Betrieblich oder geschäftlich veranlasst? – Was Sie bei der Abrechnung von Bewirtungskosten beachten sollten

Die Zeit rund um den Jahrewechsel nimmt man als immer wieder gern genommenen Anlass, um Geschäftskunden oder die eigenen Mitarbeiter zum Essen einzuladen, sich bei dieser Gelegenheit für das gemeinsam Erreichte und Geleistete zu bedanken, das Jahr Revue passieren zu lassen oder die Zusammenarbeit im kommenden Jahr zu besprechen. Dadurch können beispielsweise Geschäftsbeziehungen gepflegt oder die Motivation im Team gesteigert werden. Damit sind die anfallenden Restaurantrechnungen sinnvolle Investitionen in den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg des eigenen Unternehmens.

Und genau aus diesem Grund – dass es geschäftliche notwendige Kosten sind, die dem Unternehmenserfolg dienen – können die anfallenden Bewirtungskosten außerdem als Betriebsaufwand steuerlich geltend gemacht werden.

Was tatsächlich unter die Bewirtungskosten fällt, in welcher Form sie abzugsfähig sind und worauf Sie achten sollten, damit der Fiskus diese auch tatsächlich als betrieblich veranlasste Kosten akzeptiert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Eine Bewirtung liegt nach R 4.10 der Einkommenssteuerrichtlinien (EStR) vor, wenn:

Personen beköstigt werden.  Dies ist stets dann der Fall, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Bewirtungsaufwendungen sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Dazu können auch Aufwendungen gehören, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, wenn sie im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung sind.

Als Bewirtungskosten können Unternehmen oder Selbstständige also Aufwendungen für:

• den Verzehr von Speisen und Getränken sowie sonstigen Genussmitteln, die sie im Rahmen einer geschäftlichen Veranstaltung oder einer Geschäftsreise an Geschäftspartner, Kunden oder Mitarbeiter ausgeben oder
• Empfänge, Geschäftsessen oder Catering und ähnliche Veranstaltungen, die unmittelbar im Zusammenhang mit ihrer geschäftlichen Tätigkeit stehen,

geltend machen.

Zu den Bewirtungskosten zählen dabei auch Kosten, die direkt im Zusammenhang mit der Bewirtung stehen, allerdings im Verhältnis zum fälligen Gesamtbetrag untergeordneter Natur sind. Dazu gehören beispielsweise Park- und Garderobengebühren oder Trinkgelder.

Die Bewirtungskosten können in voller Höhe, zum Teil oder gar nicht abzugsfähig sein. Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit ist, dass die Kosten:

• betrieblich veranlasst und damit sachlich gerechtfertigt sind und
• die üblichen Verhältnisse nicht überschreiten, also nicht aus dem Rahmen fallen.

Die Angemessenheit der Bewirtungskosten richtet sich beispielsweise nach der Größe des Unternehmens, der Höhe von Umsatz und Gewinn und der Bedeutung für den Geschäftserfolg.

Nicht abzugsfähig sind unangemessene Kosten, wobei sich die Unangemessenheit nach Art und Höhe unterscheidet. Sind Bewirtungskosten der Art nach unangemessen (z. B. die Einladung der Geschäftspartner in einen Nachtclub), dann sind die gesamten Kosten nicht abzugsfähig.

Sind Bewirtungskosten dagegen der Höhe nach unangemessen, müssen diese in den angemessenen und unangemessenen Teil aufgeteilt werden, von dem dann der angemessene Teil als Betriebskosten abzugsfähig ist.

Weiterhin wird unterschieden, ob Bewirtungskosten betrieblich oder geschäftlich veranlasst sind und damit  zu 100 Prozent oder nur zu 70 Prozent abzugsfähig.

Bewirtungskosten sind zu 100 Prozent abzugsfähig, d.h. als Betriebskosten in voller Höhe ansetzbar, wenn sie ausschließlich aus betrieblichem Anlass erfolgen, also nur der Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer dienen.

Dabei kann es sich beispielsweise um Aufwendungen für:

• betriebsinterne Fortbildungen wie z. B. Mitarbeiterschulungen oder Vorträge,
• Firmenveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Firmenjubiläen oder andere Betriebsfeste oder
• außergewöhnliche Arbeitseinsätze oder Dienstreisen der Mitarbeiter

handeln. Sind die Ehepartner der Mitarbeiter zu den Betriebsfesten mit eingeladen, dann sind die dafür anfallenden Bewirtungskosten ebenfalls in voller Höhe abzugsfähig.

Ist das Unternehmen bzw. der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt, dann kann bei angemessener Bewirtung der volle Vorsteuerbetrag bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung abgezogen werden.

Nur 70 Prozent der angefallenen Bewirtungskosten können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie geschäftlich veranlasst sind. Das ist der Fall, wenn es sich um die Bewirtung von Geschäftspartnern handelt. Dabei kann es sich um bereits bestehende Kunden handeln, um diese Geschäftsbeziehung zu pflegen und zu vertiefen oder um Neukunden, mit denen Sie erst ins Geschäft kommen möchten. Auch die Bewirtung von Unternehmensberatern, Steuerberatern, Lieferanten oder anderen Personen, mit denen Sie eine geschäftliche Beziehung pflegen, fällt in diesen Bereich.

Anlässe für ein solches Geschäftsessen können beispielsweise die Besprechung mit einem Lieferanten sein, die Würdigung eines Vertragsabschlusses mit einem Kunden oder die Erreichung eines Projektzieles durch einen Subunternehmer.

