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Gastartikel vom Onlinehändler „Jan Sapper – Paperlike“

23. Mai 2020von Christian Deák

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Gastartikel über seine Umsatzsteuersonderprüfung

Onlinehändler gehören bislang zu einer Berufsgruppe,
die sowohl bei Steuerberatern als auch bei IT Dienstleistern
(wie zB. der Datev) noch unbekannt sind.

Im Folgenden möchte ich Ihnen gerne einen Onlinehändler vorstellen,
der so freundlich war einen Gastartikel für unseren Blog zu schreiben.

Er spricht hier über sein Setup und seine Umsatzsteuersonderprüfung! Besten Dank an dieser Stelle.

Die Umsatzsteuer ist die wichtigste Einnahmequelle des Staates und daher eine oft gefürchtete Prüfung.
Dass diese Prüfung aber auch gut ausgehen kann und sogar einen positiven Nebeneffekt hat, wird er in den folgenden Zeilen erklären:

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Sein Name
Jan Sapper, der Erfinder von Paperlike.

Sein Setup:
Billbee
Taxdoo
FastBill und
Datev Unternehmen Online

Wie alles bei mir begann:

Ich habe Paperlike in 2017 als Hobby gestartet –
ich habe alles selber eingerichtet und habe davor keine Erfahrung im Bereich e-commerce gehabt.

Paperlike ist eine Schutzfolie für iPads, die die raue Oberfläche von Papier simuliert.
Wir verkaufen über unseren Webshop und Amazon
(EU und USA) und liefern weltweit aus Deutschland.
70% unseres Umsatzes ist außerhalb der EU.

Probleme mit dem Steuerberater

In der Mitte des Jahres 2018 hat mir mein damaliger Steuerberater gesagt, dass er nicht der richtige für über 1.000 Bestellungen pro Monat wäre, und dass ich einen anderen Steuerberater suchen sollte, der sich mit e-commerce auskennt. Dabei war es schon Juni und wir hatten keine Umsätze an den Finanzamt übermittelt und intern hatten wir überhaupt keine Tools und Prozesse um das abzubilden.

Ich habe mit mindestens 10 Steuerberater telefoniert,
alle haben mich weggeschickt sobald ich das Wort „e-commerce“ sagte.
Sie hatten auch keinen Steuerberater zu dem Sie mich hätten hinschicken können.

Dabei habe ich nach vielem Suchen Christian Häfner von Fastbill
(und Happy Coffee!! und der Facebook Community LetsSeeWhatWorks) gefragt,
und er hat mich an die DHW Steuerberatungsgesellschaft verwiesen.

In meinem ersten Telefonat mit Christian Deák von der DHW wurde mir klar,
dass viel Aufräumarbeit vor mir lag.

Was mussten wir ändern

Wir hatten mehrere Anforderungen wie zB die Kundenrechnungen automatisiert ausstellen zu können und überhaupt automatisch die Buchungsdaten an die Datev zu übergeben.
Zudem brauchten wir einen Überblick über alle Lieferschwellen und ich wollte ein komplett digitales Setup mit dem Steuerberater haben!

Die Tools,
die wir damals ausgesucht haben:

Rechnungsstellung-Tool + Zentrale Datenstelle für alle Verkäufe: Billbee

Datev Umsatzübergabe EU (Amazon + Shop ) + Lieferschwellenüberwachung: Taxdoo

Datev Umsatzübergabe Amazon USA: Amainvoice

USA VAT Tracking: Taxjar

Tipps von mir:

Achtung beim Einrichten der Tools!
Automatisierung ist toll, aber
fehlerhafte Automatisierung kann eine Todesfalle sein!!

Wir haben uns für Billbee entschieden.
Billbee konnte alle Daten aus Shopify und Amazon zusammenfassen und im Prinzip war das sehr einfach einzurichten.

So einfach, dass ich dachte dass die Shopify Einstellungen hierin automatisch übernommen werden. Was hier schief lief war, dass Billbee’s Grundeinstellungen auf ALLE Bestellungen 19% MwSt. hinterlegte.

Unsere Umsätze sind aber zu 70% außerhalb der EU – also ohne deutscher MwSt!
Alle 2018er Daten bis Juli wurden rückgängig importiert und 100% davon mit 19% MwSt hinterlegt.
Dabei haben wir dem Finanzamt für diesen eigentlich umsatzsteuerfreien Umsatz die Umsatzsteuer voll bezahlt! Im Prinzip hätte ich es in der Sekunde erkennen sollen, aber ich war auf die spannenderen Themen wie das Produkt zu verkaufen fokussiert… Erst Anfang 2019 wurde uns dieser Fehler klar… Wir haben eine Steuerrückzahlung beantragt, was eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung verursacht hatte!

