Der richtige Umsatzsteuersatz für Versandkosten und Verpackung: Das müssen Sie bei der Berechnung beachten

Wenn Onlinehändler Produkte über das Internet verkaufen, fallen in der Regel auch Versandkosten an. Bei größeren Bestellungen entstehen darüber hinaus oft noch Verpackungskosten, zusammen auch als Nebenleistungen bezeichnet. Während für die verkauften Waren schnell geklärt ist, ob diese mit 7 % oder 19 % Umsatzsteuer zu versteuern sind, ist das bei den Verpackungs- und Versandkosten nicht ganz so einfach. Vor allem dann nicht, wenn eine Bestellung aus mehreren Produkten mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen besteht. 

Im folgenden Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie bei Bestellungen den richtigen Umsatzsteuersatz für Versand- und Verpackungskosten ermitteln, zeigen Ihnen anhand von Beispielen, was Sie bei gemischten Warenkörben beachten müssen und was beim Versand ins Ausland gilt.

Grundsätzlich gilt: Verkauft ein Onlinehändler im Inland ein Produkt an einen Endverbraucher, dann ist das Produkt mit 19 % oder dem ermäßigten Steuersatz von 7 % zu versteuern. Welcher UST-Satz genau anzusetzen ist, regelt §12 Umsatzsteuergesetz.

Aber nicht nur auf das Hauptprodukt wird Umsatzsteuer fällig, sondern auch auf die für den Versand anfallenden Nebenleistungen wie Versand und Verpackung. Grundsätzlich gibt die Hauptleistung vor, welchem Umsatzsteuersatz die (unselbstständige) Nebenleistung unterliegt.

Sehr einfach ist die Lage, wenn die gesamte Lieferung aus Produkten besteht, die dem gleichen Umsatzsteuersatz unterliegen. In diesem Fall gilt das Prinzip:

• Die Hauptleistung bestimmt den Umsatzsteuersatz der Nebenleistung

Verkauft ein Onlinehändler beispielsweise Schuhe an einen Kunden, dann wird die Leistung „Lieferung der Schuhe“ mit dem Umsatzsteuersatz von 19 % besteuert. Die damit verbundene Versand-Dienstleistung unterliegt damit dem gleichen Steuersatz, da sie von der Höhe der Mehrwertsteuer des bestellten Produktes (hier der Schuhe) abhängt. 

Handelt es sich entsprechend beim Verkauf um ein Produkt, für das der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % fällig wird (z.B. ein Buch), dann gilt dieser Steuersatz auch für die Verpackungs- und Versandkosten.

Etwas komplizierter wird die Berechnung dagegen bei einem gemischten Warenkorb, d.h. es werden mehrere Produkte erworben, die unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen. 

Kauft beispielsweise ein Kunde bei einem Onlinehändler wie Amazon eine DVD und ein Buch, dann gilt für die DVD der Umsatzsteuersatz von 19 %, für das Buch dagegen der reduzierte Steuersatz von 7 %. Es werden also drei voneinander unabhängige Leistungen erbracht:

• Verkauf der DVD zum UST-Satz von 19 %,
• Verkauf des Buches zum UST-Satz von 7 % und
• Nebenleistung Versand.

In solchen Fällen muss die Umsatzsteuer auf die Nebenleistungen anteilig im Verhältnis zu den Netto-Entgelten der verkauften Produkte berechnet werden. 

Beispiel

Kostet im Beispiel die DVD 10 Euro netto und das Buch 5 Euro netto, dann liegt der Netto-Gesamtpreis der Bestellung bei 15 Euro. Die Kosten für Verpackung und Versand des Pakets betragen netto 5 Euro.

Das anteilige Verhältnis sieht damit wie folgt aus:

• Verkauf DVD: 2/3 des Gesamtpreises
• Verkauf Buch: 1/3 des Gesamtpreises

In diesem Verhältnis werden nun auch die Versandkosten von 5 Euro aufgeteilt, d.h. 

• auf die DVD entfallen netto 3,33 Euro Versandkosten,
• auf das Buch entfallen netto 1,67 Euro Versandkosten

und diese sind zum Steuersatz der verbundenen Hauptleistung zu besteuern, also:

• 19 % auf 3,33 Euro und
• 7 % auf 1,67 Euro.

