Welche Vorteile bietet die Kleinunternehmerregelung?

21. April 2019von Christian Deák

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Liebe Leserinnen und Leser,

wir wurden oft auf die „Kleinunternehmerreglung“ angesprochen, daher haben wir diesem Thema einen Artikel gewidmet
und ein kurzes Video gedreht.

Die Kleinunternehmerregelung ist der in der Praxis die Anwendung aus dem §19 UStG Besteuerung der Kleinunternehmer.

Dabei gibt es kein kleines Unternehmen, wie dies teilweise missverständlich kommuniziert wird.
Es hängt demnach nicht von der Größe eines Unternehmens ab, sondern lediglich vom Umsatz;

daher ist die Kleinunternehmerregelung ( §19 UStG ) eine spezielle Regelung aus dem Umsatzsteuergesetz,
um die Gründung kleiner und nebenberuflicher Unternehmen zu ermöglichen und zu fördern.

Dabei müssen Unternehmen mit einem regelmäßigen Umsatz von
– kleiner 17.500 € (ab 2020: 22000 €) im Vorjahr UND
– voraussichtlich* kleiner 50.000 Euro im laufenden Jahr
keine Umsatzsteuer abführen und demnach auch keine Voranmeldungen machen.

*voraussichtlich: zeichnet sich z.B. in den ersten 6 Monaten des laufenden Jahres ab, dass die Umsätze höher ausfallen können, so sollte man sofort das Finanzamt oder seinen Steuerberater aufsuchen, damit keine rückwirkenden Zahlungen entstehen. Hier besteht klarer Beratungsbedarf.

Wichtig hierbei ist, dass beide Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Kleinunternehmerreglung weiter angewendet werden darf.
Bürokratische Hürden werden so für Kleinunternehmer abgebaut und die Gründung sowie das laufende Geschäft deutlich vereinfacht.

Welche Pflichten ergeben
sich aus der Kleinunternehmerregelung?

Der Unternehmer kann von dem §19 UStG bei seiner steuerlichen Erfassung Gebrauch machen. Solange sein Umsatz im ersten Jahr 17.500 Euro und in den Folgejahren 50.000 Euro nicht übersteigt, wird er steuerlich anhand der Kleinunternehmerregelung behandelt.
Das bedeutet allerdings nicht, dass er sich nicht um die Buchhaltung und die korrekte Abführung der Steuern kümmern muss!
Auch wenn die Kleinunternehmerregelung vieles in der Buchhaltung vereinfacht, so muss er dennoch für das Finanzamt entsprechend „Buch“ führen.

Folglich ergibt sich die Pflicht bei Geschäften eine Rechnung zu stellen. Diese muss mit einem gesonderten Verweis versehen werden, der auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung hinweist. Die Vorteile der Regelung aus dem §19 UStG können so lange genutzt werden, wie die Umsatzgrenze nicht überschritten wurde. Bei einer Überschreitung ist fortan die Umsatzsteuer in der Rechnung auszuweisen und die Nutzung der Regelung nicht mehr möglich. Auch dann nicht, wenn in der Folge die Umsätze wieder unter die Regelungsgrenze sinken.

Um die Einhaltung der Grenzen und damit die Möglichkeit der Nutzung des §19 UStG nachweisen zu können, muss der Kleinunternehmer die Buchhaltung ordnungsgemäß führen. Dazu gehört unter anderem auch, dass die Belege archiviert und bei einer Steuerprüfung vorgelegt werden können. Von der Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen ist der Kleinunternehmer folglich nicht befreit. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dabei zehn Jahre.

Vereinfachte Buchhaltung
nach der Kleinunternehmerregelung

Einer der wesentlichen Vorteile ist die einfachere Buchhaltung für Kleinunternehmer. Da Sie per §19 UStG von der Entrichtung der Umsatzsteuer befreit sind, reicht eine jährliche Meldung an das Finanzamt aus, sofern das Finanzamt dies nicht anders vorschreibt.

