Checkliste GmbH-Gründung

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung bzw. kurz GmbH gehört – vor allem wegen ihrer auf die Stammeinlage der Gesellschafter*innen begrenzten Haftung, flexibler Vertragsgestaltungsmöglichkeiten oder steuerlichen Aspekten – zu den beliebtesten Unternehmensformen in Deutschland. Gleichzeitig ist aber der Gründungsprozess mit notarieller Beurkundung, Eintragung ins Handelsregister oder dem umfangreichen Vertragswerk einer der aufwendigsten und teuersten unter den Unternehmensformen.

Zumindest beim Gründungsaufwand könnte es zukünftig deutliche Erleichterungen geben, denn im Rahmen der Digitalisierungsrichtlinie (EU-Richtlinie 2019/1151) sollen Online-Gründungen von Kapitalgesellschaften ab August 2022 möglich sein.

Alle wichtigen Schritte, die Sie bei der Gründung einer GmbH beachten müssen, haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt. Dabei werfen wir auch einen Blick voraus auf die ab nächstem Jahr mögliche GmbH-Gründung von zu Hause aus.

Die GmbH ist eine Rechtsform für eine juristische Person des Privatrechts, die – wie auch die UG (haftungsbeschränkt) und die Aktiengesellschaft – zu den Kapitalgesellschaften zählt. Gründungsgesellschafter*innen einer GmbH können ein oder mehrere Personen sein, bei denen es sich um natürliche oder juristische Personen handeln kann.

Für die Gründung einer GmbH ist ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro notwendig, von dem zum Zeitpunkt der Gründung mindestens 12.500 Euro auf das Geschäftskonto der GmbH eingezahlt sein müssen. 

Wie der Namenszusatz „mit beschränkter Haftung“ bereits zeigt, haften bei einer GmbH die Gesellschafter*innen grundsätzlich nicht mit ihrem Privatvermögen, da die Haftung der Gesellschaft auf die Kapitaleinlage der Gesellschafter*innen, d.h. dem Vermögen der Gesellschaft, begrenzt ist. 

Im Jahr 2008 wurde mit der Unternehmergesellschaft (UG) eine Unternehmensform geschaffen, bei der es sich rechtlich und steuerlich um eine GmbH handelt, für die aber vereinfachte Vorschriften bzgl. der Gründung und der Anforderungen an das Stammkapital gelten.

In der folgenden Tabelle haben wir die wichtigsten Vor- und Nachteile einer GmbH kompakt zusammengefasst:

Tabelle 1: Vor- und Nachteile einer GmbH-Gründung im Überblick

Zumindest den oben angeführten Nachteil des hohen Gründungskapitals von mindestens 25.000 Euro können Sie vermeiden, indem Sie statt einer GmbH eine UG (haftungsbeschränkt) gründen, denn hier beträgt die Stammeinlage pro Gesellschafter*in mindestens 1 Euro.

Die Gründung einer GmbH erfolgt nach einem fest vorgegebenen Schema, die wichtigsten Prozessschritte stellen wir Ihnen nachfolgend vor:

Zuallererst müssen Sie festlegen, welchem Zweck die GmbH-Gründung dienen soll, d.h. den genauen Tätigkeitsbereich der Gesellschaft festlegen. Steht dieser, müssen Sie sich für einen Firmennamen entscheiden, mit dem Sie nach außen auftreten wollen.

Besonders die Festlegung des Firmennamens sollte mit großer Sorgfalt erfolgen, um zum eine Namensdopplung zu vermeiden oder keine markenrechtlich geschützten Namen zu verwenden, und zum anderen mit einem aussagekräftigen Firmennamen die gewünschte Außenwirkung zu erzielen. Hilfreich kann hier beispielsweise eine formlose Abklärung der Firmierung und des Unternehmensgegenstandes bei der IHK sein, um vorab bereits Bedenken gegen die Firmierung auszuräumen.

Im nächsten Schritt müssen Sie festlegen, wie die Gesellschafteranteile der GmbH verteilt werden. Gründen Sie allein, ist die Frage schnell beantwortet, denn dann gehören Ihnen 100 Prozent der GmbH-Anteile.

Gründen Sie dagegen im Team, haben Investor*innen oder andere Personen, die ebenfalls an der GmbH beteiligt werden sollen, dann müssen deren Anteile am Stammkapital der Gesellschaft ebenfalls festgelegt werden. Das ist wichtig, da die Höhe der Anteile später auch den Stimmrechten der einzelnen Gesellschafter*innen, beispielsweise in der Gesellschafterversammlung, entspricht.

