10 effektive Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro – Ein Kurzleitfaden fürs digitale Setup

Auch wenn ein Großteil der Kommunikation in Unternehmen – intern wie extern – bereits über E-Mail, Messenger-Dienste wie Slack oder Stackfield oder in Form von Online-Meetings via Zoom oder MS Teams digital und damit papierlos abläuft, benötigen viele Unternehmensprozesse nach wie vor das gute alte Papier, um reibungslos zu funktionieren.

Das beginnt mit auf Papier erfassten Arbeitszeiten oder eingereichten Urlaubsanträgen, reicht über die Fakturierung und oft noch per Post verschickter Rechnungen oder Mahnungen bis hin zu ausgedruckten Verträgen, Mailanhängen und deren Archivierung für bis zu zehn Jahren im guten alten Ordner.

Allerdings hat in fast allen Bereichen inzwischen die Dynamik zugenommen, mit der sich Unternehmen ins digitale Zeitalter bewegen, nicht zuletzt ausgelöst durch die Corona-Pandemie und der damit verbundenen Notwendigkeit des ortsunabhängigen Arbeitens. Immer häufiger sind Unternehmen sogar gezwungen, ihre Prozesse zu digitalisieren, um mit Kunden oder Lieferanten zu interagieren und im Wettbewerb nicht zurückzufallen. Nicht wenige Unternehmen, die papierlos arbeiten, erwarten das auch von ihren Lieferanten und setzen entsprechende Schnittstellen voraus: ein nicht zu vernachlässigender Wettbewerbsfaktor, wenn man beispielsweise seine Rechnungen verschicken will.

Falls Sie zu den rund 80 Prozent der deutschen Unternehmen gehören, die noch nicht vollständig papierlos agieren, dann stellen wir Ihnen in diesem Beitrag in einer Art Kurzleitfaden 10 effektive Tipps vor, die Sie dabei unterstützen können, den Weg zum papierlosen Büro zu gehen.

Grundvoraussetzung dafür, dass die Umstellung zum papierlosen Büro gelingt – und damit auch der erfolgreiche Start in die Digitalisierung Ihres Unternehmens – ist, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und sich in die gleiche Richtung bewegen.

Deshalb sollten Sie von Anfang an offen mit Ihren Mitarbeitenden kommunizieren und sie von der Notwendigkeit und Wichtigkeit eines digitalen Setup überzeugen, also neudeutsch: die Awareness dafür schaffen. Jede/r in Ihrer Firma sollte das Gefühl haben, in seinem Bereich Teil des Veränderungsprozesses zu sein und einen positiven Beitrag zu leisten. 

Im Rahmen von regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen sollten alle Mitarbeitenden über die Fortschritte informiert werden und die Möglichkeit haben, ihre eigenen Ideen und Vorschläge einbringen zu können. 

Dem Management bieten solche Veranstaltungen außerdem die Gelegenheit, die Ängste von Mitarbeitenden um ihren Arbeitsplatz aufgrund der Digitalisierung zu nehmen, sondern im Gegenteil von den zahlreichen Vorteilen eines digitalen Unternehmens, wie beispielsweise agileres und effektiveres Arbeiten, mehr Freiheiten für Mitarbeitende oder deutlich schlankere Prozesse zu überzeugen.

Sind alle im Boot, können Sie mit der eigentlichen Planungsphase beginnen. Je nach Unternehmensgröße kann es sinnvoll sein, sich Unterstützung von Digitalisierungsexperten fürs digitale Setup zu holen, um von Anfang an richtig zu priorisieren und keine wichtigen Schritte zu vergessen. Sollten Sie Hilfe benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

Planen Sie unbedingt realistisch, d.h. setzen Sie sich erreichbare Ziele, mit denen Sie Ihr Unternehmen in die papierlose Zukunft führen wollen. Das beginnt bereits bei Aufnahme des Status quo. Analysieren Sie Ihre aktuelle IST-Situation hinsichtlich der Arbeitsabläufe und -prozesse, der eingesetzten Anwendungen und Programme sowie der beteiligten Personen – intern wie extern. 

