BWA goes Smartphone: Die betriebswirtschaftliche Auswertung für die Hosentasche

Um ein Schiff sicher durch stürmische See zu steuern und unbeschadet den Zielhafen erreichen zu können, bedarf es genauer Koordinaten, an die sich der Kapitän (bzw. dessen Steuermann) hält und die ihm den Weg weisen.

Entsprechend dieser Analogie benötigen auch Unternehmen Koordinaten, die ihnen dabei helfen, erfolgreich durch die „raue See“ der Wirtschaftswelt zu navigieren und sich gegenüber dem Wettbewerb zu behaupten.

Solche Koordinaten sind die auch als Key Performance Indikatoren (KPIs) bezeichneten Leistungsindikatoren, mit denen der Erfüllungsgrad wichtiger Unternehmensziele oder kritischer Erfolgsfaktoren gemessen wird, um so beispielsweise die Kosten- und Ertragslage des Unternehmens im Blick zu behalten.

Um einen solchen Überblick zu erhalten, benötigen Sie regelmäßig aktuelle Zahlen aus Ihrer Buchhaltung, die Sie mit den Unternehmenszielen vergleichen und so die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens einschätzen können.

Da wichtige unternehmerische Entscheidungen manchmal ganz schnell getroffen werden müssen, gibt es inzwischen Apps für das Smartphone, mit denen Sie alle für die Unternehmenssteuerung wichtigen Informationen tagesaktuell sofort zu Hand haben, quasi die „betriebswirtschaftliche Auswertung aus der Hosentasche“.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles wichtige zur betriebswirtschaftlichen Auswertung im allgemeinen sowie im speziellen, was eine solche App mindestens können muss und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) gibt die finanzielle Lage eines Unternehmens wieder, indem in der Regel monatlich Informationen zur Kosten- und Erlössituation gegenübergestellt werden und so Führungskräften in Unternehmen einen sehr detaillierten Überblick über die aktuelle Situation gestatten.

Die Daten zur Erstellung der BWA kommen in der Regel aus der laufenden Finanzbuchhaltung des Unternehmens und werden dann zu aussagekräftigen Finanzkennzahlen komprimiert. Diese Kennzahlen sind häufig die Grundlage für die Liquiditäts- und Unternehmenssteuerung oder helfen Entscheidern, wenn diese strategische Entscheidungen treffen müssen.

Aufgrund der Bedeutung der BWA für Zwecke der Unternehmenssteuerung ist die Qualität der zugrunde liegenden Daten sowie deren Aktualität enorm wichtig, damit Entscheidungen auch auf Basis korrekter Annahmen getroffen werden.

Grundsätzlich gibt es keine Verpflichtung zur Erstellung einer BWA. Dennoch ist die BWA in Deutschland eines der am meisten verwendeten Instrumente zur kurz-, mittel- und langfristigen Unternehmenssteuerung.

Daneben erfüllt die BWA aber auch noch zahlreiche andere Zwecke, wie z.B.:

• zur Bewertung der aktuellen Liquiditätssituation,
• als Gesprächsgrundlage mit der Bank bei Kreditverhandlungen oder anderen Finanzierungsgesprächen (z.B. Beteiligung durch einen Investor),
• zur Durchführung von Branchenvergleichen oder Konkurrenzanalysen oder
• bei der Durchführung von Rationalisierungsmaßnahmen im Unternehmen.

Da die Buchhaltung eines Unternehmens die Basis für die Erstellung einer BWA ist, fließen die Daten bzw. Geschäftsvorfälle aus der Gewinn- und Verlustrechnung, d.h. alle Aufwendungen und Erträge einer Periode (meist eines Monats), in die betriebswirtschaftliche Abrechnung ein.

Damit die in der BWA berechneten Kennzahlen, auf deren Basis häufig wichtige Unternehmensentscheidungen getroffen werden, auch die tatsächliche Lage des Unternehmens widerspiegeln, ist eine zeitnahe Buchhaltung extrem wichtig.

Praxistipp: Damit die Kennzahlen einer monatlich erstellten BWA auch zutreffend und aktuell sind, müssen angefallene Geschäftsvorfälle zeitnah, also direkt nach deren Entstehung, in der Buchhaltung erfasst werden!  Genauso wichtig für die Aussagekraft der BWA ist auch die vollständige Erfassung aller relevanter Geschäftsvorfälle, also beispielsweise von unterjährigen Abgrenzungen, monatlichen Abschreibungen oder – vor allem relevant bei Onlinehändlern – von Retouren.

So wie es keine Pflicht zur Erstellung einer BWA gibt, so gibt es auch keine vorgeschriebene Form bzw. Struktur. Dennoch hat sich hier ein gewisser Standard durchgesetzt, was die mindestens in einer monatlich erstellten BWA – der sogenannten „Standard-BWA“ – enthaltenen Informationen betrifft. Dazu gehören beispielsweise:

• die Gesamtleistung bzw. die Umsatzerlöse der Periode,
• der Roh- bzw. Betriebsertrag,
• sonstige betriebliche Erlöse,
• eine Übersicht über alle Kostenarten und Kostenstellen,
• das Betriebsergebnis,
• der neutrale Aufwand und Ertrag,
• das Ergebnis vor Steuern,
• die voraussichtliche Steuerhöhe und
• das voraussichtliche Ergebnis nach Steuern.

Mindestens genauso wichtig, wie Kosten und Ertrag, ist für viele Unternehmer aber die Liquiditätssituation im Unternehmen. Deshalb empfiehlt es sich, auch die wichtigsten Liquiditätskennzahlen im Rahmen der BWA monatlich auszuwerten und dadurch einen Überblick über die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu behalten. Dazu zählen vor allem:

• Bankguthaben,
• Kassenbestände,
• fungible Wertpapiere,
• kurzfristige Forderungen,
• kurzfristige Verbindlichkeiten und
• das Umlaufvermögen.

Anhand dieser Kennzahlen lassen sich beispielsweise wichtige Kennziffern wie die:

• Liquidität 1. Grades Barliquidität (sofort flüssige Mittel im Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten),
• Liquidität 2. Grades (flüssige Mittel + kurzfristige Forderunge + Wertpapiere im Verhältnis zu den kurzfr. Verbindlichkeiten) und
• Liquidität 3. Grades (Umlaufvermögen im Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten)

ermitteln.

Da sich die Daten der BWA aus der laufenden Finanzbuchhaltung speisen, setzt eine BWA entweder die Buchführungspflicht eines Unternehmens voraus oder ein nicht buchführungspflichtiges Unternehmen bucht und bilanziert auf freiwilliger Basis. Die Erstellung einer BWA erfolgt meist durch einen Steuerberater, einen Bilanzbuchhalter oder Wirtschaftsprüfer.

Die BWA spielt vor allem bei Entscheidern in kleineren und mittleren Unternehmen eine Rolle, die sich große Controlling-Abteilungen nicht leisten können, aber trotzdem ihre Entscheidungen auf Basis eines validen und aktuellen Datenmaterials treffen wollen. Das trifft beispielsweise auch auf Handwerksunternehmen, Freiberufler oder Onlinehändler zu.

Damit die BWA aber ihren tatsächlichen Zweck der Informationsbereitstellung für Entscheider erfüllen kann, müssen die Daten auch jederzeit und überall abrufbar (und analysierbar) sein. Während dazu in den vergangenen Jahren monatlich noch seitenweise Papier ausgedruckt wurde oder ellenlange PDF-Dokumente gelesen und ausgewertet werden mussten, hat sich auch hier einiges verändert.

Denn mit dem Siegeszug mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablets ist auch die BWA mobiler und digitaler geworden und auf diesen Geräten inzwischen sogar als App – und damit jederzeit und überall quasi als BWA aus der Hosentasche – verfügbar.

Entscheider versetzt das in die Lage, schnell und bedarfsgerecht die für sie wichtigen betriebswirtschaltichen Daten abzurufen, ohne das ein Zugang zu einem PC notwendig ist oder seitenweise Papier gedruckt werden muss.

Bei der Programmierung der Apps steht meist die Usability im Vordergrund, d.h. sie sind zum einen so aufgebaut, dass dem Nutzer die wichtigsten Kennzahlen entweder direkt angezeigt werden oder er über eine einfache Bedienung der App selbst konfigurieren und entscheiden kann, was wichtig ist. Zum anderen sind die Daten so aufbereitet, dass der Nutzer sie in anschaulicher Form sowie einfach und gut verständlicherhält.

Darüber hinaus handelt es sich in den meisten Fällen um Cloud-Lösungen, d.h. der Benutzer kann standortunabhängig an von beliebigen Ort auf der Welt auf die Daten zugreifen und Auswertungen abrufen bzw. durchführen.

Und auch den hohen Sicherheitsanforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit sowie den Standort der Datenspeicherung werden die meisten Anbieter gerecht. Ein Aspekt, den Sie bei der Wahl einer zu Ihnen passenden Lösung ebenfalls unbedingt berücksichtigen sollten.

Wenn Sie zu diesem Thema weitergehende Fragen haben oder Hilfe benötigten, sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gern.

Wie die „BWA für die Hosentasche“ in der Praxis mit dem Tool Kontool  funktioniert, so dass am Ende auch alle „Rundum glücklich sind,  hat uns im Digital-Podcast der Geschäftsführer von Kontool Benjamin Panke erklärt.