Warum eine Verfahrensdokumentation nach GoBD für Unternehmen Pflicht ist

Immer häufiger ist aus der Praxis zu hören, dass Betriebsprüfer bei ihrer Prüfung nicht nur das nackte Zahlenwerk eines Unternehmens beurteilen, sondern darüber hinaus auch die Verfahrensdokumentation nach GoBD anfordern, mit der per Definition „die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und die Dokumentation beim Einsatz von IT-Systemen gewährleistet werden soll“.

Nicht selten lässt diese Anforderung die betroffenen Unternehmen mit ratlosen Gesichtern zurück.

Auch wenn einige tatsächlich schon von einem solchen „Werk“ gehört haben, dessen Existenz u.a. vom Bundesministerium für Finanzen im Rahmen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ verlangt wird, können es nur wenige auf Anhieb vorlegen. Das kann dazu führen, dass die Finanzbeamten bereits zu Prüfungsbeginn zu dem Schluss kommen, dass Sie nicht prüfungsbereit sind und deshalb wieder abrücken. Mit dem Ergebnis, dass Ihre u.U. Steuerschuld geschätzt wird, was neben dem damit verbundenen Ärger auch teuer für Ihr Unternehmen werden kann.

Ein solches Szenario können Sie vermeiden, wenn Sie gut vorbereitet sind und dem Betriebsprüfer sofort eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation nach GoBD vorlegen. Davon profitieren Sie gleich doppelt: Zum einen müssen Sie im Rahmen der Prüfung keine Konsequenzen aufgrund der fehlenden Dokumentation zu befürchten, zum anderen haben Sie Ihre Geschäftsprozesse nachvollziehbar beschrieben, ein unschätzbarer Vorteil z.B. bei der Neueinstellung von Mitarbeitern, im Vertretungsfall oder bei Betriebsunterbrechungen.

Warum Sie für Ihr Unternehmen darüber hinaus noch eine Verfahrensdokumentation nach GoBD brauchen, was dieses Werk mindestens enthalten muss sowie Tipps zur Erstellung liefern wir Ihnen in diesem Beitrag.

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt organisatorisch als auch technisch alle in einem Unternehmen vorhandenen buchhalterisch relevanten Geschäftsprozesse, die zur Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen dienen und damit sicherstellen, dass die Anforderungen der Abgabenordnung (AO) sowie des Handelsgesetzbuches (HGB) eingehalten werden.

Ziel der Verfahrensdokumentation ist die vollständige und nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsabläufen, des Internen Kontrollsystems eines Unternehmens sowie der Dokumentation des Datenzugriffs auf (steuerlich relevante) Daten unter Funktionstrennungsaspekten und der Einhaltung von Kompetenzregelungen. Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist damit auch ein wichtiger Nachweis zur Tax-Compliance (Steuerehrlichkeit) eines Unternehmens.

Die Verfahrensdokumentation muss dabei vollständige und nachvollziehbare Informationen über:

• die Führung elektronischer Bücher,
• die Umsetzung der gesetzlich geforderten Aufbewahrungspflichten sowie
• die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zur Gewährleistung der beiden vorgenannten Punkte

beinhalten.

Die Lektüre einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation soll einen sachverständigen Dritten (z.B. den Betriebsprüfer) in angemessener Zeit in der Lage versetzen, sich einen Überblick über alle relevanten Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse zu verschaffen. Konkret kann ein Betriebsprüfer anhand der Dokumentation damit nachvollziehen, wie buchhalterisch relevante Daten entstehen, ob sie an Schnittstellen vollständig und richtig übertragen werden und ob entsprechende Kontrollen im Rahmen eines Internen Kontrollsystems (IKS) vorhanden sind, so dass die Daten ohne die Möglichkeit von Veränderungen in das Buchhaltungssystem einfließen.

Außerdem muss die Verfahrensdokumentation beschreiben, wie die Einhaltung von gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten in elektronischen Systemen gewährleistet wird und wie der Zugriff auf diese Daten geregelt ist.

Da die Verfahrensdokumentation also beschreibt, wie der Jahresabschluss beim Einsatz von elektronischen Buchhaltungssystemen zustande kommt und die wahren Verhältnisse der Gesellschaft widerspiegelt, ist sie ein ganz wichtiger Aspekt des Jahresabschlusses einer Gesellschaft und deshalb auch Bestandteil bei einer Betriebsprüfung.

Bei den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – Abkürzung GoBD – handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung durch das Bundesministerium für Finanzen, die die bis dahin geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ablöst.

Die GoBD enthalten Vorgaben des Fiskus für buchhalterisch (und damit auch steuerlich) relevante IT-Systeme, damit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auch beim Einsatz von IT in der Buchhaltung und bei der Jahresabschlusserstellung eingehalten werden.

Wesentliche Punkte in den GoBD sind die Themen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, weshalb eine Verfahrensdokumentation zum Nachvollzug dieser Prozesse aus Sicht der Finanzverwaltung obligatorisch ist.

Die Verfahrensdokumentation soll also alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens in organisatorisch sowie technischer Form beschreiben, ist also eine Art „Handbuch des Unternehmens“. Deshalb nützt es nicht nur dem Betriebsprüfer, um die Entstehung sowie Vollständigkeit und Richtigkeit wichtiger Steuerdaten nachzuvollziehen. Vielmehr ist es auch ein wichtiges internes Dokument, dass zum einen das Interne Kontrollsystem abbildet und zum anderen auch einen Überblick über Arbeitsabläufe und Prozesse ermöglicht und damit Information und Transparenz, aber auch Möglichkeiten zur Optimierung bietet.