Nach der IST-Aufnahme müssen die erfassten Prozesse und Arbeitsabläufe digital neu aufgestellt und die in den Prozess eingebundenen Anwendungen und Programme unter Umständen ersetzt werden. Auch das müssen Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen. 

Und danach kommt die mit Sicherheit größte Aufgabe: Alle bis jetzt in der Theorie gemachten Veränderungen bei Prozessen und Arbeitsabläufen auch praktisch im Unternehmen umzusetzen.

Erstellen Sie sich deshalb einen Projektplan, der alle Projektstufen vom Anfang bis Ende inkl. der dafür notwendigen Ressourcen und der benötigten Zeit beinhaltet. Der Projektplan ist ein lebendes Dokument, d.h. überarbeiten Sie diesen bspw. Im Rahmen von Workshops oder Meetings regelmäßig und passen ihn an den tatsächlichen Projektverlauf an.

Planen Sie von Anfang an Meilensteine ein und überprüfen Sie beim Erreichen dieser Meilensteine den Projektfortschritt. Auf dem Weg zur Zielerreichung ist das zum einen ein gutes Steuerungsinstrument, zum anderen kann es auch ein wichtiger Mitovationsfaktor sein.

Auch bei der Projektplanung und -durchführung kann es eine sehr gute Entscheidung sein, die Hilfe von Profis in Anspruch zu nehmen, die in anderen Unternehmen bereits erfolgreich Digitalisierungsprojekte durchgeführt haben und genau wissen, worauf es im Projektverlauf ankommt und was bei Problemen in der Umsetzung zu tun ist. Sprechen Sie uns bei Bedarf einfach an.

Je nach Größe Ihres Unternehmens und des Projektes sollten Sie die Verantwortung für die Umsetzung und die Aufgaben auf mehrere Personen verteilen und dabei gleichzeitig festlegen, wie viel Zeit die Mitarbeitenden für dieses Projekt haben. Unterschätzen Sie keinesfalls den Aufwand und räumen Sie den Projektmitarbeitenden genügend Zeit ein, um das Projekt effizient und effektiv umzusetzen und die gesetzten Ziele auch erreichen zu können.

Bauen Sie sich ein Projektteam auf, das die Digitalisierung Ihres Unternehmens und den Weg zum papierlosen Büro mit der notwendigen Expertise vorantreibt und mit Begeisterung an der Aufgabe und dem Ziel die anderen Mitarbeitenden im Unternehmen mitzieht. Das kann beispielsweise im Rahmen von Infoveranstaltungen sein, bei der Durchführung von Schulungen oder der Unterstützung einzelner Mitarbeitende bei der Beschreibung und Definition von Arbeitsabläufen und Prozessen.

Jetzt geht es an die praktischen Tätigkeiten: Im Rahmen eines „Walk-through“ durchlaufen Sie alle wichtigen Unternehmensprozesse und Arbeitsschritte und bewerten diese hinsichtlich der aktuell notwendigen manuellen Arbeitsschritte und des erzeugten „Papieraufwandes“. 

Je nach Unternehmensgröße kann dafür entweder ein eigenes Team verantwortlich sein (z.B. im Rahmen eines separaten Projektes „Digitalisierung und papierloses Büro“), das die „Walk-throughs“ für das gesamte Unternehmen durchführt und die Prozesse aufnimmt und dokumentiert. Bei kleineren Unternehmen machen das hingegen häufiger die Mitarbeitenden der einzelnen Arbeitsbereiche selbst und besprechend das Ergebnis anschließend mit den Projektverantwortlichen.

Das Ergebnis können Sie entweder grafisch in Form von Prozessdiagrammen oder als Prozessbeschreibungen festhalten. Auch hier kann die Unterstützung von Prozessspezialisten aus dem Bereich Digitalisierung sehr hilfreich sein.

Scheuen Sie sich nicht davor, die Prozessaufnahme in Etappen durchzuführen, falls der Aufwand im Unternehmen sonst vielleicht nicht zu bewältigen ist. Im Zweifel sind sie eine Übergangszeit nur „halb-digital“ und haben ausreichend Zeit für ihr Kerngeschäft.

