Betriebsprüfung bei Onlinehändlern: Was Sie bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt beachten müssen

Melden sich die Betriebsprüfer des Finanzamtes bei Ihnen zur Durchführung einer Betriebsprüfung an, brauchen Sie nicht in Panik verfallen. Denn die Prüfer kommen – von wenigen Sonderfällen abgesehen – nicht unangemeldet, da die Außenprüfung als häufigste Form der Betriebsprüfung schriftlich per Prüfungsanordnung angekündigt werden muss. Damit bleibt Ihnen noch genügend Zeit, in der Sie sich ausreichend auf die Prüfung vorbereiten können.

In der Regel findet die Betriebsprüfung in den Geschäftsräumen des geprüften Unternehmens, Gewerbetreibenden oder Freiberuflers und zu den üblichen Geschäftszeiten statt. Da in den letzten Jahren die Bedeutung des Onlinehandels am gesamten Warenverkehr aber stark zugenommen hat, rücken immer mehr Onlinehändler, die ihre Tätigkeit nicht in „Geschäftsräumen“ im herkömmlichen Sinne ausüben, in den Fokus der Finanzverwaltungen.  Wo in diesen Fällen die Außenprüfung stattfinden kann und was Onlinehändler dabei beachten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Bei einer Betriebsprüfung (Außenprüfung im Rahmen des Steuerrechts) handelt es sich per Definition um eine:

… von der Finanzbehörde im Außendienst vorzunehmende Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte, bei der die Verhältnisse eines Steuerpflichtigen ermittelt, geprüft und beurteilt werden, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen.

Die Betriebsprüfung kann bei allen Steuerpflichtigen durchgeführt werden und überprüft die steuerlichen Verhältnisse von Gewerbebetrieben, Freiberuflern oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieben. Sie kann sich dabei auf eine oder mehrere Steuerarten beziehen, die Ihnen vorab ebenso mitgeteilt werden müssen, ebenso wie die von den Steuerprüfern geprüften Zeiträume.

Die formale Ankündigung einer Betriebsprüfung ist die schriftliche Prüfungsanordnung, der in der Praxis aber in der Regel noch eine telefonische Kontaktaufnahme durch das Finanzamt vorausgeht.

In den meisten Fällen beginnt eine Betriebsprüfung mit einer telefonischen Kontaktaufnahme beim Unternehmer oder dessen Steuerberater, wenn dieser beim Finanzamt als Empfangsbevollmächtigter hinterlegt ist. Bei diesem Telefonat werden bereits:

• der Name des Steuerprüfers,
• der Beginn und Zeitraum der Prüfung,
• die geprüften Zeiträume,
• Art und Umfang der benötigten und bereitzuhaltenden Unterlagen und der
• Ort der Prüfung

besprochen.

Vor allem die Abstimmung bzgl. des Prüfungsortes ist für Onlinehändler sehr wichtig, da unter Umständen die Kanzlei des digitalen Steuerberaters vom Sitz des Steuerpflichtigen räumlich weit entfernt sein kann. In diesem Fall müssen neben dem Ort der Prüfung auch die Art und Weise der Bereitstellung von Unterlagen vorab geklärt werden.

Wie bei allen Steuerpflichtigen, muss auch bei Onlinehändlern die Betriebsprüfung über eine schriftliche oder elektronisch Prüfungsanordnung angekündigt werden (§ 196 AO), in der auch Art, Umfang und Zeitraum der Prüfung geregelt sind. 

Die Prüfungsanordnung muss nach § 5 BpO mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• die Rechtsgrundlagen der Außenprüfung und die zu prüfenden Steuerarten
• den Prüfungsumfang
• den Beginn der Prüfung und den Prüfungsort; dies kann auch über einen gesonderten Verwaltungsakt erfolgen
• den Prüfungszeitraum
• Hinweise auf Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen
• den Namen des Betriebsprüfers / der Betriebsprüfer (obligatorisch)

Die Prüfungsanordnung muss dem Unternehmer bzw. seinem Steuerberater in angemessener Zeit vor der Prüfung bekanntgegeben werden, solange der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Als angemessen werden dabei für Großbetriebe vier Wochen, in allen anderen Fällen zwei Wochen angesehen (§ 5 Abs. 4 BpO). Sobald die Prüfungsanordnung bekannt gegeben wurde, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nach § 371 Abs. 2 Nr. 1a AO nicht mehr möglich.

Wie im vorherigen Abschnitt bereits festgestellt, muss dem Geprüften der Prüfungsort mitgeteilt werden, in der Regel sind das die Geschäftsräume des Unternehmens. Das ist auch in § 6 BpO geregelt, demzufolge „die Außenprüfung in den Geschäftsräumen des Unternehmens durchzuführen ist“. Die Umsetzung dieser Regel gestaltet sich vor allem dann schwierig, wenn es keine Geschäftsräume im ursprünglichen Sinne gibt, wie das bei Onlinehändler nicht selten der Fall ist.