In der Rechnung an Kunden darf keine Umsatzsteuer enthalten sein. Das bedeutet, dass der Kunde auch keine Vorsteuer auf die Rechnung geltend machen kann.
Ebenso wenig kann der Unternehmer selbst mit der Kleinunternehmerregelung in seiner Buchhaltung eine Vorsteuer geltend machen. Auch dann nicht, wenn diese auf einer Rechnung von einem Lieferanten ausgewiesen ist. Es gilt hier „Brutto gegen Brutto“, da aufgrund der Kleinunternehmerregelung kein Steuersaldo bei der Umsatzsteuer gebildet werden kann.

Pflichtangabe
auf der eigenen Rechnung ist unerlässlich

Sowohl für die eigene Buchhaltung aber auch für die Verbuchung der Rechnung bei Kunden ist es zwingend notwendig, dass ein Verweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG auf der Rechnung ist. Hierbei sind verschiedene Formulierung zugelassen und möglich. Ihr Inhalt ist sinngemäß ähnlich und lautet auf:

„Diese Rechnung enthält gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer“.

Erst jetzt macht der Kleinunternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch. Folglich müssen bei einer Prüfung auch alle seine Rechnungen diesen Hinweis zwingend enthalten, damit der §19 UStG Anwendung findet. Auf der Rechnung sind zudem folgende Pflichtangaben zu machen:

Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Steuernummer des Rechnungssteller
Datum der Rechnungsausstellung
Sofern notwendig die Umsatzsteuer-ID für Auslands-Kunden
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Leistung und/oder Gegenstände
Genaues Liefer- und Leistungsdatum
Angabe des Entgelts für die erbrachte Leistung und/oder den Gegenstand

Um alle notwendigen Angaben zu machen, kann der Kleinunternehmer auf Vorlagen zurückgreifen. Sicherer ist an der Stelle jedoch die Verwendung eines Buchhaltungsprogramms, dessen Vorlage rechtssicher ist. So werden fehlerhafter Buchungen vermieden, ebenso wie sich anschließende Strafzahlungen an das Finanzamt.

Keine Steuerfreiheit aufgrund der Kleinunternehmerregelung

Wichtig ist, dass die Anwendung des §19 UStG für Kleinunternehmer nur die Umsatzsteuer betrifft.
Damit ist zwar die größte Verbrauchssteuer geregelt, aber dennoch können weitere Steuerarten relevant werden. Wer beispielsweise Dienstleistungen als Kleinunternehmer erbringt und nur geringe laufende Kosten hat, kann im zweiten Jahr schon über die Freigrenze von 24.500 Euro für die Gewerbesteuer kommen. Somit wäre diese relevant und ist an das Finanzamt zu entrichten. Der Ertrag ergibt sich dabei aus einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die für das abgelaufene Wirtschaftsjahr anzufertigen ist.

Es ist also ein Irrglaube, dass sich Kleinunternehmer nicht mit dem Finanzamt auseinandersetzen müssen.
Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht die Buchhaltung zwar maßgeblich, aber dennoch sind sie damit nicht von der Buchführungspflicht befreit. Gerade in einer solchen Situation bietet es sich an, die Buchhaltung so aktuell wie möglich zu halten. So können entsprechende Rücklagen für anfallende Steuerlasten gebildet werden. Wer hier die Übersicht über die Finanzen verliert, läuft Gefahr Steuern nachzahlen zu müssen. Aufgrund des kurzen Zeithorizonts einer Steuernachzahlung ergibt sich daraus ein erhebliches Risiko. Dieses ist vom Unternehmer selbst verschuldet.

Buchhaltung
smart organisieren

Gerade als Kleinunternehmer ist die eingesetzte Zeit begrenzt. Entweder, weil Sie als Kleinunternehmer gerade erst starten – dann brauchen Sie jede Minute für Ihr Business – oder aber das Business wird nur nebenberuflich betrieben, sodass eine andere Beschäftigung entsprechenden Vorrang genießt. In beiden Fällen ist die Buchhaltung möglichst smart zu lösen – wenn sie das nicht sowieso immer sein sollte.

