Lange Sperren drohen: Weshalb sich Onlinehändler unbedingt an die Pflichten des OSS-Verfahrens halten sollten

Mit der Einführung des One-Stop-Shop-Verfahrens (OSS-Verfahren) als zentrale Anlaufstelle für die Abgabe der Umsatzsteuermeldung bei Fernverkäufen haben Onlinehändler seit Juli 2021 die Möglichkeit, grenzüberschreitende Umsätze zentral über den One-Stop-Shop zu deklarieren und auch die dafür fällige Umsatzsteuer dort abzuführen.

Damit entfällt für den Verkäufer die aufwendige Umsatzsteuervoranmeldung in jedem einzelnen EU-Mitgliedsland, in dem Waren verkauft werden. Vor allem für viele kleine Onlinehändler, die grenzüberschreitend Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, ist das eine große Erleichterung.

• Wenn Sie mehr über die Einführung des OSS-Verfahrens oder die Anmeldung dazu wissen wollen, können Sie das hier nachlesen.

Allerdings ist das neue Verfahren kein Selbstläufer und die Teilnehmer müssen sich an die geltenden Regeln und Pflichten halten. Tun sie das nicht, dann droht im schlimmsten Fall ein längerer Ausschluss aus dem OSS-Verfahren und damit gehen alle mit der Sonderregelung verbundenen Vereinfachungsvorteile wie:

• die Abgabe aller unter die Sonderregelung fallenden Umsätze in einer besonderen Steuererklärung,
• die zentrale und elektronische Übermittlung dieser Steuererklärung über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und
• die sich ergebende Steuer insgesamt zu entrichten

wieder verloren. Deshalb nachfolgend aufgeführt noch einmal zusammengefasst die Pflichten, die unbedingt einzuhalten sind.

Zu den grundlegenden Pflichten, die mit einer Teilnahme an der Sonderregelung des OSS-Verfahrens verbunden sind, zählen u.a.:

Die Steuererklärung muss bis zum Ende des Monats, der auf den Ablauf des Besteuerungszeitraums folgt (Kalendervierteljahr), elektronisch übermittelt werden.

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden: Die berechneten und über das OSS-Verfahren gemeldeten Umsätze müssen rechtzeitig überwiesen werden. Die Zahlung muss bis zum Ende des Monats, der auf den Ablauf des Besteuerungszeitraumes (Kalenderjahr) folgt, eingegangen sein.

Wichtig in dem Zusammenhang: Es ist kein Lastschrifteinzug möglich, d.h. die Überweisung muss pünktlich erfolgen!

Ergeben sich Änderungen gegenüber den Daten, die Sie bei der Registrierung zum OSS-Verfahren gemacht haben, dann sind diese spätestens am zehnten Tag des Monats, der auf die Änderung der Verhältnisse erfolgt, dem BZSt auf elektronischem Wege mitzuteilen. Dazu steht Ihnen auf dem Online-Portal des BZSt ein entsprechendes Änderungsformular zur Verfügung.

Im Rahmen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für jeden Kaufmann im Grunde ebenfalls eine Selbstverständlichkeit, müssen alle im Rahmen des OSS-Verfahrens gemeldeten Transaktionen aufgezeichnet und für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer vorgehalten werden. Die Aufbewahrungsfrist für diese Aufzeichnungen liegt bei 10 Jahren.

Alle Pflichten im Detail können Sie auf der Seite des Bundeszentralamtes für Steuern zum One-Stop-Shop nochmals nachlesen.

Kommen Teilnehmer am OSS-Verfahren den oben genannten Pflichten ganz oder zum Teil nicht nach, dann sind die möglichen Konsequenzen u.a. in § 18j Abs.6 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Dort wird festgelegt, dass:

ein Unternehmer von der Finanzbehörde nach Absatz 1 Satz 2 dem besonderen Besteuerungsverfahren nach Absatz 1 ausgeschlossen wird, wenn er seinen Verpflichtungen nach Absatz 4 oder § 22 Absatz 1 oder den von ihm in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union zu erfüllenden Aufzeichnungspflichten entsprechend Artikel 369k der Richtlinie 2006/112/EG wiederholt nicht oder nicht rechtzeitig nachkommt.

Zwar bezieht sich der Gesetzestext konkret nur auf die Aufzeichnungspflichten, wird aber mit großer Wahrscheinlichkeit auch auf die anderen genannten Pflichten entsprechend angewandt.

Von Bedeutung ist hier vor allem der Hinweis auf die wiederholte Verletzung der Pflichten, d.h. bereits nach dem zweiten Mal kann der Ausschluss vom OSS-Verfahren drohen.

Ebenfalls wichtig ist hier der Imperativ mit dem Vermerk „ausgeschlossen wird“, d.h. es handelt sich um keine „Kann-Bestimmung“!

Bereits die bisher gemachten Ausführungen zeigen, dass die Pflichten zur Teilnahme am OSS-Verfahren unbedingt eingehalten werden sollten, um die Vorteile dieser Vereinfachungsmöglicheit zur Deklaration von Umsätzen aus grenzüberschreitenden Verkäufen nicht zu riskieren.

Das wird nochmal deutlicher, wenn es um den Zeitraum geht, für den ein Ausschluss aus dem OSS-Verfahren droht. Zieht man hier Artikel 58b der Mehrwertsteuerverordnung (MWStVO) hinzu, dann steht dort geschrieben, dass:

ein Ausschluss eines Steuerpflichtigen von einer der Sonderregelungen wegen wiederholten Verstoßes gegen die einschlägigen Vorschriften in jedem Mitgliedstaat und für beide Regelungen während acht Kalenderquartalen nach dem Kalenderquartal, in dem der Steuerpflichtige ausgeschlossen wurde, gilt.

Das bedeutet also, dass wiederholte Verstöße gegen die Pflichten aus dem OSS-Verfahren mit einer Sperrzeit von acht Kalenderquartalen, d.h. ganzen zwei Jahren belegt werden können.

Grund genug also, sich unbedingt an die geltenden Regelungen zu halten. Denn sonst droht eine Rückkehr in frühere Zeiten, in denen Onlinehändler für Waren, die sie grenzüberschreitend innerhalb der EU verkauft haben, die darauf entfallende Umsatzsteuer im Land des Endkunden mit der dort gültigen Umsatzsteuer versteuern, dem dortigen Finanzamt melden und dafür jeweils eine separate Umsatzsteuererklärung abgeben mussten.

Sollten Sie Hilfe benötigen oder darüber hinausgehende Fragen zur Anwendung OSS-Verfahren haben, dann sprechen Sie uns einfach an.