Betriebsprüfung: Gut vorbereitet ist halb bestanden – Worauf Unternehmer unbedingt achten sollten

Steht eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt ins Haus, dann können Unternehmen bereits im Vorfeld sehr viel dafür tun, dass diese zum einen so reibungslos wie möglich abläuft und zum anderen die Betriebsprüfer so wenig wie möglich Feststellungen haben.

Eine gute Vorbereitung beinhaltet im Vorfeld eine genaue Abstimmung mit den Prüfern zu Prüfungsumfang und Prüfungsschwerpunkt, die zeitnahe Bereitstellung vollständiger und richtiger Unterlagen zu Prüfungsgegenstand, die Bereitstellung angeforderter Datenzugriffsmöglichkeiten und ein genaues Briefing der involvierten Mitarbeiter.

Selbstverständlich sollten Sie sofort Ihren Steuerberater informieren und von Anfang an in den Prozess einbinden.

Berücksichtigen Sie diese Punkte, können Sie der Betriebsprüfung im Grunde recht gelassen entgegensehen. Wenn Sie dann noch für den Prüfer ein ruhiges Zimmer mit Tageslicht finden und er eine gute Tasse Kaffee erhält, sollte die Prüfung problemlos über die Bühne gehen.

Im Rahmen des Steuerrechts handelt es sich definitionsgemäß um eine Betriebsprüfung, bei einer:

…von der Finanzbehörde im Außendienst vorzunehmende Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte, bei der die Verhältnisse eines Steuerpflichtigen ermittelt, geprüft und beurteilt werden, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen.

Eine Betriebsprüfung zur Feststellung der steuerlichen Verhältnisse von Gewerbebetrieben, Freiberuflern oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieben kann bei allen Steuerpflichtigen durchgeführt werden. Sie kann sich auf eine oder mehrere Steuerarten beziehen, die dem Geprüften vorab aber genauso mitgeteilt werden müssen, wie die von den Betriebsprüfern geprüften Zeiträume.

In der Regel läuft die Betriebsprüfung in den drei Phasen

• Ankündigung,
• Durchführung und
• Schlussbesprechung ab,

auf die Sie sich jeweils individuell vorbereiten können und sollten. In diesem Beitrag wollen wir uns vor allem auf die Prüfung steuerlich relevanter Sachverhalte durch das Finanzamt konzentrieren.

Die formale Ankündigung einer Betriebsprüfung muss durch eine schriftliche Prüfungsanordnung erfolgen. In der Praxis geht dem aber meist noch eine telefonische Kontaktaufnahme durch das Finanzamt beim Unternehmen oder dessen Steuerberater voraus, wenn dieser beim Finanzamt als Empfangsbevollmächtigter hinterlegt ist. Dabei werden bereits:

• der Name des Steuerprüfers,
• der Beginn und Zeitraum der Prüfung,
• die geprüften Zeiträume,
• Art und Umfang der benötigten und bereitzuhaltenden Unterlagen und der
• Ort der Prüfung

besprochen.

Die Betriebsprüfung muss über eine schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung angekündigt werden (§ 196 AO), in der auch Art, Umfang und Zeitraum der Prüfung geregelt sind.

Die Prüfungsanordnung muss nach § 5 BpO mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• die Rechtsgrundlagen der Außenprüfung und die zu prüfenden Steuerarten
• den Prüfungsumfang
• den Beginn der Prüfung und den Prüfungsort; dies kann auch über einen gesonderten Verwaltungsakt erfolgen
• den Prüfungszeitraum
• Hinweise auf Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen
• den Namen des Betriebsprüfers / der Betriebsprüfer (obligatorisch)

Die Prüfungsanordnung muss dem Unternehmer bzw. seinem Steuerberater in angemessener Zeit vor der Prüfung bekanntgegeben werden, solange der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Als angemessen werden dabei für Großbetriebe vier Wochen, in allen anderen Fällen zwei Wochen angesehen (§ 5 Abs. 4 BpO).

