Steuerfreie Zuwendungen: Wie Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter Kosten für Arbeitskleidung übernehmen können

Grundsätzlich unterliegt der Arbeitslohn, den ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber erhält, der Lohnsteuerpflicht.

Allerdings bestehen zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie Ihren Mitarbeitern Gutes tun können, indem Sie Freiräume nutzen, die der Gesetzgeber vor allem im Bereich der steuerfreien und nicht steuerbaren Sachleistungen eingeräumt hat. Diese wollen wir Ihnen in dieser neuen Artikelserie ab sofort vorstellen.

Sie erfahren hier regelmäßig, welche Möglichkeiten Sie haben, um die Leistungen für Ihre Mitarbeiter zu erhöhen, ohne dass diese dem Arbeitslohn zugerechnet werden und deshalb im Rahmen des § 3 Einkommenssteuergesetz (EStG) steuerfreie Einnahmen für den Arbeitnehmer sind.

Im ersten Teil dieser Miniserie erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiter mit Arbeitskleidung ausstatten können, ohne dass dem einzelnen Mitarbeiter dafür Kosten oder steuerliche Nachteile entstehen.

Viele Unternehmen statten Ihre Mitarbeiter mit Arbeitskleidung aus, meist unentgeltlich oder zumindest vergünstigt. Zum einen, um sicherzustellen, dass ein notwendiges und u.U. gesetzliches Mindestmaß an Arbeitsschutz eingehalten wird, man spricht dann von Schutzkleidung. Vorwiegend aber vor allem deshalb, um ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen – also vor allem gegenüber der Kundschaft – zu gewährleisten; man spricht hier von der sogenannten Corporate Identity.

Erhalten Mitarbeiter vom Arbeitgeber unentgeltlich oder vergünstigt typische Berufs- bzw. Arbeitskleidung, dann ist der dadurch entstandene geldwerte Vorteil nicht Bestandteil des Arbeitslohns.

Damit die vom Arbeitgeber unentgeltlich oder zumindest zu einem reduzierten Preis überlassene Arbeitskleidung auch tatsächlich steuerfrei bleibt, muss es sich um eine typische Berufskleidung handeln, geregelt in § 3 Nr. 31 EStG. Dort wird als typische Berufskleidung diejenige definiert, die:

• ihrer Beschaffenheit nach nahezu ausschließlich für die berufliche Verwendung geeignet und damit
• eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist.

Dazu gehört neben der bereits erwähnten Arbeitsschutzkleidung, mit der also Leib und Leben des Arbeitnehmers geschützt oder Unfallverhütungsvorschriften eingehalten werden sollen, auch solche Kleidung, die für den Beruf als typisch angesehen wird (Arztkittel, Montageanzug, Schnittschutzhose etc.). Inwiefern der Blaumann dann tatsächlich auch für Arbeiten in Heim und Garten genutzt wird, sei dahingestellt.

Wichtig: Wenn Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer die Arbeitskleidung zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn unentgeltlich oder vergünstigt zur Verfügung stellen, unterstellt die Finanzverwaltung, dass es sich dabei um Arbeitskleidung handelt, solange nicht das Gegenteil offensichtlich ist.

Dieses offensichtliche Gegenteil wäre beispielsweise dann der Fall, wenn Sie Ihren Büromitarbeitern Schuhe zur Verfügung stellen oder Mitarbeiter einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft von dieser Anzüge gestellt bekommen.

Hier ist auch der wichtige Aspekt der Privatnutzung zu beachten. Nur wenn eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist, handelt es sich um Arbeitskleidung. Andernfalls liegt ein steuerpflichtiger Sachbezug vor, wie im Fall der erwähnten Anzüge.

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber statt der typischen Arbeitskleidung eine Barablösung, dann ist auch diese steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Bereitstellung einer typischen Arbeitskleidung hat. Voraussetzung dafür ist aber, dass dies in einem Gesetz, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt ist.

Unter die Kleidungsstücke, deren private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist und die Arbeitnehmer als Arbeitskleidung steuerfrei erhalten können bzw. deren Reinigungskosten der Arbeitgeber übernehmen kann, fallen beispielsweise:

• Einheitliche Monteuranzüge mit Firmenlogo
• Arbeitsschutzanzüge für Forstarbeiter
• Arbeitshosen und Jacken für Dachdecker, Zimmerleute oder Bauarbeiter
• Dienstuniform für Köche und Kellner

Als Schutzkleidung, die vor Arbeitsunfällen schützen soll oder zur Einhaltung von Hygienevorschriften getragen werden muss, gehören u.a.:

• Laborkittel
• Sicherheitshandschuhe
• Schweißerschutzanzüge
• Maschinenschutzanzüge
• Arbeitsschuhe mit Stahlkappe
• Flammenschutzanzüge
• Wetterschutzkleidung etc.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern kostenfrei oder vergünstigt Arbeitskleidung zur Verfügung stellen, dann geht diese nicht in das Eigentum des Arbeitnehmers über, sondern bleibt de facto in Ihrem Besitz. In der Theorie müsste der Arbeitnehmer diese also beim Verlassen des Unternehmens an Sie zurückgeben, in der Praxis wird das allerdings eher selten der Fall sein.

Reinigungskosten, die für diese typische oder vorgeschriebene Arbeitskleidung anfallen, trägt der Arbeitgeber.

Im nächsten Teil werden wir uns mit der steuerlichen Befreiung von Beihilfen und Unterstützungen in Notfällen beschäftigen, also schauen Sie regelmäßig bei uns vorbei!