Der Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice: Was Onlinehändler bei der Nutzung unbedingt beachten müssen

Amazon als Marktplatz hat sich für viele Onlinehändler zu einem wichtigen, wenn nicht sogar dem wichtigsten Absatzkanal für die angebotenen Produkte entwickelt; oft sogar noch vor dem eigenen Online-Shop.

Den gestiegenen Anforderungen der Kunden versucht Amazon gerecht zu werden, indem immer mehr Prozesse automatisiert und digitalisiert werden. Für seine Business-Kunden hat Amazon deshalb den Umsatzsteuer-Berechnungsservice bzw. kurz VCS (steht für Amazon VAT Calculation Service) eingeführt, mit dem die Rechnungsstellung für Geschäftskunden (B2B) automatisiert und die Umsatzsteuerberechnung erheblich vereinfacht werden soll. 

Neben vielen positiven Kommentaren zu den Vorteilen und Erleichterungen, die der Service Onlinehändlern bietet, gab es aber auch einiges an Kritik, vor allem Schwächen im Bereich der Gültigkeit bzw. Richtigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei grenzüberschreitenden Lieferungen werden  häufig genannt.

Trotzdem werden Onlinehändler, die auf Amazon Produkte an Geschäftskunden verkaufen wollen, um die von Amazon empfohlene Nutzung nicht herumkommen, ein sanfter Druck seitens des Versandhandels-Riesen ist schon länger spürbar. Deshalb erklären wir Ihnen in diesem Beitrag, was die Vor- und Nachteile des Umsatzsteuer-Berechnungsservice sind, wie Sie sich anmelden können und warum der Einsatz eines professionellen Buchhaltungssystem wichtig ist.

Vor Einführung des VCS war es gängige Praxis, dass Geschäftskunden für Produkte, die sie über den Amazon-Marktplatz gekauft haben (B2B), beim Verkäufer die zugehörige Rechnung anfordern mussten. Nicht selten führte das dazu, dass Rechnungen nicht oder nur mit großem Aufwand beschafft werden konnten, die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen wurde oder Rechnungen nicht die gesetzlichen Pflichtangaben enthielten und das sowohl in der Buchhaltung als auch bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung zu Problemen führte.

Diese Probleme will Amazon mit dem Umsatzsteuer-Berechnungsservice beseitigen. Denn beim VCS wird für jede Transaktion auf dem Amazon Business-Marktplatz innerhalb der EU automatisch eine Rechnung erstellt und darauf die entfallende Umsatzsteuer berechnet.

Der Umsatzsteuer-Berechnungsservice ermöglicht es Amazon Business-Kunden, ihren Geschäftskunden Rechnungen mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer bereitzustellen. Für jede B2B-Transaktion wird dazu eine separate Rechnung erstellt und die darauf entfallende Umsatzsteuer berechnet. 

Bei B2B-Transaktionen ergeben sich für Verkäufer und Käufer außerdem die folgenden Vorteile:

• Automatisierte Berechnung und Anzeige von Nettopreisen für verifizierte Amazon Business-Kunden
• Automatische Erstellung und Übermittlung von Umsatzsteuer-Rechnungen im Namen des Onlinehändlers für alle Amazon-Bestellungen
• Geschäftskunden können über ihr Amazon-Account direkt auf ihre Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer zugreifen. Es entfällt der früher übliche E-Mail-Verkehr, mit dem Käufer oft Rechnungen nachträglich beim Verkäufer anfordern mussten
• Beim Verkäufer reduziert das den Aufwand für rechnungsbezogene Kundenkontakte
• Der Verkäufer erhöht die Sichtbarkeit seiner Angebote in der Produktsuche, dadurch steigen die Chancen auf das Einkaufswagenfeld
• Die Anzeige des sogenannten „Business-Verkäufer-Badge“ erhöht das Vertrauen potenzieller Käufer in das Angebot teilnehmender Onlinehändler

Die Produkte selbst werden vom Onlinehändler – wie bislang üblich – ganz normal auf dem Amazon-Marktplatz eingestellt. Geschäftskunden, die ebenfalls Amazon Business nutzen, bekommen die Produkte mit ihrem Nettopreis angezeigt. 

Um teilnehmen zu können, müssen Onlinehändler die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

Um am VCS teilnehmen zu können, müssen Amazon Business-Kunden mindestens die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Sie müssen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) aus einem der teilnehmenden EU-Mitgliedsstaaten besitzen (in der Regel in dem Land, in dem sich der Unternehmenssitz befindet).
• Zusätzlich benötigen sie eine gültige USt-ID für den EU-Mitgliedsstaat, aus dem der Versand erfolgt.
• Für jeden EU-Mitgliedsstaat, in dem das Amazon-FBA-Agreement einen Lagerbestand erlaubt (Land, CEE PAN-EU), muss der Onlinehändler ebenfalls eine USt-ID besitzen.
• Der Teilnehmer muss eine Standard-Versandadresse in dem EU-Mitgliedsstaat haben, von dem aus der Versand der Produkte erfolgt.

Neben den weiter oben beschriebenen, offensichtlichen Vorteilen wird aber auch immer wieder Kritik am Umsatzsteuer-Berechnungsservice von Amazon laut.

Fehlende Kontrollen

Auch wenn Amazon für seine am Umsatzsteuer-Berechnungsservice teilnehmenden Business-Kunden die Rechnungsstellung und Umsatzsteuerberechnung übernimmt, die Verantwortung für die korrekte Berechnung und Meldung gegenüber dem Finanzamt liegt einzig und allein beim Unternehmer selbst. 

