Werkzeuggeld, Wäschegeld und Sachbezüge: Was ist davon steuerfrei?

Im vorerst letzten Teil unserer Miniserie zum Thema „Steuerfreie Zuwendungen für Arbeitnehmer“ stellen wir Ihren drei weitere Möglichkeiten vor, wie Sie als Arbeitgeber (AG) ihren Mitarbeitern steuerfreie Zuwendungen gewähren können.

Welche Voraussetzungen notwendig sind, um Werkzeugeld, Wäschegeld oder Sachbezüge steuerfrei an den Arbeitnehmer (AN) auszahlen zu können und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Bringt ein Arbeitnehmer eigenes Werkzeug mit auf die Arbeit und nutzt es dort zur Verrichtung betrieblicher Tätigkeiten, dann regelt §3 Nr. 30 Einkommenssteuergesetz (EstG), dass die dafür vom Arbeitnehmer gezahlten Entschädigungen steuerfrei sind. Im Einkommenssteuerparagrafen wird aber explizit darauf hingewiesen, dass die Entschädigungen „die entsprechenden Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht offensichtlich übersteigen“ dürfen.

Im Gesetzestext wird außerdem konkret auf die Benutzung von „Werkzeugen des Arbeitnehmers“ verwiesen. Im betrieblichen Kontext handelt es sich also um Gegenstände, mit denen Sachen bearbeitet werden können. Arbeitsmaschinen, Bürogeräte, Motorsägen oder Musikinstrumente fallen daher nicht unter den hier verwendeten Begriff der Werkzeuge, sondern eher Scheren oder Messer bei einem Frisör oder Maurerkellen und Schaufeln bei einem Bauarbeiter.

Zwingend ist auch nicht, dass das Werkzeug im Betrieb des Arbeitgebers genutzt wird. Die Verwendung muss im Rahmen des Dienstverhältnisses erfolgen, das kann aber beispielsweise auch eine entfernte Baustelle eines Tiefbauunternehmens sein.

Wenn das vom Arbeitgeber pauschal gezahlte Werkzeuggeld überhöht ist oder anhand vorgelegter oder angebotener Beweismitteln nicht nachvollziehbar ist, dass es den tatsächlichen Aufwendungen entspricht, ist es in voller Höhe als Arbeitslohn steuerpflichtig.

Wenn der Arbeitnehmer ein für ihn steuerfreies Werkzeuggeld erhält, darf er die Kosten für das Werkzeug selbstverständlich nicht noch zusätzlich in seiner Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Steuerfrei sind Zuschüsse des Arbeitgebers für die Reinigung von typischer Arbeitskleidung oder Schutzkleidung des Arbeitnehmers, die dieser zur Berufsausübung tragen muss. Das betrifft beispielsweise eine vom Arbeitgeber bereitgestellte einheitliche Kleidung für das Servicepersonal in Restaurants oder von Verkäufern in Fachgeschäften. Aber auch, wenn die beschaffte typische Arbeitskleidung vom Arbeitnehmer selbst beschafft wurde, ist gezahltes Wäschegeld steuerfrei.

Wichtig ist in beiden Fällen (Arbeitskleidung vom AG bereitgestellt oder vom AN selbst beschafft), dass eine private Nutzung der Arbeitskleidung so gut wie ausgeschlossen ist. Ist das nicht der Fall oder handelt es sich um nicht berufstypische Kleidung, dann wird die Zuwendung als steuerpflichtiger Arbeitslohn eingestuft.

Ist der Arbeitnehmer allerdings zum Tragen einer bestimmten Arbeitskleidung oder Schutzkleidung verpflichtet (z.B. durch Arbeitsverträge oder gesetzliche Vorgaben), dann muss der Arbeitgeber die Reinigungskosten übernehmen.

Seit Anfang 2022 kann jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber monatlich steuerfreie Sachbezüge bis maximal 50 Euro erhalten, davor lag die sogenannte Sachbezugsfreigrenze bei 44 Euro. Ein besonderer Anlass für die Zahlung muss nicht vorhanden sein.

Unter die Sachbezüge fallen zweckgebundene Gutscheine, die zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem Dritten berechtigen (also beispielsweise Tank- oder Warengutscheine) oder entsprechende Geldkarten. Außerdem müssen die Gutscheine bzw. Geldkarten die Regelungen des Zahlungsdienstaufsichtsgesetzes erfüllen.

Ganz wichtig: Die Steuerfreiheit für die Sachbezüge gilt nur für Sachbezüge, also nicht für Geldleistungen. Außerdem müssen die Sachbezüge dem Arbeitnehmer zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Wird die Freigrenze überschritten, dann muss der gesamte Betrag in diesem Monat versteuert werden. Wird die Freigrenze allerdings in einem Monat nicht ausgeschöpft, darf der verbleibende Rest nicht auf den nächsten Monat übertragen werden.

• Teil I:  Steuerfreie Zuwendungen: Wie Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter Kosten für Arbeitskleidung übernehmen können
• Teil II: Steuerfreie Zuwendungen: Wann Arbeitnehmer Beihilfen und Unterstützungen in einem Notfall erhalten können
• Teil III: Dienstwagen + Dienstwohnung: Diese steuerfreien Zuschüsse sollten Sie kennen
• Teil IV: Fort- und Weiterbildungskosten oder berufsbegleitendes Studium: Diese steuerfreien Zuschüsse sind möglich
• Teil V: Fahrkostenzuschüsse, Jobticket oder mit dem Fahrrad: So können Arbeitgeber bei den Fahrkosten helfen