Wann kann eine Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden und welche Mindestangaben müssen enthalten sein?

Zu den eher angenehmen Seiten des Unternehmertums gehört es mit Sicherheit, Rechnungen für erbrachte Produkte und Dienstleistungen zu stellen. Aber auch hier drohen zahlreiche bürokratische Fallstricke, denn Rechnungen müssen formale Voraussetzungen erfüllen, um beispielsweise steuerlich akzeptiert zu werden und damit auch vorsteuerabzugsberechtigt zu sein (Umsatzsteuergesetz bzw. UStG). 

Für etwas Entlastung sorgt eine Vereinfachungsregel in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), die die notwendigen Pflichtangaben bei Rechnungen unter 250 Euro gegenüber einer „normalen Rechnung“ reduziert.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Mindestangaben sogenannte Kleinbetragsrechnungen trotzdem enthalten müssen, wann sie anzuwenden sind und was sie von einer Quittung unterscheidet.

Mit einer Rechnung wird der Leistungsempfänger über das dafür fällige Entgelt informiert. Damit Rechnungen buchhalterisch als Kosten im Rahmen der Betriebsausgaben anerkannt oder vom Finanzamt für den Vorsteuerabzug akzeptiert werden, müssen Sie bestimmte Pflichtangaben enthalten.

Dabei regelt § 14 UStG, das:

…eine Rechnung jedes Dokument ist, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. 

Für die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit und Lesbarkeit des Inhaltes ist der Aussteller verantwortlich. 

Die Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. 

Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, müssen gemäß § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten sein:

• der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens,
• das Ausstellungsdatum,
• eine Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird),
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
• einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Wird die Rechnung nicht durch den Leistungsnehmer, sondern den Leistungsempfänger erstellt, muss das Dokument die Angabe „Gutschrift“ enthalten.

Im Geschäftsalltag gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, die auf den ersten Blick nicht dem ursprünglichen Sinne einer Rechnung entsprechen, z.B. Quittungen oder Kassenbons. Müssten also Kassenbons oder Tankquittungen alle oben genannten Pflichtangaben einer Rechnung enthalten, wäre der Aufwand unzumutbar (man denke hier an Name und Anschrift des Leistungsempfängers).

Um den Umgang mit diesen Sonderformen des Massengeschäfts (z.B. Tankquittungen) zu erleichtern, hat der Gesetzgeber eine separate Regelung für sogenannte Kleinbetragsrechnungen eingeführt.

Um eine Kleinbetragsrechnung handelt es sich, wenn der Bruttorechnungsbetrag die Gesamtsumme von 250 Euro nicht überschreitet. Dieser Grenzbetrag gilt seit dem 1.1. 2017 im Rahmen des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes.

Nach § 33 UStDV  muss eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, mindestens die folgenden Pflichtangaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistungen und
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz.

Wichtig: Damit der Leistungsempfänger Vorsteuer-Abzugsberechtigt ist, muss der Steuersatz in der Kleinbetragsrechnung als Zahl angegeben werden (7% bzw. 19%). Es reicht also nicht aus, auf der Kleinbetragsrechnung eine Angabe wie beispielsweise „Gesamtbetrag enthält die gesetzl. USt.“ zu machen, ohne den konkreten Steuersatz zu nennen.

Liegt eine Steuerbefreiung vor, reicht ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Sind diese Angaben auf der Kleinbetragsrechnung vorhanden, ist der Leistungsempfänger zum Abzug der Vorsteuer berechtigt und die Rechnung kann in der Buchhaltung als Kosten bei den Betriebsausgaben angesetzt werden.

Grundsätzlich ist es auch möglich, mehrere erbrachte Leistungen in einer Kleinbetragsrechnung einheitlich abzurechnen, solange der Höchstbetrag von 250 Euro für die Gesamtrechnung nicht überschritten wird. Unterliegen diese in der Kleinbetragsrechnung abgerechneten verschiedenen Leistungen dabei unterschiedlichen Steuersätzen, sind die Entgelte sowie die darauf jeweils entfallenden Steuerbeträge nach Steuersätzen getrennt aufzuführen. Auch hier muss wieder der Höchstbetrag von 250 Euro für die Gesamtrechnung berücksichtigt werden.

