Wann ist ein Jahresabschluss aufzustellen und welche Fristen müssen GmbH und UG beachten?

Egal welche Rechtsform Selbständige oder Unternehmer gewählt haben: einmal im Jahr müssen sie Rechenschaft über den Erfolg des abgelaufenen Geschäftsjahres ablegen, für sich selbst, die Gesellschafter und zur Ermittlung der Steuerlast.

Grundsätzlich gibt es zwei Formen, mit denen der Jahresabschluss aufgestellt werden kann: die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Jahresabschluss nach Handels- und Steuerrecht. Welche Form gewählt wird, hängt u.a. von Faktoren wie der Rechtsform des Unternehmens oder bestimmten Schwellen beim Jahresumsatz und -gewinn ab.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wann Jahresabschlüsse aufzustellen sind, welche Fristen eingehalten werden müssen und was bei der Aufstellung von Abschlüssen außerdem noch zu beachten ist.

Grundsätzlich sind alle Kaufleute verpflichtet, zu Beginn eines Handelsgewerbes sowie für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen „das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen“ (§ 242 Abs. 1 HGB). Außerdem müssen zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres die Aufwendungen und Erträge gegenübergestellt werden (§ 242 Abs. 2 HGB). Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bilden zusammen den Jahresabschluss (§ 242 Abs. 3 HGB).

Von der Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses befreit sind Einzelkaufleute, deren Jahresumsatz an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen unter 600.000 € und deren Jahresgewinn unter 60.000 € liegt (vgl. § 241a HGB).

Neben dem handelsrechtlichen Jahresabschluss, der auf dem Handelsgesetzbuch basiert (sogenannte Handelsbilanz) und der Schwerpunkt dieses Beitrages ist, gibt es noch einen steuerlichen Jahresabschluss (Steuerbilanz). Im Unterschied zur Handelsbilanz, mit der Rechenschaft über die wirtschaftliche Lage sowie die finanzielle Situation des abgelaufenen Geschäftsjahres abgelegt werden soll, basiert die Steuerbilanz auf geltendem Steuerrecht und dient dem Zweck der Steuerermittlung.

Wenn Sie Ihren Jahresabschluss von einer Steuerberatung erstellen lassen, müssen Sie die Unterschiede zwischen handelsrechtlichem und steuerrechtlichem Jahresabschluss nicht kennen, da dies Ihre Steuerberatung bereits für Sie erledigt.

Der Umfang des Jahresabschlusses sowie dessen Bestandteile hängen von der Unternehmensgröße ab, die sich nach § 267 HGB in die folgenden drei Größenklassen einteilen lässt:

Tabelle 1: Einteilung der Unternehmen in Größenklassen nach § 267 HGB

Zur Eingliederung in eine der vorgenannten Kategorien dürfen mindestens zwei der drei Merkmale nicht überschritten werden.

Je nach Größe der Kapitalgesellschaft variieren die Fristen, bis zu denen der Abschluss nach dem Bilanzstichtag zu erstellen, zu prüfen und festzustellen ist sowie auch der Umfang und die Bestandteile des Jahresabschlusses.

Grundsätzlich muss ein Jahresabschluss von den gesetzlichen Vertretern einer Kapitalgesellschaft in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr aufgestellt werden (§ 264 Abs. 1 HGB). 

Etwas mehr Spielraum räumt der Gesetzgeber kleinen Kapitalgesellschaften ein: sie dürfen den Jahresabschluss später aufstellen, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, spätestens aber bis 6 Monate nach Ende des Geschäftsjahres.

Wie eingangs bereits festgestellt, legt ein Unternehmen mit dem Jahresabschluss Rechenschaft über die wirtschaftliche Lage sowie die finanzielle Situation des abgelaufenen Geschäftsjahres ab. Empfänger dieser Informationen sind einerseits Gesellschafter, Geschäftspartner oder Gläubiger eines Unternehmens (Handelsbilanz), zum anderen sind die Informationen auch Basis zur Ermittlung der Steuerlast durch die Finanzbehörden (Steuerbilanz).

Damit sich die Empfänger des Jahresabschlusses auf die Richtigkeit der darin gemachten Angaben verlassen können, wird dieser durch einen unabhängigen Dritten geprüft, z.B. durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (WP) oder einen vereidigten Buchprüfer bzw. eine vereidigte Buchprüferin (vBP). Auch hier variiert die Prüfungspflicht in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße. Während sie bei kleinen Kapitalgesellschaften entfällt, muss der Abschluss einer mittelgroßen Gesellschaft von einem WP oder vBP und der von einer großen Kapitalgesellschaft von einem WP geprüft werden.