Anfangs mögen Excel-Tabellen oder andere selbsterstellte Buchhaltungs-Unterlagen noch ausreichen. Mit zunehmendem Umfang jedoch wird die Notwendigkeit einer aufwandsarmen Buchhaltung für den Kleinunternehmer immer wichtiger. Hier gilt es eine passende Lösung zu finden und diese zu implementieren. Im Übrigen sei an dieser Stelle gesagt,
dass Excel und Word nicht revisionssicher sind und daher zu einem formellen Mangel in einer Betriebsprüfung führen können.

Ein Steuerberater kann hier Abhilfe schaffen.
Durch die vereinfachten Abläufe hält sich auch der Aufwand dafür in Grenzen, sodass die Kosten keine übermäßige Belastung für den Kleinunternehmer darstellen. Sehr wohl entlastet ihn die Hilfe aber bei seinem Arbeitseinsatz. Wer wenige Geschäftsvorfälle wie beispielsweise Rechnungen hat und zudem die Buchungen beispielsweise über eine Kategorisierung auf dem Konto bearbeitet, kann viel Zeit sparen. Statt sich am Anschluss dann mit komplizierten Steuergesetzen auseinander zu setzen, ermöglicht der richtige Steuerberater eine aktuelle Übersicht über die zu erwartenden Steuerlasten.

Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerreglung:

Grundsätzlich gilt: Die Umsatzsteuer an sich ist für Unternehmer ein „durchlaufender Posten“, demnach haben Unternehmer untereinander hier keine Nachteile.

Aber: Wenn Sie keine B-B Umsätze generieren, sondern B-C Umsätze, so spielt die Umsatzsteuer eine gewichtige Rolle im Wettbewerb!
Privatpersonen können die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer gelten machen und bleiben auf diesen „sitzen“;
daher wären Sie 19 % teurer als Ihre Konkurrenten.

Man sollte daher die Kleinunternehmerreglung in Anspruch nehmen, wenn die oben genannten Grenzen erfüllt sind.

Zudem:
Sobald man keine Umsatzsteuer abführt, kann man keine Vorsteuer ziehen;
bei hohen Anfangsinvestitionen kann dies nachteilig sein.

Eine Rückkehr zu Kleinunternehmerregelung ist schwierig

Grundsätzlich sieht der §19 UStG die Anwendung der Kleinunternehmerregelung für Umsätze kleiner 50.000 Euro pro Jahr vor. Wird diese Grenze einmal gerissen, muss der Unternehmer automatisch eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Ferner muss er seine Rechnungen entsprechend anpassen. Gleichzeitig ist es ihm ab diesem Moment auch möglich die Vorsteuer aus an ihn gestellten Rechnung mit seiner Umsatzsteuerlast zu verrechnen. Jeder Kleinunternehmer hat jederzeit auch ohne das Erreichen der Freigrenze die Möglichkeit auf den §19 UStG zu verzichten.

Problem der Praxis:
Wenn man z.B. im laufenden Jahr bereits im April über die 50.000 € kommt, oder der Umsatz des Vorjahres bereits über 17.500 € hoch war, so sind hohe Nachzahlungen zwangsläufig zu leisten.
In meinem Beispiel ist das Vorjahr 2018 gut gelaufen und betrug 20.000 €.
Nun bemerkt man dies erst im August 2019: für die bereits im laufenden Jahr gestellten Rechungen i.H.v. 23.800 € müssen nun rückwirkend 3.800 € Umsatzsteuer nachgezahlt werden UND es müssen ab sofort monatlich 19 % abgeführt werden. Wenn dies ungeplant geschieht, kann dies für erhebliche Liquiditätsprobleme sorgen oder sogar der Verkauf unrentabel werden, wenn die 19 % bislang nicht eingepreist wurden!

Schwierig wird allerdings die Rückkehr zu Kleinunternehmerregelung.
Wer einmal den Wechsel vollzogen hat, ist an die neue steuerliche Behandlung für die kommenden fünf Jahre gebunden. Insofern sollte der Wechsel entsprechend mit Bedacht vollzogen werden. Üblicherweise verlangt das Finanzamt in den ersten beiden Jahren nach dem Wechsel eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Erst nach zwei Jahren kann der Unternehmer den Antrag auf eine quartalsweise oder halbjährliche Voranmeldung stellen. Die Entscheidung des Wechsels sollte also hinsichtlich der Konsequenzen gut überlegt sein.

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