Unberechtigter Steuerausweis

Laut §14c Abs. 2 UStG schuldet derjenige, der in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, den ausgewiesenen Betrag. 

Diese Regelung trifft auf Kleinunternehmer zu, wenn diese in einer Kleinbetragsrechnung die Umsatzsteuer separat ausweisen, z.B. durch den Vermerk „inkl. 19% USt.“. In diesem Falle handelt es sich um einen unberechtigten Steuerausweis, d.h. der Kleinunternehmer schuldet dem Finanzamt die unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer.

Unrichtiger Steuerausweis

Sollte ein (regelbesteuerter) Unternehmer in einer Kleinbetragsrechnung einen höheren Steuerbetrag ausweisen, als er auf Basis des Umsatzsteuergesetzes eigentlich schuldet (z.B. 19% statt dem ermäßigten Satz von 7%), dann schuldet er dem Finanzamt den aufgrund des unrichtigen Steuerausweises entstandenen Mehrbetrag (§14c Abs. 1 UStG). 

Eine Kleinbetragsrechnung darf nicht gestellt werden, wenn es sich um eine Lieferung handelt, deren Ort sich bei einer Lieferung zwischen zwei Mitgliedsstaaten im Bestimmungsland verlagert (Versandhandelsregelung nach § 3c UStG).

• Tipp: Alles Wichtige zur Versandhandelsregelung und was Onlinehändler dabei beachten müssen, können Sie hier nochmal nachlesen

Ebenfalls keine Anwendung findet die Kleinbetragsrechnung, wenn eine steuerbare, aber steuerfreie innergemeinschaftliche Leistung ausgeführt wird (vgl. hier § 6a UStG) oder wenn es sich um eine Leistung handelt, bei der der Leistungsempfänger zum Steuerschuldner wird (sog. Reverse-Charge-Verfahren nach § 13 b UStG).

Eine Kleinbetragsrechnung ist – wie jede andere Rechnung auch – eine Forderung an einen Schuldner. Bei einer Quittung, wie der bereits erwähnten Tankquittung, handelt es sich dagegen um die Bestätigung des Erhalts einer Leistung, meist des Entgeltes. 

Eine Rechnung kann zur Quittung werden, wenn sie einen Vermerk für den Erhalt der Zahlung enthält. 

Für die Quittung wiederum gilt, dass diese auch als Rechnung dienen kann, wenn es sich um Kleinbeträge bis maximal 250 Euro handelt (Kleinbetragsrechnung). Damit die Quittung auch in der Buchhaltung als Rechnung für erbrachte bzw. empfangene Leistungen (z.B. getankter Benzin bei einer Tankquittung) erfasst werden kann, muss sie die Pflichtangaben für eine Kleinbetragsrechnung enthalten.

Sowohl Quittungen wie auch Kleinbetragsrechnung sind im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht 10 Jahre aufzubewahren.

Mit der Anhebung des Gesamtbetrages bei Kleinbetragsrechnungen auf 250 Euro bezweckt der Gesetzgeber vor allem eine weitere Entlastung im sogenannten Massengeschäft, beispielsweise an Tankstellen oder in der Gastronomie. Aber auch hier gilt, dass Sie die reduzierten Anforderungen bei den Pflichtangaben unbedingt erfüllen müssen, damit die Belege in der Buchhaltung gültig sind und zum Vorsteuerabzug beim Finanzamt berechtigen.

Um Fehler bei der Erstellung der Kleinbetragsrechnung zu vermeiden (z.B. falsche Berechnung des Steuersatzes, falsches oder fehlendes Ausstellungsdatum) empfiehlt sich der Einsatz einer digitalen Buchhaltungssoftware, die viele Schritte und Berechnungen automatisiert durchführt. 

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