Wenn Sie den aktuellen Zustand all Ihrer Arbeitsabläufe und Prozesse im Rahmen der IST-Aufnahme erfasst haben, müssen Sie für diese nun einen Soll-Zustand definieren. Sie müssen sich also überlegen, wie Prozesse und Arbeitsabläufe zukünftig digital umgesetzt und papierlos durchgeführt werden können.

Im Recruiting kann das beispielsweise so aussehen, dass zukünftig nur noch Bewerbung auf elektronischem Wege akzeptiert werden und auch die Kommunikation mit Bewerbern ausschließlich elektronisch erfolgt. Nutzen Sie im Personalwesen noch Urlaubsanträge in Papierform, dann sollten diese zukünftig nur noch über den elektronischen Weg eingereicht und genehmigt werden.

Verlassen Rechnungen noch in Papierform das Unternehmen, dann sollte dieser Prozess mittels eines geeigneten Programmes auf die elektronische Rechnungstellung umgestellt werden. Gleiches gilt für den Rechnungseingang, wo noch in Papierform eingehende Rechnungen sofort digitalisiert und in elektronischer Form weiterbearbeitet werden sollten. 

Dabei sind sehr wichtige Punkte wie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die Anforderungen an eine elektronische Rechnungen oder Datenschutzaspekte bei der Nutzung von Datenschnittstellen zu Drittanbietern (DATEV etc.) zwingend zu berücksichtigen. Um in dieser Hinsicht Fehler zu vermeiden, sollten Sie – sofern Sie nicht die notwendige Expertise im eigenen Team haben – einen Digitalisierungsexperten kontaktieren.

Egal ob Online-Meetings, die Warenwirtschaft, Fakturierung oder Buchhaltung, das innerbetriebliche Aufgabenmanagement oder der Vertrieb: fast überall haben Sie in der Regel bislang schon Anwendungssoftware im Einsatz und im Rahmen der Digitalisierung wird die Verwendung quasi ein Muss.

Denn Ihr Ziel ist es, alle Dokumente im Unternehmen zukünftig nur noch digital zu erstellen und abzulegen und – sollten Sie von extern noch Papierdokumente (z.B. eine Rechnung, einen Vertrag, einen Auftrag etc.) erhalten, diese direkt beim Posteingang zu digitalisieren und anschließend elektronisch weiter zu bearbeiten.

Überlegen Sie sich deshalb, welche Software schon vorhanden ist und ob diese auch für die zukünftig geplanten digitalen Arbeitsprozesse geeignet ist. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie sich um eine Alternative kümmern.

In der Regel passiert der Großteil der Kommunikation bereits elektronisch und auch Software zur Durchführung von Meetings (Zoom, MS Teams) oder zur Aufgabenplanung und -steuerung (Slack, Stackfield) ist oft schon vorhanden.

Wichtig ist der Bereich Warenwirtschaft, Fakturierung und Buchhaltung. Achten Sie darauf, dass zwischen den Systemen passgenaue Schnittstellen vorhanden sind, so dass ein elektronischer Prozessablauf von Anfang an gewährleistet ist (z.B. direkt Anbindung der Buchhaltungssoftware an Datev, so dass Rechnungen elektronisch übergeben werden können).

Sehr wichtig ist auch ein zuverlässiges Dokumenten-Management-System (DMS), in dem Sie alle wichtigen Dokumente elektronisch archivieren, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten und über Backups auch einen ausreichenden Schutz gegen Datenverlust (Backup und Wiederherstellung) haben.

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dennoch sehr wichtig ist eine moderne und sichere mobile Arbeitsumgebung, die all Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stehen sollte. 

Das bedeutet, Mitarbeitende sollten über die entsprechende Technik (hard- und software) verfügen, um einfach und schnell Zugriff auf Anwendungen und digitale Dokumente zu haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Um Datenmissbrauch zu vermeiden, sollte der Zugriff grundsätzlich nach dem „Need-to-know“-Prinzip eingerichtet sein, d.h. Zugriff auf Daten, die jemand nicht für seine tägliche Arbeit benötigt, ist nicht möglich (Vertraulichkeit der Daten).

Der Zugriff auf Daten und Systeme muss sicher sein (verschlüsselte Datenübertragung, Anmeldung an IT-System nur über 2-Faktor-Authentifizierung etc.) und Compliance-Vorschriften und DSGVO-Anforderungen müssen eingehalten werden.

