Homeoffice zu Corona-Zeiten: Was jetzt für das häusliche Arbeitszimmer gilt

Die Coronakrise hat nicht nur im privaten Bereich für tiefgreifende Veränderungen gesorgt, sondern für viele Menschen auch den Arbeitsalltag grundlegend verändert. Zoom-Meetings, Online-Präsentationen oder die Koordination von Arbeitsprozessen mit Tools wie Slack und Stackfield im heimischen Arbeitszimmer oder am Küchentisch haben denn täglichen Weg ins Büro abgelöst.

Und während sich Arbeitnehmer in Vor-Corona-Zeiten jeden Tag im Homeoffice oft erkämpfen mussten, gibt es im Rahmen der Corona-Notbremse inzwischen sogar eine Homeoffice-Pflicht, d.h. der Arbeitgeber ist verpflichtet, seiner Belegschaft nach Möglichkeit das Arbeiten von zu Hause aus anzubieten. Arbeitnehmer wiederum werden ihrerseits vom Gesetzgeber dazu angehalten, das Homeoffice-Angebot des Arbeitgebers anzunehmen.

Neben vielen positiven Aspekten ist das Arbeiten im Homeoffice für Arbeitnehmer aber auch mit Mehrkosten für Strom, Wasser oder Arbeitsmittel verbunden.  Der Gesetzgeber hat inzwischen reagiert und beispielsweise mit der Einführung der Homeoffice-Pauschale bereits bestehende Regelungen zum häuslichen Arbeitszimmer erweitert bzw. ergänzt. Welche Regelungen für Sie zutreffen und was Sie bei Ihrer nächsten Einkommenssteuererklärung beachten sollten, haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst. 

Schon vor Corona konnten Arbeitnehmer die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, wenn zur Ausübung der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Unterschieden wird dabei, ob sich der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit dort komplett abspielt oder nur ein geringer Teil davon (z.B. bei Lehrern oder Außendienstmitarbeitern). 

Aber nicht jeder hat zu Hause einen separaten Raum, den er (im steuerrechtlichen Sinne) ausschließlich für die Arbeit nutzen kann. Entsprechend haben sich in den letzten Monaten tausende Küchen- oder Wohnzimmertische in Büroarbeitsplätze verwandelt. Da hier die Regeln für das häusliche Arbeitszimmer nicht gelten, aber trotzdem Kosten anfallen, hat der Gesetzgeber die sogenannte Homeoffice-Pauschale eingeführt.

Die Kosten für die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers können auf zwei Arten steuerlich geltend gemacht werden:

• Arbeitszimmer ist Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit: In diesem Fall können alle für das häusliche Arbeitszimmer entstandenen Aufwendungen in voller Höhe abgesetzt werden.
• Arbeitszimmer ist nicht Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit (wird weniger als 3 Tage die Woche genutzt):  Dann können Aufwendungen bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro steuerlich geltend gemacht werden, wobei nur die tatsächlich angefallenen Aufwendungen berücksichtigt werden dürfen.

Ob es sich bei dem von Ihnen genutzten Büroraum tatsächlich auch um ein häusliches Arbeitszimmer handelt und welche Kosten Sie ansetzen können, erfahren Sie in unserem Beitrag „Die steuerliche Behandlung des häuslichen Arbeitszimmers“.

Damit die Kosten für die Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers geltend gemacht werden können, darf nach aktuellem Sachstand kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Damit stellt sich die Frage, ob diese Voraussetzung gegeben ist, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Corona-bedingt ins Homeoffice geschickt wird, Lehrer wegen Schulschließungen nur noch digital unterrichten oder Außendienstmitarbeiter nicht mehr ins Büro oder zum Kunden kommen können.

Liegt ein solcher Fall vor, kann es sich auch um eine Verlagerung des Arbeitsmittelpunktes handeln, was die volle Berücksichtigung der Kosten für das häusliche Arbeitszimmer bedeuten würde. Eine solche Veranlagung ist in jedem Einzelfall per Sachverhaltsermittlung zu bestimmen.

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer freistellt, ob dieser im Büro erscheint oder von zu Hause aus arbeitet, liegt keine Verlagerung des Arbeitsmittelpunktes vor und der Arbeitnehmer kann nur die Homeoffice-Pauschale (siehe weiter unten) in Anspruch nehmen.

Ist der Arbeitnehmer allerdings Risikopatient, dann steht ihm beim Arbeitgeber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung und er kann die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer in seiner Steuererklärung vollständig geltend machen.

Nicht unerwähnt bleiben soll an dieser Stelle die Nutzung eines außerhäuslichen Arbeitszimmers, auch wenn diese Form in der Praxis eher selten anzutreffen ist. Um ein außerhäusliches Arbeitszimmer handelt es sich, wenn für die Arbeit eine fremde Wohnung, ein Coworking-Space oder ein Hotelzimmer genutzt wird. Vor allem Letzteres wurde von einigen Hotels angeboten, um während des Lockdowns zumindest etwas Umsatz zu erwirtschaften. 

Liegen die Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer vor (siehe vorheriger Punkt), dann sind die Kosten für das außerhäusliche Arbeitszimmer voll abzugsfähig. Allerdings sollte die Verhältnismäßigkeit gewahrt werden, beispielsweise bei der Anmietung eines Hotelzimmers. Im Rahmen des Reisekostenrechts können die Fahrten zum und vom Hotel mit dem pauschalen Ansatz von 0,30 Euro angesetzt werden. Darüber hinaus gelten auch die Regelungen bzgl. der Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen.

