Für zufriedene Mitarbeiter: Diese Sachzuwendungen können Arbeitgeber steuerfrei gewähren

Wer im zunehmend härter werdenden Wettbewerb um gute Fachkräfte mit der Konkurrenz mithalten und motivierte und leistungsbereite Mitarbeitende nicht nur finden, sondern auch langfristig an sein Unternehmen binden will, muss neben einem attraktiven Gehaltspaket zunehmend auch weitere wichtige Faktoren berücksichtigen.

Dazu gehören neben Weiterbildungsmöglichkeiten, Aufstiegschancen oder einem kollegialen und motivierenden Arbeitsumfeld auch steuerbegünstigte Sachzuwendungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern gewähren können.

Welche Möglichkeiten der Arbeitgeber hat, welche Voraussetzungen für die Gewährung erfüllt sein müssen und welche Freigrenzen gegebenenfalls gelten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Steuerfreie Sachzuwendungen des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter sind ein oft unterschätzter Hebel, um die Zufriedenheit und Motivation der Belegschaft zu steigern. Oft sogar, ohne dass die Lohnnebenkosten im Unternehmen nennenswert steigen. Deshalb bieten sie sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern fast ausschließlich Vorteile.

Es handelt sich also nicht um monetäre Anreize, sondern um Sachleistungen, die den Arbeitnehmern gewährt werden können. Diese sind zum Teil völlig steuerfrei, zum Teil steuerbegünstigt. Und in vielen Fällen sind sie sogar noch sozialversicherungsfrei. Wichtige Leistungen stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Das Wichtigste gleich vorweg: Zuwendungen in Form von Bargeld oder bargeldähnliche Leistungen sind kein Sachbezug und unterliegen daher wie das normale Gehalt der Lohnsteuer und den Sozialabgaben. Außerdem müssen die Zuwendungen in den meisten Fällen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Das bedeutet: Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine Geldzuwendung, erhöht sich dadurch dessen Arbeitsentgelt, auf das Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind. Um den Nettolohn durch steuerfreie Zuwendungen zu erhöhen, muss es sich also um Sachbezüge handeln!

Dazu gehören unter anderem:

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seinen Arbeitnehmern Sachzuwendungen bis zu einer Höhe von 50 Euro pro Monat lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei zu gewähren. Unter diese Höchstgrenze fallen Geschenke (z.B. zu Weihnachten) ebenso, wie z.B. Gutscheinkarten, Zeitungsabonnements, Restaurantschecks oder die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio.

Da die Freigrenze monatlich gilt und zusätzlich zum Gehalt gewährt werden kann, kann auf diesem Weg sogar das Nettogehalt aufgebessert werden. Allerdings darf der monatliche Freibetrag von 50 Euro nicht überschritten werden. Schon ein Cent mehr bedeutet, dass der gesamte Sachbezug lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig wird!

Außerdem dürfen die Monatsbeträge nicht zusammengerechnet. Das heißt: Der in einem Monat verbrauchte Sachbezugswert kann nicht in den Folgemonat übertragen werden.

Für den Arbeitgeber sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Über die monatliche Freigrenze hinaus kann der Arbeitgeber bei persönlichen Anlässen wie beispielsweise einem Jubiläum, einer Beförderung, Geburtstag oder Hochzeit eine weitere Aufmerksamkeit (Wein, Blumen, Präsentkorb) im Wert von bis zu 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) gewähren, für die grundsätzlich keine Lohnsteuer und Sozialversicherung anfällt, da es nicht dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet wird.

Wird durch die Zuwendung der Höchstbetrag überschritten, besteht die Möglichkeit, den gesamten geldwerten Vorteil aus der Sachzuwendung pauschal mit 30 Prozent Lohnsteuer zu versteuern, wobei die Pauschalversteuerung selbst der Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht unterliegt. Diese Kosten können vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer übernommen werden.

Apropos Geschenke und Aufmerksamkeiten: Führt der Arbeitgeber eine Betriebsveranstaltung wie etwa eine Weihnachtsfeier durch, kann hier jeder Arbeitnehmer steuerfreie Zuwendungen von bis zu 110 Euro pro Betriebsveranstaltung erhalten. Bei diesen Zuwendungen kann es sich z.B. um Speisen und Getränke auf der Veranstaltung oder den Hin- und Rücktransport der Arbeitnehmer zum Ort der Veranstaltung handeln.

Übersteigt der Gesamtbetrag pro Arbeitnehmer die Grenze von 110 Euro, wird der übersteigende Teil als geldwerter Vorteil behandelt und kann vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. Voraussetzung ist, dass die Zuwendung unmittelbar für die Betriebsveranstaltung erfolgt.

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes gibt es den Vorschlag, die Grenze rückwirkend zum 01.01.2024 auf 150 Euro anzuheben. Hier lohnt es sich, nach der Verabschiedung des Gesetzes die dann geltenden Grenzen zu überprüfen.