Bereits an diesem einfachen Beispiel können Sie erkennen, wie wichtig für Onlinehändler, die häufiger Lieferungen mit einem gemischten Warenkorb an Kunden versenden, die Wahl des richtigen Buchhaltungssystems ist. Das neben einer automatisierten Datenübernahme aus angeschlossenen ERP- und Warenwirtschaftssystemen auch die Berechnung der anteiligen Umsatzsteuer auf Versandkosten automatisch durchführen kann.

Versandkostenfreie Lieferung

Da die Versandkosten eine große Rolle bei der Kundengewinnung, werben Onlinehändler häufig mit einer „versandkostenfreien Lieferung“, um sich dadurch von der Konkurrenz abzuheben. Natürlich ist auch in diesen Fällen die Lieferung für den Kunden nicht kostenlos, die Nebenleistungen werden nur bereits vorab bei der Preiskalkulation anteilig auf die Produktkosten aufgeschlagen.

Der Kunde bekommt dadurch den Eindruck, dass er die Waren verpackungs- und versandkostenfrei bezieht. Der Onlinehändler wiederum muss keine Umsatzsteuer auf Nebenleistungen erheben.

Berechnung einer Versandkostenpauschale

Gängige Praxis bei Onlinehändlern ist die Berechnung von pauschalen Versandkosten, meist gestaffelt in Abhängigkeit von der Höhe des Warenkorbes. Diese Pauschale (z.B. 4,95 Euro bis zu einem Mindestbestellwert von 100 Euro, danach 2,95 Euro bis zum Mindestbestellwert von 200 Euro) gilt dann für alle Pakete in dieser Kategorie, unabhängig von Größe und Gewicht.

Auch für die Versandkostenpauschale gilt beim Onlinehändler aber die Pflicht, die Kosten als unselbstständige Nebenleistung anteilig auf die jeweiligen Umsatzsteuersätze aufzuteilen.

Verkaufen Onlinehändler Produkte ins EU-Ausland, muss zuallererst unterschieden werden, ob der Versand an Endverbraucher (B2C) oder an Unternehmen (B2B) erfolgt.

Ist der Kunde ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, muss keine Umsatzsteuer berechnet werden, d.h. auch eine Berechnung von anteiligen Versandkosten entfällt. Voraussetzung für dieses Verfahren ist allerdings, dass der Käufer ein gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat.

Handelt es sich beim Kunden um einen Privatkunden im EU-Ausland, dann fällt der reguläre Umsatzsteuersatz an. Beim Versand an Kunden im Nicht-EU-Ausland entfällt die Berechnung der Umsatzsteuer komplett.

• Tipp: Alles Wichtige zur Berechnung der Umsatzsteuer bei Lieferungen ins EU-Ausland, dem Bestimmungslandprinzip und der Einführung des OSS-Verfahrens als zentrale Anlaufstelle zur Deklarierung angefallener Umsatzsteuer können Sie hier nochmal nachlesen.

Onlinehändler, die regelmäßig viele Pakete mit gemischten Warenkörben verschicken, sollten sich intensiv mit der Suche nach einem passenden Buchhaltungssystem befassen. Neben einer automatischen Datenübernahme aus vorgelagerten ERP- und Shopsystemen sollte die Software auch eine automatische Berechnung des richtigen Umsatzsteuersatzes auf Verpackungs- und Versandkosten gewährleisten.

Das spart Ihnen nicht nur Zeit und Geld, sondern stellt auch sicher, dass die Berechnung entsprechend dem Umsatzsteuerrecht erfolgt. Eine wichtige Voraussetzung, damit Sie entspannt der nächsten Steuerprüfung entgegensehen können. 

Wenn Sie Hilfe bei der Wahl des für Sie passenden Buchhaltungssystems benötigen, dann sprechen Sie uns an. Als vollständig digitalisierte Online-Steuerberatungskanzlei sind wir Partner zahlreicher führender Anbieter von Buchhaltungssoftware und finden gemeinsam die für Sie geeignete Lösung.