In Phase zwei erfolgt die Durchführung der Betriebsprüfung durch den bestellten Außenprüfer des Finanzamtes bei Ihnen vor Ort. Die dafür erforderlichen Daten sowie die Art und der Umfang an erforderlichen Unterlagen, die der Prüfer für den festgelegten Prüfungszeitraum sehen will, hat er Ihnen im Vorfeld bereits mitgeteilt. Benötigt er darüberhinausgehende Unterlagen, wird er das der von Ihnen im Unternehmen festgelegten Kontaktperson mitteilen.

• Wo die Betriebsprüfung bei Onlinehändler, die ihre Tätigkeit nicht in „Geschäftsräumen“ im herkömmlichen Sinne ausüben, stattfinden kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Betriebsprüfung endet in der Regel mit einer Schlussbesprechung, bei der die Prüfungsergebnisse und mögliche Feststellungen besprochen werden. Neben dem Außenprüfer ist meist auch sein Vorgesetzter oder Amtsleiter anwesend, damit bei offenen Punkten eine Lösung gefunden werden kann.

Bestehen Sie deshalb immer auf die Durchführung einer Schlussbesprechung, um bei strittigen Punkten eine für beide Seiten einvernehmliche Lösung zu finden. An der Schlussbesprechung sollte auch Ihr Steuerberater teilnehmen, um die inhaltlich-fachlichen Fragestellungen mit den Finanzamt-Mitarbeitern kompetent und fachkundig besprechen zu können.

Damit die oben genannte Phase zwei der Betriebsprüfung, also die eigentliche Durchführung, so reibungslos wie möglich abläuft, sollten Sie die Prüfung sorgfältig vorbereiten.

Binden Sie dabei von Anfang an Ihren Steuerberater ein, damit bereits die angeforderten und bereitzuhaltenden Unterlagen zeitgerecht, richtig und vollständig an den Betriebsprüfer übergeben werden können.

• Wir beraten Sie über die wichtigen Schritte, vereinbaren Sie dazu einfach einen Termin mit uns.

Außerdem sind folgende Schritte bei der Vorbereitung einer Betriebsprüfung wichtig:

Um die Prüfung schnell und reibungslos über die Bühne zu kriegen, sollten Sie von Anfang an festlegen, wer in Ihrem Unternehmen der Ansprechpartner für den oder die Betriebsprüfer ist und welche weiteren fachlichen Auskunftspersonen im Rahmen der Prüfung außerdem eingebunden werden sollen.

Neben Ihrem Steuerberater sind das Mitarbeiter in ihrem Unternehmen, die sich zum einen mit den bereitgestellten Unterlagen auskennen (die bereits in die Bereitstellung eingebunden waren) und die zum anderen auch fachlich Rede und Antwort stehen, d.h. Rückfragen vom Prüfer beantworten können.

Stellen Sie sicher, dass diese Personen auch über den gesamten Zeitraum der Prüfung und ggfs. auch zur Schlussbesprechung verfügbar sind.

Mit der Prüfungsankündigung erhalten Sie auch Angaben zum Prüfungsort, den konkreten Prüfungstermin und die Prüfungsdauer. In der Regel ist der Prüfungsort die Betriebsstätte des Unternehmens. Soll die Prüfung an einem anderen Ort stattfinden, müssen Sie das vorab mit dem Betriebsprüfer unter Angabe der Gründe klären.

Auch beim Prüfungstermin und der Dauer der Prüfung lässt sich meist mit den Prüfern reden. Benötigen Sie beispielsweise mehr Zeit für die Vorbereitung oder befindet sich ein wichtiger Mitarbeiter in der für die Prüfung angekündigten Zeit im Urlaub, sollten Sie das mit dem Betriebsprüfer (am besten telefonisch auf dem kurzen Dienstweg) abstimmen.

