Tax Compliance: Wie Sie ein Steuer-IKS vor teuren Fehlern schützen kann

Unternehmer, die glauben, mit der elektronischen Übermittlung der für die Buchhaltung wichtigen Daten(z.B. Umsätze, Eingangsrechnungen oder Kontoauszügen an ihren Steuerberater ihre Pflicht getan zu haben und dass damit die Verantwortung für die Erstellung der Steuererklärung nun ausschließlich beim Steuerberater liegt, unterliegen einem gefährlichen Trugschluss.

Denn ob Umsätze auch wirklich richtig sind, Rechnungen korrekt ausgestellt sind und alle Anforderungen erfüllen oder der richtige Umsatzsteuersatz angewendet wurde, dafür ist der Unternehmer weiterhin selbst verantwortlich.

Ziehen sich eventuelle Fehler bis in die Steuererklärung durch, dann kann das für das Unternehmen richtig teuer werden kann. Ganz zu schweigen von einem möglichen Verdacht der versuchten Steuerhinterziehung, dem man sich schnell ausgesetzt sieht.

Um also sicherzustellen, dass trotz der komplexen Materie alle steuerlich relevanten Regelungen eingehalten und Fehler frühzeitig erkannt werden, ist es unerlässlich, ein funktionierendes Internes Kontrollsystem (IKS) zu implementieren. Wie ein solches Steuer-IKS aussehen kann, in welcher Form Kontrollen durchgeführt werden sollten und wie Sie die Durchführung dokumentieren können, stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor.

Ein Internes Kontrollsystem besteht laut Wikipedia aus:

„systematisch gestalteten technischen und organisatorischen Regeln des methodischen Steuerns von Kontrollen im Unternehmen zum Einhalten von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden, die durch das eigene Personal oder böswillige Dritte verursacht werden können“.

Die dabei beschriebenen Kontrollen können entweder nachgelagert (retrospektiv) durchgeführt werden oder bereits prozessimmanent – also präventiv – integriert sein. Der Vorteil von prozessimmanenten Kontrollen liegt auf der Hand, denn dabei werden Fehler bereits während der Verarbeitung erkannt und der Prozess wird erst fortgesetzt, nachdem der Fehler behoben wurde.

Bei den nachgelagerten Kontrollen wird der Prozess hingegen trotz des Fehlers fortgesetzt und kann erst zu einem späteren Zeitpunkt, nachdem er durch die Kontrolle entdeckt wurde, behoben werden. Ein gutes Beispiel dafür sind die durch eine Interne Revision durchgeführten Kontrollhandlungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung.

Übersetzt bedeutet das also, ein Internes Kontrollsystem soll Sie in die Lage versetzen, Schwachstellen in Betriebs- und Verarbeitungsprozessen aufzuspüren und Fehler frühzeitig zu erkennen, um dadurch negative Implikationen für Ihr Unternehmen zu vermeiden.

Die Kontrollen können dabei manuell durchgeführt oder als automatische Kontrollen in Datenverarbeitungsprozesse integriert sein und Arbeitsprozessen vor- oder nachgelagert sein bzw. während der Verarbeitung (gleichgeschaltet) durchgeführt werden.

Neben den allgemeinen Aufgaben und Zielen eines Internen Kontrollsystems:

• der Vermögenssicherung und dem Vermögensschutz,
• Einhaltung unternehmensweiter Arbeitsplatzanweisungen und Governance-Regelungen,
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit von Geschäftsprozessen,
• Zuverlässigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtheit von Aufzeichnungen und Dokumentationen sowie
• Umsetzung der Geschäftspolitik

verfolgt ein Steuer-IKS im speziellen die Aufgabe, die oben genannten Punkte auf alle für die Buchhaltung – und damit im weiteren Sinne auch die Steuerberechnung – relevanten Prozesse anzuwenden.

Grundsätzlich gibt es keine Vorgaben, wie ein Internes Kontrollsystem aufgebaut sein muss. Das bedeutet im Umkehrschluss: Jeder Unternehmer ist für den Aufbau eines funktionierenden IKS – in unserem speziellen Fall des Steuer-IKS – selbst verantwortlich, um die vorab genannten Ziele zu erreichen.

Das beginnt damit, dass Sie im Rahmen einer Prozessanalyse alle in Ihrem Unternehmen steuerrelevanten Prozesse und Systeme identifizieren und dokumentieren müssen, z.B. visuell in Form von Flussdiagrammen oder in Wort und Schrift als Arbeitsablauf-, Prozess- oder Funktionsbeschreibungen.