Wie bei den betrieblich veranlassten Bewirtungskosten können Unternehmen auch bei den geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten den vollen Vorsteuerabzug geltend machen.

Keine Bewirtung durch die bereitgestellten Speisen und Getränken liegt allerdings vor, wenn diese nur in einem sehr geringem Umfang bereitgestellt werden und es sich dabei eher um eine Geste der Höflichkeithandelt. Das können beispielsweise die Kekse und der Kaffee im Rahmen einer Besprechung sein.

Ebenfalls nicht von Bewirtung spricht man, wenn auf einer Werbeveranstaltung (z. B. Messen) Geschmacksproben zur Verkostung bereitgestellt werden. Hier handelt es sich vielmehr um unbegrenzt vollständig abziehbare Betriebsausgaben.

Gar nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig sind die Kosten für die Bewirtung, wenn diese zwar aus geschäftlichem Anlass erfolgen, aber in der Privatwohnung des Steuerpflichtigen stattfindet.

Es gibt hier aber auch Sonderfälle, bei denen eine Einzelfallprüfung (bzgl. Veranstaltungsort oder geladene Gäste) notwendig wird und die Bewirtungsaufwendungen ggf. in einen privaten und einen geschäftlichen Anteil aufgeteilt werden müssen. Liegt ein solcher (komplexerer) Fall bei Ihnen vor, dann sprechen Sie uns dazu einfach an, wir helfen Ihnen gern.

Egal, ob betrieblich oder geschäftlich veranlasst, die Bewirtungskosten müssen über einen Bewirtungsbeleg nachgewiesen werden. Dieser Bewirtungsbeleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Ort und Datum der Veranstaltung
• Genaue Höhe der Aufwendungen
• Namen aller Teilnehmer inklusive des Gastgebers
• Anlass der Bewirtung
• Detaillierte Aufstellung der Speisen und Getränke
• Unterschrift des Steuerpflichtigen

Wird das Trinkgeld nicht mit auf der Rechnung bei den Aufwendungen ausgewiesen, dann sollten Sie sich den Betrag separat in der gewährten Höhe schriftlich quittieren lassen.

Übersteigt der Rechnungsbetrag die Grenze von 250 Euro, muss der Bewirtungsbeleg außerdem noch folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Bewirtenden
• Aufschlüsselung des Rechnungsbetrages nach dem jeweiligen Mehrwertsteuersatz und dem zugehörigen Betrag (19 Prozent / 7 Prozent)
• Steuernummer und Umsatz-ID des Restaurants

Achtung: Den Anlass der Bewirtung sollten Sie so genau wie möglich beschreiben, also beispielsweise „Vertragsabschluss mit Firma Mustermann zum Projekt Stadionneubau“. Einfach nur „Einladung zum Geschäftsessen“ als Angabe auf dem Beleg, reicht dem Fiskus in der Regel nicht!

Damit der vom Restaurant ausgestellte Bewirtungsbeleg vom Finanzamt auch als Rechnung anerkannt wird – und so auch die Aufwände sowie der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden können – müssen mindestens folgende Punkte erfüllt sein:

• Die Rechnung ist maschinell erstellt und besitzt eine fortlaufende Rechnungsnummer.
• Auf der Rechnung ist der Name und die Anschrift des Restaurants angegeben.
• Die Rechnung enthält das genaue Bewirtungsdatum.
• Auf der Rechnung sind die verkauften Produkte, also die Speisen und Getränke, einzeln ersichtlich.
• Die Rechnung enthält die Steuernummer und/oder Umsatz-ID des Restaurants.

Achten Sie bereits bei der Zahlung der Rechnung auf einen korrekt und vollständig ausgefüllten Bewirtungsbeleg, um spätere Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt bei der Anerkennung der Bewirtungskosten zu vermeiden!

Die betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtung in einem Restaurant verlangt vom Steuerpflichtigen einen besonderen Belegnachweis (vielen sicherlich bekannt als der zusätzlich beim Kellner angeforderte „Bewirtungsbeleg“) zum Nachweis der Höhe der betrieblichen Veranlassung von Betriebsaufwendungen.

Der Nachweis kann auf diesem Bewirtungsbeleg – der meist schon alle für den Nachweis wichtigen Felder enthält – direkt erfolgen oder auf einem gesondert dafür erstellten Dokument, das mit der Restaurantrechnung zusammengeführt (abgeheftet) wird.

Im Anschluss an die Veranstaltung sind die Kosten zeitnah, einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen, d. h. zu verbuchen. Zeitnah bedeutet hier in der Regel, dass buchhaltungspflichtige Unternehmen den Aufwand bis spätestens zehn Tage nach der Veranstaltung verarbeitet haben sollten.

Da die Bewirtungskosten ein bei Betriebsprüfern sehr beliebtes Prüfungsgebiet sind, sollten Sie bereits bei der Erstellung und korrekten Ausfüllung von Bewirtungsbelegen sorgfältig vorgehen und diese zeitnah und ordnungsgemäß verbuchen.

Falls Sie sich nicht sicher sind, ob es sich um betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten handelt oder Sie Probleme bei der ordnunsgemäßen Verbuchung der Aufwände haben, dann sprechen Sie uns einfach an. Als digitaler Steuerberater unterstützen wir Sie hier gerne mit unserem Know-How und modernen Buchungstools.