Wann konkret eine Betriebsveranstaltung vorliegt, ist natürlich auch gesetzlich geregelt. Nach § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1ades Einkommenssteuergesetzes sind dies:

„Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“,

bei denen die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Eine weitere sehr interessante Möglichkeit, Arbeitnehmenden steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschüsse zukommen zu lassen, ist der sogenannte „Rabattfreibetrag“. Dabei können Arbeitnehmer Waren oder Dienstleistungen, die vom eigenen Unternehmen hergestellt oder vertrieben werden, rabattiert beziehen. Der geldwerte Vorteil aus den gewährten Mitarbeiterrabatten ist dann bis zu einer Höchstgrenze von 1.080 Euro pro Jahr lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Diese Förderung eignet sich daher vor allem für Unternehmen, die Produkte herstellen oder vertreiben, die sich direkt an den Endverbraucher richten.

Wird der Weg zur Arbeit mit dem eigenen Pkw zurückgelegt, kann für die Strecke von der Wohnung des Arbeitnehmers und der ersten Tätigkeitsstätte ein Fahrtkostenzuschuss gewährt werden. Für die einfache und kürzeste Strecke kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer 30 Cent pro Kilometer zahlen. Auf den gezahlten Betrag werden pauschal nur 15 Prozent Lohnsteuer und anteilige Sozialabgaben erhoben, die vollständig vom Arbeitnehmer getragen werden. Die Pauschalversteuerung ist sozialversicherungsfrei. Der Arbeitnehmer muss jedoch beachten, dass er die vom Arbeitgeber gezahlten Beiträge bei seiner jährlich Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten angeben muss.

Nutzt der Arbeitnehmer für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte öffentliche Verkehrsmittel (ÖPNV), kann ihm der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Fahrtkosten zahlen. Dieser wird bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal mit 15 Prozent versteuert und ist für den Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung für die Pauschalversteuerung ist allerdings, dass der Zuschuss zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern auch Verpflegungszuschüsse gewähren, entweder für Mahlzeiten in der betriebseigenen Kantine, bei einem externen Anbieter oder in Form von Zuschüssen bzw. Essensmarken für Restaurantbesuche.

Hierfür werden jährlich amtliche Sachbezugswerte festgelegt, anhand derer die Höhe eines möglichen geldwerten Vorteils ermittelt wird. Im Jahr 2024 gelten folgende tägliche Höchstwerte für die einzelnen Mahlzeiten:

• Frühstück: € 2,17
• Mittagessen: € 4,13
• Abendessen: € 4,13

Ist der Eigenanteil, den der Arbeitnehmer für die Mahlzeit zahlt, gleich oder höher als der amtliche Sachbezugswert, ist die verbilligte Mahlzeit für ihn lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Wird dagegen für die verbilligte Mahlzeit weniger als der Sachbezugswert gezahlt, gilt die Differenz als geldwerter Vorteil behandelt und muss versteuert werden. Entweder vom Arbeitnehmer mit seinem persönlichen Steuersatz oder vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent.

Darüber hinaus kann der Arbeitgeber noch zusätzlich zum amtlichen Sachbezugswert bis zu 3,10 Euro pro Kalendertag lohnsteuer- und abgabenfrei zuschießen. Für ein Mittagessen erhöht sich der Essenszuschuss damit auf 7,23 Euro. Allerdings kann nur eine Mahlzeit pro Tag bezuschusst werden!

Gibt es wieder eine eigene Kantine noch einen externen Anbieter, können den Arbeitnehmern Essensgutscheine oder Restaurantschecks ausgehändigt werden, die in zahlreichen Restaurants und auch Lebensmittelgeschäften eingelöst werden können. Der tägliche Höchstbetrag liegt derzeit bei 7,23 Euro, also 4,13 Euro Sachbezugswert + 3,10 Euro steuerfreier Zuschuss des Arbeitgebers.

Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber Zuschüsse für die Betreuung von Kindern, die noch nicht schulpflichtig sind (für Kitas oder Tagesmütter), dann gibt es für diese Zuschüsse keinen Freibetrag, d.h. ein daraus resultierender geldwerter Vorteil ist in unbegrenzter Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Auch hier gilt: Der Zuschuss muss zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Und dem Arbeitgeber muss eine Originalrechnung über den Zuschuss vorgelegt werden.

Die in diesem Beitrag vorgestellten Beispiele für steuerfreie Sachzuwendungen zeigen bereits die vielfältigen Möglichkeiten, die Arbeitgebern haben, um neben einem attraktiven Gehaltspaket für einen bestimmten Arbeitsplatz im Unternehmen zu werben.

Wenn Sie noch mehr über diese Möglichkeiten erfahren möchten oder Hilfe bei der praktischen Umsetzung benötigen, dann sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gerne dabei!