Am VCS teilnehmende Onlinehändler sollten deshalb zum einen den Prozess verstehen, mit dem Amazon die Umsatzsteuer ermittelt und zum anderen Kontrollen implementieren, um die Richtigkeit zu überwachen. Eine Möglichkeit ist beispielsweise der Einsatz einer professionellen Buchhaltungssoftware, die unabhängig von Amazon die Rechnungsstellung und Umsatzsteuerberechnung übernimmt und mit den aus Amazon importierten Rechnungen vergleicht.  

Fehlerhafte Berechnung von Steuersätzen

Durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware erkennen Onlinehändler außerdem sofort, wenn Amazon VCS falsche Steuersätze zur Berechnung der Umsatzsteuer verwendet. Besonders bei Lieferungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten mit variierenden Umsatzsteuersätzen für gleiche Produkte wird häufiger von diesem Problem berichtet. Denn auch hier gilt: für den Fehler ist der Onlinehändler verantwortlich, weshalb er Verkäufe über Amazon sowie deren umsatzsteuerliche Korrektheit überprüfen sollte.

Keine Überprüfung von USt-IDs durch Amazon

Eine oft diskutierte Schwachstelle im System ist die fehlende Überprüfung der von Käufern hinterlegten Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Das ist jedoch eine wichtige Voraussetzung, damit Transaktionen als innergemeinschaftliche Verbringungen deklariert werden können und somit steuerfrei bleiben. Geprüft wird von Amazon weder die Gültigkeit noch die Richtigkeit der hinterlegten USt-IDs. 

Für Onlinehändler besteht das nicht unerhebliche Risiko, dass der Verkauf nicht die Anforderungen an eine innergemeinschaftliche Lieferung erfüllt und deshalb wie ein Verkauf an Endkunden innerhalb eines EU-Mitgliedsstaates (B2C) eingestuft wird. Als Konsequenz droht dem Onlinehändler bei einer Betriebsprüfung eine entsprechende Nachzahlungsforderung durch das Finanzamt, da die Lieferung der Umsatzsteuer unterlegen hat.

Glaubt man unabhängigen Quellen, sind bis zu fünf Prozent der bei Amazon hinterlegten US-IDs ungültig. Auch hier kann Ihnen eine professionelle Buchhaltungssoftware helfen, denn viele am Markt verfügbare Programme prüfen die Richtigkeit und Gültigkeit hinterlegter USt-IDs standardmäßig.

Wenn Sie Hilfe bei der Wahl eines passenden Buchhaltungssystems benötigen, dann sprechen Sie uns an. Als vollständig digitalisierte Online-Steuerberatungskanzlei sind wir Partner zahlreicher führender Anbieter von Buchhaltungssoftware und finden gemeinsam die für Sie geeignete Lösung.

Den Service können Onlinehändler in ihrem Verkäuferkonto mit wenigen Klicks aktivieren. 

• Melden Sie sich in Ihrem „seller central“-Verkäuferkonto an und wählen Sie unter „Einstellungen“ den Punkt „Informationen zum Verkäuferkonto“ aus
• Danach wählen Sie „Einstellungen zur Umsatzsteuerberechnung“ und starten den 3-stufigen Anmeldeprozess
• Schritt 1: Wählen Sie „Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinzufügen“ und fügen Sie für jedes Land, in dem Ihr Unternehmen registriert ist, die jeweilige USt-ID und die zugehörige Adresse ein und bestätigen die Eingabe mit „USt-IDNr. hinzufügen“
• Schritt 2: Danach geben Sie die Standard-Versandadresse ein, von der der Großteil Ihrer Bestellungen hauptsächlich verschickt wird. Händler mit Sitz in der EU, die für den Versand ausschließlich Amazon nutzen (FBA), geben hier die Adresse ihres Hauptgeschäftssitzes an
• Schritt 3: Im letzten Schritt müssen Sie noch den Produktsteuercode wählen, der für die Mehrheit Ihrer verkauften und verschickten Produkte angewandt wird. Außerdem müssen Sie angeben, welcher Steuersatz für die Versand-Nebenkosten gilt.

Abschließend müssen Sie noch das Datum angeben, an dem der Umsatzsteuer-Berechnungsservice beginnen soll und im Anschluss die gemachten „Einstellungen speichern“.

Ergeben sich nachträgliche Änderungen bei den Steuerinformationen, können Sie diese nachträglich jederzeit im Account durchführen. 

Der Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice ist durchaus dazu geeignet, Onlinehändlern, die den Amazon-Marktplatz vor allem für B2B-Bereich-Geschäfte nutzen, die Rechnungsstellung zu erleichtern. Zudem kann die Nutzung des Service die Sichtbarkeit der angebotenen Produkte erhöhen und damit für höhere Umsätze sorgen.

Bei der Berechnung der Umsatzsteuer, den zugrundeliegenden Steuersätzen oder der systemseitigen Überprüfung der hinterlegten USt-ID von Käufern dürften sich Onlinehändler aber nicht allein auf das Ergebnis von Amazon verlassen. Denn für Fehler haftet einzig der Unternehmer, weshalb nachgelagert ausreichend Kontrollen implementiert werden sollten, um diese frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. 

Ein guter Ansprechpartner ist dabei Ihr Steuerberater, der Ihnen die Vor- und Nachteile des Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice für Ihr Geschäft erklären kann. Als Partner zahlreicher Anbieter von Buchhaltungssoftware kann er Ihnen außerdem helfen, eine geeignete Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Zögern Sie deshalb nicht und sprechen Sie uns diesbezüglich an!