Das Mindeststammkapital einer GmbH beträgt 25.000 Euro, davon müssen bei der Gründung mindestens 12.500 Euro eingezahlt werden. Neben der Bareinlage sind auch Sacheinlagen möglich, deren Wert aber vorab bestimmt werden muss. Selbstverständlich kann das Gründungskapital auch deutlich über dem Mindeststammkapital liegen.

Je nach ihrem prozentualem Anteil an der Gesellschaft müssen die Gründer*innen den auf sie entfallenden Anteil am Stammkapital leisten und zur Gründung mindestens ein Viertel der Stammeinlage einzahlen.

Wichtig: Auch wenn bei der Gründung nur die Hälfte des Stammkapitals eingezahlt wird, haften die Gründer*innen mit dem insgesamt festgelegten Stammkapital, da sie der Gesellschaft ihre noch ausstehende Stammeinlage schulden.

Alle bislang getroffenen Entscheidungen und Angaben zu Unternehmenszweck, Verteilung des Stammkapitals auf die Gesellschafter*innen oder das Mindestkapital werden nun in einem Gesellschaftervertrag festgehalten. Der Gesellschaftervertrag regelt darüber hinaus auch die Rechte und Pflichten der Gesellschafter*innen sowie deren Verhältnis untereinander. GmbH-Gründer*innen können zwischen einem standardisierten Gründungsformular, dem sogenannten Musterprotokoll, oder einem individuell gestalteten Gesellschaftervertrag wählen. 

Das Musterprotokoll beinhaltet die Mindestbestandteile eines Gesellschaftsvertrages inkl. der Gesellschafterliste. Die Anwendung des „vereinfachte Gründungsverfahrens“ mithilfe des Musterprotokolls kommt aber nur in Frage, wenn: 

• das Unternehmen maximal drei Gesellschafter*innen hat,
• die Gesellschaft nur eine/n Geschäftsführer*in hat und
• das Geschäftsjahr nicht vom Kalenderjahr abweicht.

Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, muss auf einen individuell gestalteten Gesellschaftervertrag zurückgegriffen werden.

Nun muss der Gesellschaftsvertrag der GmbH notariell beurkundet werden, damit er rechtskräftig wird. Damit die GmbH errichtet wird, müssen alle Gesellschafter*innen und der bzw. die GmbH-Geschäftsführer*innen persönlich bei der Notarin bzw. dem Notar erscheinen. 

Bei diesem Termin wird den anwesenden Personen der Gesellschaftervertrag vom Notar bzw. der Notarin vorgelesen und muss danach von allen unterschrieben werden. 

Je nach Umfang des Gesellschaftervertrages liegen die Notarkosten zwischen 500 und 1.000 Euro und sind deshalb ein nicht unerheblicher Faktor bei der Kalkulation der Gründungskosten.

Nach der notariellen Beurkundung müssen die Gesellschafter*innen nun ihre vereinbarte Stammeinlage leisten, damit der Notar oder die Notarin die GmbH beim Handelsregister eintragen kann. Deshalb muss schnellstens ein Bankkonto für die GmbH eröffnet werden. 

Nach der Einzahlung des Stammkapitals sind die Einzahlungsnachweise (Kontoauszüge) dem Notar bzw. der Notarin vorzulegen.

Die Eintragung ins Handelsregister erfolgt auf elektronischem Weg durch den Notar / die Notarin, sobald diesem/r die Nachweise über die eingezahlten Stammeinlagen durch die jeweiligen Gesellschafter*innen vollständig vorliegen. 

Beim Handelsregister handelt es sich um ein öffentliches Verzeichnis, in dem angemeldete Kaufleute einer bestimmten Region aufgelistet sind und erfüllt eine Publikations-, Beweis- und Kontrollfunktion. In Deutschland sind die Amtsgerichte für die Führung des Handelsregisters verantwortlich. Nach erfolgter Eintragung erhält die GmbH eine Handelsregisternummer (HRB-Nummer), ist damit geschäftsfähig und die Haftungsbeschränkung gilt.

Die Eintragung ins Handelsregister kostet 150 Euro und kann bis zu zwei Wochen dauern.

Vorsicht vor Betrügern: Nicht selten nutzen zweifelhafte Unternehmen die Zeit nach der Anmeldung zum Handelsregister und schicken Unternehmen in betrügerischer Absicht offiziell aussehende Rechnung inkl. Überweisungsträger, mit denen die Handelsregistereintragung oder weitere Registereintragungen bezahlt werden sollen. Prüfen Sie deshalb eingehende Rechnungen sehr genau, um solche Betrugsfälle zu vermeiden.