Gerade im Bereich von Datenschutz und Datensicherheit sollten Sie sich im Zweifel Unterstützung von einem IT- bzw. Digitalisierungsexperten holen, da Fehler schnell erhebliche negative Auswirkungen haben können (Verstöße gegen Datenschutz, kompromittierte Daten, Hacker-Angriffe etc.).

Sehr hilfreich bei der Umsetzung eines digitalen Setups können Cloud-Lösungen sein, da diese für viele der bislang beschriebenen Herausforderungen und Probleme gute Lösungen anbieten. Das beginnt bereits mit der sicheren Anmeldung am System, einer verschlüsselten Datenübertragung, der Berücksichtigung von Datenschutzanforderungen und von Archivierungspflichten. Außerdem ist mit den meisten Anwendungen auch ein verteiltes und ortsunabhängiges Arbeiten kein Problem.

Solche Cloud-Lösungen gibt es inzwischen für Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme ebenso wie für CRM- oder DMS-Lösungen oder von einigen Anbietern als sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Anwendungen (ERP) sogar als vollständig integrierte und miteinander kommunizierende Systeme zur digitalen Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse.

Viele Cloud-Lösungen sind bis zu einem bestimmten Grad individuell konfigurierbar und die Nutzung erfolgt oft gegen die Bezahlung einer Monatsgebühr. Bevor Sie sich also viele teure Einzelanwendungen anschaffen und diese im Unternehmen aufwendig implementieren und unter Umständen auch mit vorhandenen Applikationen harmonisieren müssen, schauen Sie sich zuerst auf dem Markt der Cloud-Anbieter um.

Ein oft vernachlässigtes Thema, da es gerade am Anfang mit viel Arbeit verbunden ist, ist die Erstellung einer nachvollziehbaren und lückenlosen Dokumentation der im Rahmen des papierlosen Büros neu aufgestellten Prozesse, Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten und Regeln.

Dabei ist das ein Aufwand, den Sie nicht scheuen sollten. Zumal Sie im Rahmen der Digitalisierung Ihres Unternehmens ohnehin bereits bestehende Prozesse erfassen und neue definieren und beschreiben. 

Dieses elektronisch verfügbare Regelwerik ist beispielsweise dann wichtig, wenn Ihr Unternehmen stark wächst und viele neue Mitarbeitende eingestellt werden. Der Einarbeitungsaufwand reduziert sich erheblich, wenn Prozesse und Regeln schnell und verständlich nachgelesen werden können.

Aber auch für schon länger im Unternehmen tätige Mitarbeitende ist es oft ein wichtige Quelle, wenn es um Prozessverständnis, die Durchführung bestimmter Arbeitsschritte oder geltende Regeln geht. So werden im Regelwerk beispielsweise konkrete Betragsgrenzen bei der Freigabe von Rechnungen oder Entscheidungskompetenzen bei Bestellungen festgelegt und sind für jeden nachvollziehbar und gültig. 

Um am Ende gleich zwei Floskeln zu bemühen: Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut und der Weg zum papierlosen Büro ist ein kein Sprint, sondern ein Marathon. Und die Umstellung zu einem papierlosen Büro ist nicht in wenigen Tagen, vielleicht nicht mal in Wochen oder Monaten vollständig geschafft.

Seien Sie deshalb geduldig, gehen Sie Schritt für Schritt voran und setzen Sie sich realistische Meilensteine hin zum digitalen Unternehmen. Denn um Floskel drei zu bemühen, der Weg kann auch schon ein Teil des Ziels sein und je mehr Prozesse und Arbeitsabläufe Sie papierlos durchführen, umso effektiver und nachhaltiger arbeiten Sie und Ihre Mitarbeitenden und desto zufriedener werden alle Beteiligten sein. Und natürlich sollten Sie das Erreichen wichtiger Meilensteine gebührend feiern, was für die Beteiligten Mitarbeiter gleichzeitig Anerkennung und Ansporn ist.

Und wenn Sie bei der Umstellung an einer Stelle nicht weiterkommen, dann sprechen Sie uns einfach an, stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite.