In voller Höhe können die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer abgesetzt werden, wenn sich der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit dort befindet. Wenn sich die berufliche Tätigkeit prinzipiell auch am Arbeitsplatz des Arbeitgebers ausüben lässt, können die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer nicht abgesetzt werden.

Bestimmte Berufsgruppen, wie z.B. Lehrer oder Außendienstmitarbeiter, deren Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit nicht im häuslichen Arbeitszimmer liegt, können dennoch Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bis zu einem Höchstbetrag von 1.250,00 € steuerlich geltend machen. Das setzt voraus, dass bestimmte berufliche Tätigkeiten (z.B. Unterrichtsvorbereitung, Konzipieren von Verträgen) nur dort ausgeübt werden können.

Das häusliche Arbeitszimmer muss ein eigens abgetrennter Raum in einer Wohnung oder einem Haus sein, der ausschließlich oder nahezu ausschließlich für betriebliche/berufliche Zwecke genutzt wird, der in die häusliche Sphäre eingebunden ist und hauptsächlich der Erledigung gedanklicher, schriftlicher und verwaltungstechnischer Arbeiten dient.

Ist der Ansatz mehrerer Räume als häusliches Arbeitszimmer geplant, so ist jeder einzelne Raum gesondert als Arbeitszimmer zu qualifizieren, sprich es muss ggf. für jeden einzelnen Raum eine Erklärung erfolgen, wenn diese Räume nicht eine funktionale Einheit bilden. Angefallene Aufwendungen können entweder als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Der Höchstbetrag von 1.250,00 € ist kein Pauschbetrag, sprich Aufwendungen müssen nachgewiesen sein. Ebenso handelt es sich bei dem Höchstbetrag nicht um einen objektbezogenen, sondern um einen subjektbezogenen Höchstbetrag. Das heißt, dass ein häusliches Arbeitszimmer bei mehreren Personen (beiden Ehegatten) steuerliche Berücksichtigung finden kann (BMF vom 6.10.2017, BStBl I 2017, 1320, Rz. 1 und 21). Es ist jedoch für jede einzelne Person zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die steuerliche Berücksichtigung vorliegen. Der Höchstbetrag kann auch nicht für mehrere Einkunftsarten ausgeschöpft werden. Werden in dem häuslichen Arbeitszimmer mehrere Einkunftsarten bedient, so ist die steuerliche Berücksichtigung nach sinnvollen Maßstäben auf die Einkunftsarten zu verteilen. Zu beachten ist jedoch, dass bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, Rechten (Leibrenten und Betriebsrenten) und Einkünften aus Kapitalvermögen, nur der begrenzte Werbungskostenabzug möglich ist. Während einer Ausbildung kann das häusliche Arbeitszimmer, unter den üblichen Bedingungen, nur im Rahmen des Sonderausgabenabzugs geltend gemacht werden. Für Fortbildungszwecke kann das häusliche Arbeitszimmer nur Berücksichtigung finden, wenn die Fortbildung ausdrücklich nicht am dienstlichen Arbeitsplatz erfolgen darf/kann.

Fallen Räume der eigenen Wohnung in den Bereich „Betriebsstätte“, so gilt die Abzugsbeschränkung des § 4 V S. 1 Nr. 6b EStG nicht. Darunter fallen vornämlich Räume, die als Betriebsraum, Lagerraum oder Ausstellungsraum genutzt werden. Hier sei insbesondere auf das häusliche Büro hingewiesen, dass einem nicht unwesentlichen Publikumsverkehr unterliegt. Dieses Büro ist dann als häusliche Betriebsstätte abzugsfähig. Die Bewertung, ob eine häusliche Betriebsstätte vorliegt, unterliegt regelmäßig einer Einzelfallbetrachtung. Anhaltspunkte für die Entscheidungsfindung sind unter anderem die räumliche Nähe zu den privaten Wohnräumen des Steuerpflichtigen, die Beschäftigung von fremdem Personal sowie die Dauer und Intensität des Publikumsverkehrs.

Neben der häuslichen Sphäre, liegt ein Schwerpunkt der Bewertung als häusliches Arbeitszimmer, ob dieses Arbeitszimmer auch den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Ausschlaggebend dafür ist nicht die zeitliche Komponente, die Finanzverwaltung stellt vielmehr darauf ab, ob im Arbeitszimmer diejenigen Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für den konkret ausgeübten Beruf wesentlich und prägend sind.

Selbst wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, kann eine Berücksichtigung des häuslichen Arbeitszimmers nur dann erfolgen, wenn für die betriebliche oder berufliche Nutzung kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sprich keine Räumlichkeiten beim Arbeitgeber zur Verfügung stehen.

Werden mehrere Tätigkeiten aus dem häuslichen Arbeitszimmer bedient, so ist der Mittelpunkt anhand einer Gesamtbetrachtung aller von ihm ausgeübten Tätigkeiten zu bestimmen. Eine Einzelbetrachtung und ggf. eine Zuordnung zu den jeweiligen Tätigkeiten besteht nicht, es geht vielmehr darum, alle Tätigkeiten in ihrer Gesamtheit zu erfassen.

Sollte das eigene häusliche Arbeitszimmer die genannten Voraussetzungen nicht erfüllen, bleibt die Möglichkeit des begrenzten Abzuges in Höhe von 1.250 €.

Voraussetzung hier ist, dass für die betriebliche oder für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Als „anderer Arbeitsplatz“ gilt, jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Er muss für den Steuerpflichtigen für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit zur Verfügung stehen, dass heißt er muss für den konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich nutzbar sein.

Letztendlich muss das häusliche Arbeitszimmer auch tatsächlich erforderlich sein (BFH vom 08.03.2017, I R 52/14). Erforderlich ist das häusliche Arbeitszimmer, wenn der Steuerpflichtige vom Arbeitgeber keinen für die bestimmten, zu erbringenden und abgrenzbaren Tätigkeiten erforderlichen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt bekommt. Subjektive Kriterien, wie persönliche Arbeitsweise, Ansichten und Vorlieben, Gesundheitszustand oder familiäre Situation sind unerheblich.

Sollten die Voraussetzungen eines Werbungskostenabzugs vorliegen, stellt sich die Frage, was alles überhaupt anzusetzen ist. Hier ist vor allem die auf das Arbeitszimmer entfallende Miete zu nennen. Sollte sich das häusliche Arbeitszimmer innerhalb des im eigenen Eigentum stehenden Haus befinden, sind anteilig die Gebäude-AfA, die Absetzungen für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung und Sonderabschreibungen anzusetzen. Auch die Schuldzinsen für Kredite, die zur Anschaffung, Herstellung oder Reparatur des Gebäudes verwendet worden sind, sind anteilig anzusetzen. Ebenso sind unabhängig von den Eigentumsverhältnissen auch die Kosten für Wasser und Energie anzusetzen. Weitere Kosten (nicht abschließend) sind exemplarisch: Reinigungskosten, Grundsteuer, Müllabfuhrgebühren, Schornsteinfegergebühren, Gebäudeversicherungen, Renovierungskosten sowie die zum Arbeiten notwendige Ausstattung. Luxusgegenstände gehören regelmäßig nicht dazu.

Alle anfallenden Kosten sind anteilig auf die Fläche des Arbeitszimmers zu verteilen. Hier reicht ein einfacher Dreisatz: Größe des Arbeitszimmers geteilt durch die Gesamtfläche in %.

Das häusliche Arbeitszimmer stellt stets notwendiges Betriebsvermögen dar. Ausnahme dazu bilden die Grenzen des § 8 EStDV. Das hat zur Folge, dass beim Verkauf des eigentlich zu Wohnzwecken genutzte Objekts, für den Anteil des häuslichen Arbeitszimmers ein Veräußerungsgewinn anfällt. Jedoch hat das FG Köln entschieden, dass der auf das häusliche Arbeitszimmer eines privat genutzten Eigenheims entfallende Veräußerungsgewinn nicht zu Einkünften aus privaten Veräußerungsgeschäften führt, wenn eine weit überwiegende Eigennutzung der Wohnung im Übrigen vorliegt (FG Köln vom 20.03.2018, 8 K 1160/15).

Auch umsatzsteuerlich kann das Arbeitszimmer Auswirkungen haben. Eine Begrenzung des Vorsteuerabzuges oder eine Begrenzung des Vorsteuerabzugs auf den Abzugsbetrag im von Sinne von § 4 V S. 1 Nr. 6b EStG gibt es nicht. Die ertragssteuerrechtliche Behandlung des häuslichen Arbeitszimmers als Betriebsausgabe oder Werbungskosten ist umsatzsteuerrechtlich ohne Bedeutung. Für die umsatzsteuerrechtliche Betrachtung ist von Bedeutung, ob der betreffende Raum unternehmerisch genutzt wird, der Raum Unternehmensvermögen darstellt und ob die mit dem Raum im Zusammenhang stehenden Vorsteuerbeträge nach § 15 UStG abzugsfähig sind.

Wird das häusliche Arbeitszimmer zur Erzielung unterschiedlicher Einkünfte genutzt, so erfolgt eine Quotierung der Einkünfte. Der Anteil der unternehmerischen Nutzung muss jedoch über 10% der bezogen auf Nutzung und Gesamtfläche betragen, sonst greift das Vorsteuerabzugsverbot des § 15 II S. 2 UStG. Wird diese Grenze überschritten, ist ein Vorsteuerabzug in Höhe des prozentualen Anteils vorzunehmen. Um dies zu verdeutlichen, schauen wir auf die folgenden Beispiele:

Beispiel:

Gegeben ist ein Einfamilienhaus mit 150 m² Gesamtfläche. Das Arbeitszimmer hat eine Fläche von 20 m². Die nichtselbständige Tätigkeit beträgt 40 % und 60 % für eine unternehmerische Tätigkeit.

Der Anteil des Arbeitszimmers von der Gesamtwohnfläche beträgt 13,34 % (20 qm / 150 qm × 100 %). Davon ist nun der unternehmerisch genutzte Anteil zu bestimmen. Dieser beträgt 8,0 % (60 % von 13,34 %). Der unternehmerisch genutzte Teil liegt unter o. g.10 %- Grenze des § 15 I S. 2 UStG. Ein Vorsteuerabzug kann demnach nicht erfolgen.

Gehen wir von einem gleichgelagerten Sachverhalt aus, mit der Änderung, dass das Verhältnis zwischen nichtselbstständiger und unternehmerischer Tätigkeit bei 20 % zu 80 % liegt. Hier liegt ein unternehmerischer Nutzen in Höhe von 10,67 % vor. Wieder beträgt der Anteil des Arbeitszimmers von der Gesamtfläche 13,34 %. Diese ist auf den 80 %igen Teil der unternehmerischen Tätigkeit umzulegen, sodass wir auf eine unternehmerische Nutzung von 10,67 % kommen. Die in den Aufwendungen angefallene Vorsteuer ist in diesem Beispiel in Höhe von 10,67 % abziehbar.

Ähnlich sieht es bei der Errichtung eines Wohnhauses aus. Wenn im Zeitpunkt der Errichtung eine unternehmerische Mindestnutzung von 10 % vorgesehen ist.