Nach der Prozessaufnahme müssen Sie die in den Prozessen vorhanden Arbeitsschritte identifizieren, an denen Fehler auftreten können, und dort – so es noch keine gibt – Kontrollen einrichten. Solche Punkte sind z.B. Schnittstellen, an denen Daten automatisch übertragen oder händisch durch Mitarbeiter in EDV-Systeme eingegeben werden.

Die Kontrollen können manuell in Form eines Vorher-Nachher-Vergleichs anhand von Übertragungslisten und -summen oder durch gesonderte Freigaben im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips nach der Dateneingabe (z.B. bei der Rechnungsstellung, bei Überweisungen etc.) durchgeführt werden.

Besonders bei der digitalen Datenverarbeitung kommen immer häufiger maschinelle Kontrollen zum Einsatz, die vor allem an Schnittstellen eine vollständige und richtige Datenübertragung gewährleisten sollen und Fehler bei der Datenübertragung verhindern. Weichen die übertragenen Daten von vordefinierten Parametern ab, wird die Übertragung als fehlerhaft abgebrochen und Sie werden automatisch (per Email, SMS oder WhatsApp) über den Fehler informiert.

Das implementierte Kontrollframework gehört selbstverständlich genauso zu einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation, wie die Prozessbeschreibungen.

• Warum eine Verfahrensdokumentation nach GoBD für Unternehmen Pflicht ist und was zur Dokumentation gehört, haben wir bereits in diesem Beitrag ausführlich erklärt.

Eine implementierte Kontrolle macht selbstverständlich erst dann Sinn, wenn sie auch wirklich durchgeführtwird. Bei maschinellen Kontrollen ist das kein Problem, hier läuft meist alles vollautomatisch ab und die Maschine hat kein Problem mit dem erhöhten Arbeitsaufwand. Problematischer wird es allerdings bei manuellen Kontrollen, denn hier lauert mit dem Faktor Mensch die größte Fehlerquelle.

Deshalb muss die tatsächliche Durchführung und Wirksamkeit der Kontrollen regelmäßig überprüft und diese Handlung nachweisbar dokumentiert werden. Im Englischen spricht man hier (u.a. im Zusammenhang mit dem Sarbanes-Oxley Act) vom „Test of Controls“.

Bestes Beispiel für diese unabhängige Kontrolltätigkeit ist bei großen Konzernen die Interne Revision, die in regelmäßigen Abständen und streng nach Prüfungsplan einzelne Unternehmensbereiche – und dort die Einhaltung der implementierten Kontrollen – überprüft.

Aber auch kleinere Unternehmen, die über keine eigene Interne Revision verfügen, sollten im Rahmen von Stichproben die tatsächliche Durchführung der implementierten Kontrollen und deren Wirksamkeit regelmäßig testen und damit überprüfen, ob die theoretischen Vorgaben auch in der Praxis tatsächlich umgesetzt werden.

Diese Prüfungshandlungen sollten Sie zu Nachweiszwecken unbedingt dokumentieren und die Unterlagen nachvollziehbar aufbewahren.

Wenn Sie ein oder mehrere Shop-Systeme betreiben und die Umsätze über eine Schnittstelle zur Erstellung der Steuererklärung automatisiert an Ihren Steuerberater übermitteln, sind Sie also weiterhin selbst für die Richtigkeit der Überprüfung der Umsätze und die korrekte Ausstellung von Rechnungen verantwortlich.

Wir unterstützen Sie aber gern bei der Einrichtung eines funktionierenden Kontrollsystems, mit dem Sie sicherstellen, dass steuerrechtliche Regelungen eingehalten werden und mit dem Sie jederzeit nachweisen können, dass in Ihrem Unternehmen ein Kontrollframework existiert, dessen korrekte Durchführung Sie auch regelmäßig überprüfen.

Sind Sie Betreiber eines oder mehrere Shop-Systeme, dann liefern wir Ihnen den Nachweis (jeweils zum 15.2, 15.5., 15.8. und 15.11. für das vorherige Buchungsquartal), dass die ans Finanzamt übermittelten Umsätze mit den Daten aus den vorgelagerten Shop-Systemen übereinstimmen. Dabei handelt es sich um eine summarische Prüfung der Umsätze sowie die Überprüfung umsatzsteuerlicher Sachverhalte (steuerfreie Umsätze / steuerpflichtige Umsätze) und ob die Daten in vor- und nachgelagerten Sytemen übereinstimmen. Außerdem verproben wir einzelne Rechnungen mit den jeweiligen Einzelumsätzen, um den korrekten Umsatzsteuerausweis auf der Rechnung sicherzustellen.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit erfahren möchten oder neben dem Steuer-IKS auch Hilfe bei der Erstellung der entsprechenden Verfahrensdokumentation benötigen, können Sie HIER einen 15-minütigen kostenlosen Gesprächstermin mit einem unserer Spezialisten buchen.