Wenn ein geeigneter Geschäftsraum nachweislich nicht vorhanden ist und die Außenprüfung auch nicht in den Wohnräumen des Onlinehändlers stattfinden kann, ist nach § 200 Abs. 2 AO an Amtsstelle zu prüfen. 

Die Festlegung des konkreten Prüfungsortes ist ein selbstständiger Verwaltungsakt, der gesondert von der Prüfungsanordnung ergeht und gesondert angefochten werden kann (vgl. BFH-Urteil vom 24.02.1989 III R 36/88, BStBl. 1989, 445; Klein/Rüsken, AO, § 200, Rz. 17; Pahlke/Koenig/Intemann, AO, § 200, Rz. 49; Tipke/Kruse, AO/FGO, § 200 AO, Rz. 39; Frotscher, AO, § 200 Rz. 25; Eckhoff in Hübschmann/Hepp/Spitaler, AO, § 200, Rz. 173).

Sind keine eigenen Geschäftsräume vorhanden, kann der Onlinehändler auch eine Prüfung an einem anderen Ort, beispielsweise im Büro seines Steuerberaters, beantragen. Zwar besteht kein Anspruch auf die Durchführung der Prüfung beim steuerlichen Berater, jedoch darauf, dass das Finanzamt die Gründe für und gegen die in Betracht kommenden Prüfungsorte ermessensgerecht abwägt. Diese Ermessensentscheidung muss unter Berücksichtigung der Belange der Verwaltung und der schutzwürdigen Interessen des Unternehmers erfolgen (vgl. BFH-Beschlüsse vom 10.02.1987 IV B 1/87 BStBl II 1987, 360 und vom 30.11.1988 I B 73/88 BStBl II 1989, 265; Pahlke/Koenig/Intemann, AO, § 200, Rz. 48; Tipke/Kruse, AO/FGO, § 200 AO, Rz. 36; Frotscher, AO, § 200 Rz. 25). 

Sollten keine gleichwertigen Verwaltungsinteressen entgegenstehen, dann ist dem Antrag des Unternehmens, die angeordnete Außenprüfung im Büro des steuerlichen Beraters durchzuführen, unter dem Gesichtspunkt der Verhältnismäßigkeit zu entsprechen (vgl. BFH-Beschluss vom 30.11.1988 a.a.O. in BStBl II 1989, 265; Urteil des niedersächsischen Finanzgerichts vom 26.11.1992 XI 341/91, EFG 1993, 501; Klein/Rüsken, AO, § 200, Rz. 16; Sauer in Beermann/Gosch, AO, § 200 Rz. 54; Eckhoff in Hübschmann/Hepp/Spitaler, AO, § 200, Rz. 171).

Erfordert eine sachgerechte Außenprüfung auch nach Auffassung des Gesetzgebers grundsätzlich die Prüfung in den Geschäftsräumen des Unternehmers, müssen die dem entgegenstehenden oder sogar für einen gar nicht im Gesetz genannten Prüfungsort (Kanzlei des Steuerberaters) sprechenden Gründe besonders gewichtig sein, um die eigentlich im Gesetz vorgesehene Prüfung an Amtsstelle ausschließen zu können (vgl. Urteil des niedersächsischen Finanzgerichts vom 26.11.1992 XI 341/91, EFG 1993, 501, FG Nürnberg vom 05.08.2009  4 K 709/2009).

Geht es bei der Bestimmung des Ortes einer Außenprüfung bei Onlinehändlern streng nach den gesetzlichen Vorgaben aus AO und BpO, dann hat sie in den Geschäftsräumen des Unternehmens stattzufinden. Ist eine Prüfung dort nicht möglich, dann erfolgt sie an Amtsstelle. Erst wenn diese beiden Alternativen ausscheiden, wird die Außenprüfung in den Räumen des Steuerberaters relevant.

In der Praxis sieht das allerdings meist ganz anders aus, da alle Beteiligten (Onlinehändler, Betriebsprüfer und Steuerberater) ein großes Interesse daran haben, die Prüfung zügig durchzuführen. Deshalb wird in der Regel schnell ein Kompromiss hinsichtlich eines geeigneten Prüfungsortes gefunden. 

In vielen Fällen gibt es auch Vereinbarungen zwischen Betriebsprüfer und Steuerpflichtigen, die Unterlagen in digitaler Form zu übermitteln. Dadurch findet die eigentliche Prüfung – im Gegensatz zu früher – direkt im jeweiligen Finanzamt statt. Für den Steuerberater bzw. Steuerpflichtigen ist das mit deutlich weniger Aufwand verbunden.