Die wichtigsten Bestandteile einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation sind:

• Allgemeine Beschreibung: Enthält einen Überblick über die gesamte Unternehmensorganisation (Aufbau- und Ablauforganisation) und Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten (Wer macht was).
• Anwenderdokumentation: Darin werden alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse und Systeme beschrieben, um deren richtige und sachgerechte Nutzung durch die verantwortlichen Mitarbeiter zu gewährleisten. Die Anwenderdokumentation ist aber nicht nur „Bedienungsanleitung“ für die einzelnen Systeme, sondern beschreibt auch Kontrollen bei der Datenerfassung, Weitergabe und Verarbeitung.
• Technische Systemdokumentation: In diesem Teil der Verfahrensdokumentation wird die IT inkl. Hard- und Software sowie die Verarbeitungssystematik beschrieben. Dazu gehören auch Benutzerberechtigungskonzepte, die den Zugriff auf die Anwendungen regeln.
• Betriebsdokumentation: Beschreibt alle wichtigen Maßnahmen, die einen sicheren und stabilen Betrieb der IT-Systeme gewährleisten. Dazu gehören neben Berechtigungs- und Kompetenzregelungen auch Notfall- und Wiederherstellungspläne (Backup and Recovery).

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation muss jeder buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Unternehmer und Freiberufler haben und deren Existenz nachweisen können. Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt dabei auch von der Unternehmensgröße und -komplexität sowie der Art und Weise der Buchhaltungsprozesse ab.

Besonders wichtig ist die Verfahrensdokumentation bei Unternehmen, deren Prozesse weitgehend digitalisiert sind, wie das häufig bei E-Commerce-Unternehmen der Fall ist.

Die Erstellung einer ordentlichen Verfahrensdokumentation nach GoBD ist die verpflichtende Aufgabe eines Unternehmers bzw. Freiberuflers. Bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation kann Sie in der Regel Ihr Steuerberater unterstützen, da er die zur Buchhaltung und Jahresabschlusserstellung verwendeten Systeme und Geschäftsprozesse kennt.

Nicht zuletzt durch Meldungen aus Bayern, wo das Staatsministerium für Finanzen im Rahmen eines Pilotprojektes auch interne Kontrollsysteme von Unternehmen gezielt in seine Prüfungen einbeziehen will, ist die Dringlichkeit einer hieb- und stichfesten Verfahrensdokumentation, die auch der Prüfung durch einen Betriebsprüfer Stand hält, weiter gestiegen.

Denn so viel steht fest: Wenn die nächste Betriebsprüfung ansteht, wird die Verfahrensdokumentation zu den ersten Unterlagen gehören, die die Prüfer bei Ihnen anfordern, um sich einen schnellen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen und gleichzeitig zu verstehen, wie die Zahlen, die im Rahmen der Steuerprüfung beurteilt werden sollen, zustande kommen.

Aber nicht nur für den Prüfer ist die Verfahrensdokumentation eine große Hilfe, denn auch intern kann sie – sauber und umfassend erstellt – zahlreiche nützliche Zwecke erfüllen. Die eindeutige Reglung und Dokumentation von Kontrollen, Kompetenzen und Berechtigungen sowie eine sichere und unveränderbare Aufbewahrung von Unterlagen schützt Ihr Unternehmen vor Betrug (Fraud) und Verarbeitungsfehlern.

Außerdem ist eine eindeutige und nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsabläufen ein wichtiges Informations- und Nachschlagewerk bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder bei der Vertretungsregelung.

Sollten Sie nach der Lektüre dieses Beitrages feststellen, dass Sie in Ihrem Unternehmen noch keine Verfahrensdokumentation haben bzw. wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr aktuelles Regelwerk den Anforderung der GoBD entspricht, dann sprechen Sie uns an.

Wir unterstützen Sie gern mit unserem eigens dafür eingerichteten Service „Verfahrensdokumentation und Tax Compliance“ sowohl bei der Aufnahme und Bewertung bestehender Dokumentationen als auch bei der kompletten Neuerstellung wichtiger Bestandteile inkl. einer fortlaufenden Aktualisierung.

Dabei führen wir bei unseren Mandanten im Rahmen einer Ist-Analyse eine erste Bestandsaufnahme durch und sprechen mit Ihnen die erforderlichen Schritte und notwendigen Maßnahmen ab.

Wie diese aussehen, hängt davon ab, ob Sie schon über eine Dokumentation (bzw. einen Teil davon) verfügen und inwieweit diese den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht.

Dabei kann es sich beispielsweise um eine komplette Prozessaufnahme inkl. vorhandener Schnittstellen, Hard- und Software sowie des aktuellen Kontrollumfeldes in Ihrem Unternehmen handeln oder um die ganz gezielte Bearbeitung noch fehlender oder unvollständiger Teilbereiche.

Auf Basis dieser Ergebnisse erstellen wir für Sie eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation inkl. aller notwendiger Bestandteile und helfen Ihnen  auch dabei, diese immer auf dem aktuellen Stand zu halten.