Soll die GmbH auch gewerblich tätig werden (was in der Regel der Fall ist), muss ein Gewerbe angemeldet werden. Das muss der / die Geschäftsführer*in der GmbH beim örtlichen Gewerbeamt tun, dafür werden Kosten in Höhe von ca. 30 bis 60 Euro fällig.

Nach der erfolgreichen Eintragung der GmbH ins Handelsregister und erfolgter Gewerbeanmeldung verschickt das Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an die Geschäftsadresse der Gesellschaft. Der Fragebogen muss von jedem neu gegründeten Unternehmen ausgefüllt werden und dient der Anmeldung der Gesellschaft beim Finanzamt. 

Tipp: Beeilen Sie sich mit der Rücksendung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung an das Finanzamt. Denn erst danach erhalten Sie vom Finanzamt eine Steuernummer für Ihr Unternehmen, die Voraussetzung ist, um Rechnungen stellen zu können!

Sind alle vorangegangenen Punkte erledigt, steht der Aufnahme des Geschäftsbetriebes der GmbH nichts mehr im Weg, d.h. die Gesellschaft kann nun als juristische Person des Privatrechts am Geschäftsverkehr teilnehmen.

Der / Die Geschäftsführer*in sollte im nächsten Schritt das Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft anmelden und eine Betriebsnummer beantragen.

Ebenfalls wichtig ist die Erstellung einer Eröffnungsbilanz, die an das zuständige Amtsgericht übermittelt werden muss. Zudem muss zukünftig im Rechnungswesen die doppelte Buchführung verpflichtend angewandt werden, wofür Sie sich eine entsprechende Buchhaltungssoftware beschaffen bzw. Unterstützung bei einem Steuerberater holen sollten. Sprechen Sie uns dazu an, wir beraten Sie gern.

Während bislang für die Gründung einer GmbH die physische Anwesenheit aller Gesellschafter*innen beim / bei der Notar*in notwendig ist, wird sich das bald ändern. Denn im Zuge der immer schneller voranschreitenden Digitalisierung soll auch der Gang zum / zur Notar*in um die Möglichkeit einer Online-Gründung erweitert werden.

Entsprechend der Digitalisierungsrichtlinie (EU-Richtlinie 2019/1151) müssen alle EU-Mitgliedstaaten bis zum 1. August 2022 die Möglichkeit zur Online-Gründung einer GmbH schaffen. Dazu hat der Bundestag in seiner Sitzung am 10. Juni 2021 das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) beschlossen, in der die gesetzliche Grundlage für die Online-Gründung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung mittels eines von der Bundesnotarkammer gem. §§ 78p, 78q BnotO zu betreibenden Videokommunikationssystems gelegt wurde.

Damit haben Gründer*innen ab August 2022 die Möglichkeit, von zu Hause aus eine GmbH oder eine UG über das von der Bundesnotarkammer bereitgestellte gesicherte Videokommunikationssystem zu gründen. Für die Identifikation der Gesellschafter*innen ist bei deutschen Staatsbürger*innen ein Personalausweis mit eID-Funktion notwendig (gilt für alle ab 2017 ausgestellten Personalausweise und muss vom / von der Besitzer*in aktiviert werden),dessen Daten vom Notar bzw. der Notarin elektronisch ausgelesen werden. Darüber hinaus vergleicht der Notar bzw. die Notarin in der Videokonferenz die Bilder auf dem Personalausweis mit den tatsächlich anwesenden Personen. Die Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrages erfolgt mittels qualifizierter elektronischer Signatur.

Auch wenn die GmbH zu einer der beliebtesten Rechtsformen für Unternehmen in Deutschland gehört, ist der Gründungsprozess aufwendig und teuer und die Mindesteinlage hoch. Deshalb sollten Gründer*innen bereits vorab genau überlegen, welche Rechtsform sie tatsächlich benötigen. Als Alternative bietet sich die UG (haftungsbeschränkt) an, bei der die Mindesteinlage pro Gesellschafter*in nur 1 Euro beträgt.

Erleichterung verspricht die durch den Gesetzgeber ab August 2022 geschaffene Möglichkeit zur Online-Gründung einer GmbH, bei der der physische Termin beim / bei der Notar*in durch eine Videokonferenz ersetzt wird. Allerdings ändert das nichts an den oben vorgestellten Gründungsschritten, die trotzdem weiter einzuhalten sind.