Klären Sie vorab mit dem Prüfer, welche Unterlagen er konkret für den angekündigten Prüfungszeitraum benötigt und stellen Sie ihm diese zum Prüfungsbeginn vollständig, richtig und gut sortiert zur Verfügung. Das können beispielsweise:

• Buchführungs- und Jahresabschlussunterlagen,
• Geschäftskorrespondenz,
• Verträge, Inventuren und Protokolle,
• Verfahrensdokumentationen, Prozessbeschreibungen und Dienstanweisungen oder
• sonstige für die Prüfung relevante Unterlagen und Belege

sein.

Stimmen Sie sich hier auf jeden Fall auch ausführlich mit Ihrem Steuerberater ab und lassen Sie sich im Zweifel dabei beraten und helfen, um Fehler von Anfang an und während der gesamten Prüfung zu vermeiden.

• Tipp: Stellen Sie nur die vom Prüfer angeforderten Unterlagen bereit. Schießen Sie über das Ziel hinaus und liefern mehr Unterlagen als ursprünglich angefordert, findet der Prüfer vielleicht noch Feststellungen außerhalb seines Prüfungsbereichs.

Handelt es sich um Daten und Unterlagen, die nur elektronisch vorhanden sind, dann klären Sie mit dem Prüfer, in welcher Form er darauf zugreifen möchte.

Auch wenn die Buchführung EDV-gestützt erfolgt, muss eine ordnungsgemäße Prüfungsdurchführung gewährleistet sein. Deshalb müssen dem Betriebsprüfer auch bei einer digitalen Betriebsprüfung alle angeforderten Daten vollständig, richtig und zeitnah zur Verfügung gestellt werden.

Die Art und Weise, wie der Betriebsprüfer auf buchhalterisch relevante Daten zugreifen kann, ist in § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) geregelt. Demnach hat die Finanzbehörde das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung, Einsicht in die gespeicherten Daten, die mithilfe eines Datenverarbeitungs-(DV-)Systems erstellt wurden, zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.

Fordert die Steuerbehörde den Zugriff auf buchhaltungsrelevante Daten an, hat sie die folgenden drei Möglichkeiten:

• den unmittelbaren „nur lesenden“ Datenzugriff (Z1)
• einen mittelbaren Datenzugriff auf Auswertungen nach Vorgabe der Prüfer (Z2) und
• die Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten.

Klären Sie also vor der Prüfung bereits ab, welche dieser drei Zugriffsmöglichkeiten der Betriebsprüfer wünscht und richten Sie den geforderten Datenzugriff mit ausreichend Vorlauf ein.

• Ausführlich über die Zugriffsmöglichkeiten für den Betriebsprüfer im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung haben wir bereits in diesem Artikel geschrieben.

Neben den erforderlichen Zugriffsberechtigungen und dem notwendigen Datenzugriff müssen Sie auch die Büro-Infrastruktur für den Betriebsprüfer bereitstellen. Dazu gehört ein separater und abschließbarer Raum. Achten Sie darauf, dass dieser gut erreichbar für alle Ansprechpartner ist.

Unterlagen, die sich vielleicht auf dem Weg des Prüfers in sein temporäres Büro befinden, aber nicht für seine Augen bestimmt sind, sollten Sie für den Zeitraum der Prüfung entfernen.

Achtung: Kaffee und Snacks für den Prüfer sind in Ordnung. Einladungen zum Mittagessen können falsch verstanden werden und den Argwohn des Prüfers wecken oder sogar als Bestechungsversuch angesehen werden.

Wer eine Betriebsprüfung bereits im Vorfeld sorgfältig mit seinem Steuerberater plant, die angeforderten Unterlagen vollständig und richtig bereitstellt und Datenzugriffe wie angefordert einrichtet, der kann der Prüfung recht entspannt entgegensehen.

Achten Sie außerdem darauf, dass während der Prüfung alle wichtigen Ansprechpartner verfügbar sind und bei Rückfragen des Prüfers zeitnah zur Verfügung stehen.