(Hierzu haben wir mit dem Team von DigitalFutter einen eigenen Podcast mit Jan Sapper abgehalten,
diesen findet man hier auf Youtube:)

Wie verlief die Umsatzsteuer-Sonderprüfung:

Mir wurde ein Besuchstermin vorgeschlagen, ich hatte über 1 Monat um mich auf den Besuch vorzubereiten
Ehrlich gesagt hatte ich Angst, denn man will generell nichts mit den Finanzamt zu tun haben…

Mir wurde empfohlen alle Unterlagen, speziell die, die Ausfuhr zu Drittländern betreffen, vorzubereiten.

Ich habe erstmal für mich eine Zusammenfassung der Ursache des Fehlers gemacht,
die die fehlerhaft bezahlte Umsatzsteuer verursacht haben, um im Gespräch klar erklären zu können was passiert ist.

Ich arbeite aus einem Co-Working Space heraus und habe den schönsten Meeting-Raum für den Tag der Umsatzsteuersonderprüfung reserviert und mir den Tag frei gehalten um vollen Fokus zu haben.

Am Tag der Prüfung waren die Steuerprüfer pünktlich um 9 da und wir sind non-stop bis 15:00 Uhr alle internen Prozesse von Paperlike durchgegangen. Mein Steuerberater Christian Deák war in der Zeit telefonisch für die Prüferin zu erreichen und hat sich um alle Fragen gekümmert, die ich in dem Moment nicht beantworten konnte.

Die Steuerprüfung hat eine Stunde gebraucht um generell zu verstehen, dass Paperlike ein tatsächliches Produkt ist.

Die Steuerprüfer hatten auch ihre Hausaufgaben gemacht bevor sie kamen. Sie hatten von meinem Steuerberater alle nötige Daten aus Datev zur Verfügung gestellt bekommen und hatten ein paar spezifische Fragen bez. spezielle Bestellungen ins Ausland mit einem Wert von über 1000€ im Fokus- dafür braucht man eine Ausfuhranmeldung. Dabei haben wir rausgefunden dass diese Umsätze tägliche Sammelbuchungen (kleinerer Beträge) waren. In Taxdoo konnte ich die Unterlagen finden, wo alle die einzelnen Buchungen hinterlegt sind, die hinter der Sammelbuchungen stehen.

Während des gesamten Prozesses wurde der Steuerprüferin klar, dass wir eine Verfahrensdokumentation brauchen, da die internen Prozesse in einer angemessenen Zeit einem Steuerprüfer erklärt werden müssen.
Ich war am Limit. Sie hat mir dabei erklärt, dass wenn das Finanzamt empfindet, dass die Prozesse der Firma undurchblickbar sind, dann wird die Beweislast auf die Firma übergeben – also dann muss die Firma beweisen dass sie nichts falsch getan hat und das Finanzamt muss nichts mehr tun. Wenn die Firma mit den eigenen Beweise nicht weiterkommt, dann macht der Finanzamt eine Schätzung.

Zum Glück ist alles bei Paperlike digital und durch alle Tools nachvollziehbar.
Mit Geduld findet man alle Verknüpfungen und die Logik aller Buchungen.
Allerdings war mir am Anfang der Steuerprüfung nicht jede Verknüpfung wirklich klar.
Zum Glück sitze ich – im Gebäude – direkt neben Taxdoo, die mich dann schnell unterstützen konnten und habe einen Steuerberater, der sich mit der Welt der Onlinehändler auskennt.
Hier konnten viele Fragen der Prüfer schon beantwortet werden, bevor sie anfangen mussten zu suchen!

Ich bin in Guatemala aufgewachsen und bin sehr dankbar, dass wir überhaupt etwas zurückbekommen haben. Das Finanzamt hat meine Beweise und Erklärungen ausreichend gut für eine Rückerstattung befunden.
In Guatemala kriegt man nichts zurück, egal wie klar der Fehler war.

Am Ende der Steuerprüfung waren die Steuerprüfer von Paperlike begeistert und haben mir sogar mehrere gute Tipps gegeben im Bereich Pricing, internes controlling und generelle Weiterentwicklung der Firma.
Dafür bin ich auch sehr dankbar.

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Wir haben mit Dr. Roger Gothmann von Taxdoo über die generellen Probleme der Onlinehändler gesprochen und dies in einem Podcast, der auch auf Youtube zu sehen ist, zusammengefasst.

Viel Spaß beim Abschauen / Anhören

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