Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung: Was müssen Unternehmer künftig beachten?

Wachstumschancengesetz: Das ist die kryptische Bezeichnung jenes Entwurfs, im Rahmen dessen ab dem Jahr 2025 wichtige Veränderungen auf Unternehmen zukommen. In jedem Fall dann, wenn sie Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen (B2B) im Inland verkaufen und dafür Rechnungen erstellen.

Denn die Bundesregierung plant ab diesem Zeitpunkt die Einführung einer Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnungspflicht) im B2B-Bereich.

Für Unternehmen bedeutet das, dass für sie ab dem 1. Januar 2025 auch der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend wird.

Was Sie bei der elektronischen Rechnungsstellung zukünftig beachten müssen, für wen die Regelung Anwendung findet und welche Übergangsfristen zur Erleichterung gelten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Bereits am 30. August 2023 hat das Bundeskabinett den Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz beschlossen, der u. a. auch zahlreiche Änderungen für Unternehmen in der Buchhaltung vorsieht. Inzwischen gibt es einen ersten Gesetzentwurf und Bestandteil dessen ist auch eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.

Wird das Gesetz im Dezember durch Bundestag und Bundesrat verabschiedet, dann müssen ab dem 1. Januar 2025 Unternehmen elektronische Rechnungen nicht nur ausstellen, sondern auch empfangen können. Das betrifft jedoch nur die inländische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B), also nicht an den Endverbraucher.

Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich NICHT um eine eingescannte Papierrechnung oder ein verschicktes PDF. Es ist dann sogar so, dass mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung der E-Mail-Versand von gescannten Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen nicht mehr erlaubt wäre.

Bei einer E-Rechnung nach EN 16931 bzw. EU-Rechnungsstandard CEN 16931 (EU-Richtlinie 2014/55/EU) handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und die eine vollelektronische Verarbeitung und Integration in Buchhaltungssysteme ermöglicht.

Das aktuell vermutlich gängigste Format für eine elektronische Rechnung ist die XRechnung. Dabei handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenformat, das als Standard für elektronische Rechnungen gilt und vor allem beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern schon länger eingesetzt wird.

Eine elektronische Rechnung ist zwar ein elektronisches Dokument, hat aber die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierformat. Deshalb muss auch die E-Rechnung die notwendigen Pflichtangaben für eine Rechnung wie:

• vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers,
• Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens,
• Ausstellungsdatum,
• eine Rechnungsnummer,
• Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
• anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
• Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

 enthalten.

Um rechtlich anerkannt zu werden, muss die E-Rechnung originär auf elektronische Art und Weise erstellt und auch auf elektronischem Wege versandt werden. Außerdem müssen Anforderungen zum Nachweis der Authentizität der Herkunft, der Integrität des Inhaltes und zur Lesbarkeit der Rechnung (Datenformat) eingehalten werden.

Auch die gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen für Papierrechnungen gelten gleichermaßen für E-Rechnungen, allerdings dann nicht physisch, sondern in elektronischer Form. Es gibt inzwischen eine Vielzahl von revisionssicheren Archivierungslösungen.

Wenn Sie hierfür Hilfe benötigen, sprechen Sie uns einfach an!

Wie schon erwähnt, sind von der Verpflichtung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen nur Unternehmen betroffen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen liefern (B2B). Diese Unternehmen (Leistender und Leistungsempfänger) müssen sich außerdem gemeinsam im Inland befinden.

Geplant ist die Umsetzung ab dem 1. Januar 2025, d. h. ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen elektronisch verschicken und diese demzufolge auch elektronisch empfangen und verarbeiten können.

Da das aber häufig mit einem großen Implementierungsaufwand und oft mit Systemumstellungen verbunden sein wird, wurden vom Gesetzgeber Übergangsfristen eingeräumt. Das soll es vor allem kleineren und mittelgroßen Unternehmen ermöglichen, die erforderlichen Anpassungen neben dem laufenden Geschäftsbetrieb zu stemmen.

Deshalb dürften nach der Einführung im gesamten Jahr 2025 noch für alle in diesem Geschäftsjahr gemachten B2B-Umsätze Papierrechnungen verschickt werden. Das gilt außerdem für elektronische Rechnungen, die noch nicht im neu geregelten Format erstellt wurden. Dafür muss sich aber der Rechnungsversender die Genehmigung des Empfängers einholen.

Die gleiche Regelung gilt dann auch nochmal für 2026, d. h. auch in diesem Jahr sind nach Zustimmung durch den Rechnungsempfänger Papierrechnungen bzw. nicht dem neuen Format entsprechende elektronische Rechnungen für im Jahr 2026 erzielte B2B-Umsätze möglich. Hier gilt aber, dass beim Rechnungssteller der Vorjahresumsatz die Grenze von 800.000 Euro nicht überschreitet.

Im Jahr 2027 ist keine Papierrechnung mehr möglich, allerdings weiterhin elektronische Rechnungen, die noch nicht im neuen Format erstellt wurden. Das betrifft B2B-Umsätze im Jahr 2027 und auch hier ist wieder die Zustimmung des Rechnungsempfängers die Voraussetzung. Achtung: Die elektronischen Rechnungen müssen aber mittels elektronischen Datenaustausch (EDI) verschickt werden.

Gänzlich vorbei mit den Ausnahmeregelungen ist es dann 2028, ab dem Jahr sind alle Anforderungen vollumfänglich einzuhalten und die Zeiten von Papierrechnungen und anderen nicht formalen elektronischen Formaten endgültig vorbei.

Grundsätzlich ist die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Für Unternehmen, die aufgrund von inländischen B2B-Geschäften davon betroffen sind, bedeutet das aber anfangs einen großen Mehraufwand, um die eigenen Systeme und Prozesse „betriebsbereit“ und fit für die Zukunft zu machen.

Auch wenn die Zeit bis zum Start der elektronischen Rechnung noch lang erscheint und Übergangsfristen diese nochmals verlängern, sollten Sie auf keinen Fall zu lange warten und sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Betrachten Sie die E-Rechnung nicht nur als eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch als Chance, Geschäftsprozesse zu optimieren und zukunftsfähig zu gestalten.

Sollten Sie dazu Hilfe benötigten, sprechen Sie uns an.