Richtigkeit bieten und
– mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sind.
(BFH 15.2.17, VI R 50/15, BFH/NV 17, 1155 m.w.N.)

Daher muss ein
ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
– zeitnah und
– in geschlossener Form
durchgeführt werden.
Auf diese Art sollen nachträgliche Einfügungen und Änderungen vermieden und verhindert werden oder um sie mindestens erkennbar zu machen.

Anforderungen an
dienstliche Fahrten

Erforderliche Angaben bei Dienstfahrten sind grundsätzlich folgende Angaben:
– Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende einer jeden Auswärtstätigkeit
– Das Reiseziel (bei normaler Navigation)
– Das Reiseziel mit Umwegen aufgrund von Verkehrsaufkommen (hier muss die Reiseroute aufgezeichnet werden)
– Der Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner.
(R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 3 LStR 2015).

Bei Privatfahrten genügen hingegen
jeweils die Kilometerangaben.
Für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt ein kurzer Hinweis im Fahrtenbuch.

Tipp:
Es bestehen aus Sicht der Finanzverwaltung keine Bedenken
ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen, jedoch muss die Aufzeichnung hier ZEITNAH erfolgen.

Es müssen automatisch bei Beendigung einer Fahrt
– Datum
– Kilometerstand
– Fahrtziel

erfasst werden.

Zeitnah bedeutet, dass innerhalb eines Zeitraums von maximal 7 Kalendertagen nach der Beendigung einer Fahrt die Angaben in dem Webportal eingetragen werden und die privaten Fahrten kenntlich gemacht werden.
(BMF 4.4.18, BStBl I 18, 592 Rz.26)

Hierbei ist wichtig, dass die Abspeicherungstage an sich ebenfalls nachvollziehbar sein müssen!

Bloße Ortsangaben reichen im Fahrtenbuch übrigens nicht aus!
Nur dann, wenn der Kunde / Geschäftspartner sich aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergeben würde.

Die Fahrten müssen im Fahrtenbuch vollständig erfasst werden und in einem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden!
Daher muss jede berufliche Fahrt einzeln für sich aufgezeichnet und am Ende der Fahrt mit einem Gesamtkilometerstand verknüpft werden. Sollte eine berufliche Reise jedoch aus mehreren Abschnitten bestehen, dann genügt ein Gesamtkilometerstand am Ende der Reise, aus der sich die besuchten Kunden / Geschäftspartner im Fahrtenbuch ergeben.

Private Zwischenstopps
sind schädlich!

Sobald eine berufliche Fahrt aufgrund einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Änderung des Fahrtzwecks wegen der damit verbundenen, konträren steuerlichen Rechtsfolge einen Einschnitt dar, der durch die Angabe von Kilometerständen zu dokumentieren ist.

Tipp:
Eine Nutzungsänderung liegt dann z.B. vor, wenn private Einkäufe getätigt wurden. In einem Urteilsfall hatte ein Steuerpflichtiger nach einer Auswärtstätigkeit einen Zwischenstopp für private Einkäufe gemacht. Demnach stellt nun zumindest die Heimfahrt vom Supermarkt eine Privatfahrt dar.
Dies kann zur Versagung der Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs führen.

Kleinere Mängel führen zwar nicht sofort
zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, solange insgesamt die Aussagekraft plausibel erscheint, jedoch muss im Rahmen einer Gesamtschau trotz der Mängel eine hinreichende Gewähr für „Vollständigkeit und Richtigkeit“ gegeben sein.

Zudem sollte die eingesetzte Software eines Fahrtenbuches beim Abschluss einer bestimmten Zeitperiode auch die Eintragung des Kilometerstandes laut Tacho abverlangen.

Bei Rückfragen hierzu können Sie uns natürlich gerne
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