7 Gründe, für einen digitalen Steuerberater als E-Commerce-Händler

Wenn man der Corona-Krise tatsächlich etwas Gutes abgewinnen muss, dann fallen einem schnell die Begriffe E-Commerce und Digitalisierung ein. Denn durch die erzwungenen Geschäfts- und Ladenschließungen während der Lockdowns waren selbst alteingesessene Unternehmen gezwungen, den Onlinehandel als zusätzlichen Vertriebskanal aufzubauen, um im Wettbewerb weiter bestehen zu können und das Überleben ihres Unternehmens zu sichern. Reinen E-Commerce-Unternehmen bescherte die Pandemie hingegen eine echte Sonderkonjunktur.

Gleichzeitig hat die Digitalisierung von Arbeitsprozessen in vielen Unternehmen einen riesigen Entwicklungsschritt gemacht, erzwungen u.a durch die zeitweise bestehende Pflicht zum Home-Office. Auch hier mussten Unternehmen handeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben, falls sie das nicht schon vor der Krise getan haben.

Aber auch wenn in vielen Unternehmen der Digitalisierungsgrad immer weiter steigt, manche Büros nahezu komplett papierlos arbeiten und viele Unternehmen inzwischen fast vollständig auf E-Commerce als Vertriebskanal setzen, gibt es oft eine Schwachstelle, an der viele der Optimierungs-Bemühungen scheitern: der Schnittstelle zum Steuerberater. Denn ist dieser nicht ebenfalls vollständig digital aufgestellt, können sich viele der erreichten Vorteile schnell wieder in Luft auflösen und im Ergebnis unnötig Zeit und Geld kosten.

Achten Sie deshalb bei der Wahl Ihres Steuerberaters darauf, dass er auch vollständig digital arbeitet und außerdem über das nötige Fachwissen verfügt, um die Bedürfnisse, Schwerpunkte und Risiken von E-Commerce-Unternehmen zu kennen. Welche Gründe darüber hinaus noch für die Wahl eines digitalen Steuerberaters sprechen, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Den vermutlich offensichtlichsten Grund für die Wahl eines digitalen Steuerberaters wurde in der Einleitung schon angesprochen: Um Kosten zu minimieren und Ressourcen zu schonen – und zwar Ihre.

Ihr Steuerberater sollte über die notwendigen Schnittstellen und erforderlichen nachgelagerten Systeme verfügen, damit Sie die für Buchführung, Lohnabrechnung, Jahresabschlusserstellung oder im Rahmen von Betriebsprüfungen erforderlichen Dokumente in elektronischer Form bereitstellen können. Je mehr Belege monatlich verarbeitet werden müssen – beispielsweise bei Amazon-Händlern, die täglich hunderte von Paketen verschicken – desto größer ist hier der Effekt.

Ist Ihr Steuerberater nicht digital aufgestellt, dann besteht die Gefahr, dass bei Ihnen nicht nur zusätzliche Kosten entstehen, da Sie Bücher und Belege „quasi nur für den Steuerberater“ zusätzlich physisch vorhalten und u.U. noch erstellen müssen. Darüber hinaus gehen Sie so auch ein erhöhtes Fehlerrisiko bei der Datenübertragung an der Schnittstelle von „Digital zu Papier“ ein.

Ein nicht minder wichtiger Punkt, wenngleich nicht ganz so greifbar wie etwa die eingesparten Kosten, wurde bereits kurz im vorherigen Punkt erwähnt: Indem Sie Ihre Prozesse digitalisieren, können Sie ein deutlich höheres Level an Prozesssicherheit erreichen und viele Fehler, die bei einer manuellen Arbeitsdurchführung entstehen können, vermeiden.

Das beginnt bei der bedarfs- und funktionsgerechten Zuweisung von Benutzerberechtigungen in einzelnen Systemen, reicht über systemseitig eingerichtete prozessimmanente Kontrollen (z.B. an Schnittstellen bei der Datenübertragung oder bei Freigabeprozessen) und reicht bis hin zu einem systemseitig implementierten Vier-Augen-Prinzip.

Vor allem im Zahlungsverkehr, bei der Lohnbuchhaltung, im Rechnungswesen oder der Buchführung können Sie durch die Digitalisierung dieser Prozesse Ihr Internes Kontrollsystem auf ein ganz neues Sicherheitsniveau heben.

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Sie sich für einen digitalen Steuerberater entscheiden sollten, ist die dadurch gebotene Möglichkeit, einer sehr effizienten und agilen Unternehmensführung auf Basis stets vorhandener Realtime-Daten.

Denn nur wenn Ihr Steuerberater auch in der Lage ist, in seinen IT-Systemen Ihre elektronisch übertragenen Daten zeitnah zu verarbeiten, versetzt Sie das in die Lage, diese auf Knopfdruck abzurufen und so bei wichtigen Unternehmensentscheidungen auf aktuelle Zahlen (Monatsabschlüsse, Umsatzstatistiken oder ähnliche Ad-hoc-Auswertungen) zurückgreifen zu können.

Auch bei der Kommunikation spielt die Wahl eines digitalen Steuerberaters eine wichtige Rolle, da sie Abläufe beschleunigen und erheblich vereinfachen kann.

Das betrifft nicht nur die Kommunikation und Datenübertragung zwischen Mandant und Steuerberater – beispielsweise bei der vollautomatisierten Übertragung von Daten aus dem Rechnungswesen in die Buchhaltung – sondern auch die Kommunikation mit dem Finanzamt oder anderen Behörden. So können beispielsweise Daten zur Umsatzsteuervoranmeldung vollautomatisch an die Finanzbehörde übertragen werden.

Ein weiterer Vorteil ist der direkte und schnelle Zugriff auf wichtige Dokumente, die in elektronischer Form jederzeit abrufbar sind und bei Bedarf dem Steuerberater oder der Finanzbehörde bereitgestellt werden können.

Die Liste für Gründe, warum sich E-Commerce-Unternehmen (und auch die meisten anderen) für einen digitalen Steuerberater entscheiden sollten, ließe sich beliebig lang fortsetzen.

Bereits die vorab vorgestellten Gründe zeigen allerdings, dass mittel- bis langfristig vor allem E-Commerce-Unternehmen, die intern meist schon beinahe vollständig digital und papierlos arbeiten und über hocheffiziente Arbeitsprozesse verfügen, auch einen Steuerberater benötigen, der diese Prozesse selbst konsequent digital hält und optimiert umsetzt.

Ihr Ziel als moderner und zeitgemäße Unternehmer sollte es sein, dass sich Ihr Steuerberater Ihren Anforderungen anpasst, und nicht andersherum. Wir von der DHW sind ganz gezielt auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet und unterstützen Sie dabei, so dass Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können. Sprechen Sie uns einfach an!