Der Jahresabschluss muss durch die Gesellschafter der Kapitalgesellschaft festgestellt und genehmigt werden (§ 42a GmbHG) und ist diesen deshalb unverzüglich nach Aufstellung vorzulegen.  Muss der Jahresabschluss noch durch einen WP oder vBP geprüft werden, müssen die gesetzlichen Vertreter ihn zusammen mit dem Prüfbericht den Gesellschaftern unverzüglich nach Eingang des Prüfberichtes vorlegen.

Basierend auf der im vorherigen Punkt festgestellten Pflicht zur Prüfung des Jahresabschlusses ist der Jahresabschluss einer kleinen Kapitalgesellschaft spätestens 11 Monate nach Ende des Geschäftsjahres durch die Gesellschafter festzustellen, bei einer mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaft bis spätestens 8 Monate nach Feststellung.

Nach Erstellung, Prüfung und Feststellung des Jahresabschlusses muss dieser noch offengelegt, d.h. im elektronischen Bundesanzeiger und im Unternehmensregister veröffentlicht werden. Die Publizitätspflicht ist in § 325 HGB geregelt und hängt in ihrer Form und dem Umfang ebenfalls von der Größe der Kapitalgesellschaft ab. 

Während kleine Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss nur hinterlegen müssen, ein Einblick über das Unternehmensregister öffentlich nicht möglich ist, haben mittelgroße und große Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss offenzulegen, damit ist er öffentlich einsehbar. 

Für alle Unternehmensgrößen gilt dagegen, dass die Frist zur Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger unverzüglich nach Vorlage an die Gesellschafter, spätestens aber nach 12 Monaten erfolgen muss.

Die nachfolgende Tabelle fasst noch einmal kompakt alle wichtigen Fristen auf einen Blick zusammen:

Tabelle 2: Fristenübersicht nach Größenklassen

In seiner einfachsten Form besteht der Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die Ergebnis der unterjährigen doppelten Buchhaltung des Unternehmens sind. Je größer die Kapitalgesellschaft, desto umfangreicher werden die Anforderungen an den Jahresabschluss und die Bestandteile, die zusätzlich erstellt werden müssen. 

Während beispielsweise bei kleinen Kapitalgesellschaften der Jahresabschluss nur die Erstellung einer Bilanz erfordert, umfasst der Jahresabschluss einer großen Kapitalgesellschaft u.a. auch einen Lagebericht, Anhang, eine Kapitalflussrechnung oder einen Eigenkapitalspiegel. 

Die folgende Übersicht gibt einen kurzen Überblick, welche Bestandteile in Abhängigkeit von der Größe eines Unternehmens erstellt werden müssen:

Tabelle 3: Bestandteile des Jahresabschlusses nach Größenklassen

Verantwortlich für die Erstellung des Jahresabschlusses inkl. aller – je nach Unternehmensgröße notwendigen – Bestandteile sind grundsätzlich die gesetzlichen Vertreter der Kapitalgesellschaft. 

In einer GmbH oder UG sind das die Geschäftsführer, die neben der Aufstellung des Jahresabschlusses diesen auch fristgerecht offenlegen müssen. Aufgrund der Komplexität und des Umfangs der unterjährigen Geschäftsvorfälle erfolgt die Erstellung von Jahresabschlüssen in der Regel durch eine Steuerberatung, unterstützt von einer Buchhaltungssoftware. Eine Steuerberatung hilft Ihnen darüber hinaus aber auch bei der Kommunikation mit Finanzbehörden oder der Klärung komplexer Sachverhalte. 

Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrer Buchführung oder der Aufstellung von Jahresabschlüssen? Dann sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gern!

Unternehmen müssen bei der Aufstellung des Jahresabschlusses verschiedene Fristen einhalten, die abhängig von der Größe des Unternehmens sind. Gleiches gilt auch für die für Bestandteile des Jahresabschlusses, die ebenfalls mit der Unternehmensgröße wachsen.

Um sowohl bei der ordnungsgemäßen als auch fristgerechten Erstellung des Jahresabschluss Fehler hinsichtlich geltender Gesetze, Richtlinien sowie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung von Anfang an zu vermeiden, sollten Unternehmen nicht nur bei der Aufstellung die Hilfe einer Steuerberatung in Anspruch nehmen, sondern bereits bei der Durchführung der unterjährigen doppelten Buchführung.