Sollten Sie für diesen Spezialfall eine ausführlichere Beratung benötigen, stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung

Von großer praktischer Relevanz ist das Thema Arbeitsmittel, denn alle digitalen Wirtschaftsgüter dürfen für den Veranlagungszeitraum 2021 sofort angesetzt werden, unabhängig von der bekannten Nutzungsdauer. Darunter fällt alles, was im Homeoffice an Gerätschaften benötigt wird, wie PC oder Laptop, Drucker, Beamer oder andere Peripheriegeräte sowie Betriebs- und Anwendungssoftware. Der Sofortansatz gilt für alle Einkommensarten und ist betragsmäßig nicht begrenzt. Momentan gibt es auch keine zeitliche Begrenzung über den Veranlagungszeitraum 2021 hinaus.

Wurden einschlägige Wirtschaftsgüter vor dem 01.01.2021 angeschafft, ist der bis dato noch nicht abgeschriebene Restbuchwert sofort als Kosten anzusetzen. Allerdings gilt diese Regelung nicht für gebildete Sammelposten.

Wurden Wirtschaftsgüter ursprünglich zur privaten Nutzung angeschafft, mussten dann aber aufgrund der Einführung der Homeoffice-Regelung betrieblich genutzt werden, gilt der Sofortansatz. Es muss allerdings eine quotale Aufteilung zwischen privater und betrieblicher Nutzung vorgenommen werden. Für bislang privat genutzte Wirtschaftsgüter ist bei Umwandlung in eine betriebliche Nutzung der Restwert als Kostenpunkt anzusetzen. Das gilt auch für ursprünglich privat genutzte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), die dann vollständig mit ihren Restwerten sofort und vollständig ansetzbar sind.

Nicht jeder Arbeitnehmer, der im Homeoffice arbeiten muss, hat in seiner Wohnung ein häusliches Arbeitszimmer im steuerrechtlichen Sinne. Um dennoch der seit Ausbruch der Corona-Krise wachsenden Zahl im Homeoffice tätiger Arbeitnehmer gerecht zu werden und Ungleichbehandlungen zu minimieren, hat die Bundesregierung am 9. Dezember 2020 die Einführung einer Homeoffice-Pauschale beschlossen und mit den Änderungsanträgen zum Jahressteuergesetz 2020 eingeführt.

Arbeitnehmer, die auf Anweisung ihres Arbeitgeber im Homeoffice gearbeitet haben, aber dies nicht in einem separaten häuslichen Arbeitszimmer tun konnten, können:

• für jeden Arbeitstag, an dem sie ausschließlich zu Hause gearbeitet haben, 5 Euro pro Tag als Werbungskosten oder Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung geltend machen bis
• zu einem Höchstbetrag von 600 Euro für das Wirtschafts- oder Kalenderjahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 4 EStG), d.h. für maximal 120 Tage im Jahr.

Die Homeoffice-Pauschale ist unabhängig von der Einkunftsart zu berücksichtigen, so dass beispielsweise auch Studenten diese im Rahmen des Sonderausgabenabzugs angeben können. 

Da die Homeoffice-Pauschale nur für Tage angesetzt werden kann, an denen der Arbeitnehmer tatsächlich im Homeoffice gearbeitet hat, können für diese Zeiten allerdings keine Fahrtkosten zur Arbeit geltend gemacht werden. 

Außerdem wird die Homeoffice-Pauschale nicht zusätzlich gewährt, sondern ist ein Teil der Werbungskosten-Pauschale im Rahmen der Einkommenssteuererklärung. Damit die Homeoffice-Pauschale für Arbeitnehmer also wirksam wird, müssen die restlichen Werbungskosten höher als 400 Euro sein, damit die Werbungskosten-Pauschale von 1.000 Euro überschritten wird.

Zwar gibt es noch keine abschließende Klärung der Frage, welche Aufwendungen mit der Homeoffice-Pauschale genau abgegolten werden sollen, aber die derzeit herrschende Meinung geht von Mehrkosten für Strom, Wasser oder Heizung für den längeren Aufenthalt in der eigenen Wohnung aus. Damit können Arbeitsmittel wie z.B. der Internet-Anschluss oder Telefonkosten auch weiterhin davon getrennt steuerlich geltend gemacht werden. Gleiches gilt auch für andere Arbeitsmittel wie Druckerpapier, Fachliteratur oder Büroausstattung. 

Um die Homeoffice-Pauschale ansetzen zu können, ist ein Nachweis zu erbringen, dass tatsächlich im Home-Office gearbeitet wurde. Unser Tipp an dieser Stelle: Lassen Sie sich die Aufforderung zum Homeoffice sowie die genauen Zeiträume/Tage vom Arbeitgeber schriftlich bestätigten. 

Nutzen Ehepartner ein Zimmer gemeinsam, kann die Homeoffice-Pauschale von beiden Ehepartnern geltend gemacht und im Rahmen der Steuererklärung bei den Werbungskosten aus nichtselbstständiger Arbeit erfasst werden.

Aktuell gilt die Anwendung der Homeoffice-Pauschale für die Steuerjahre 2020 und 2021.

Sofern ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, bieten die mit der Homeoffice-Regelung beschlossenen Maßnahmen Arbeitnehmern unerwartete Gestaltungsmöglichkeiten in punkto Modernisierung bzw. Aufrüstung der eigenen IT, zumindest noch für den Veranlagungszeitraum 2021. Wie lange diese Regelungen – vor allem im Hinblick auf eine mögliche Entspannung der Coronalage – Bestand haben werden, ist derzeit nicht abzuschätzen.

Haben Sie bzgl. einer möglichen individuellen Ausgestaltung Fragen, beraten wir Sie dazu gern.